Интеграция с Microsoft Teams

О Заказчике

Сотрудники Китайско-Белорусского СЗАО «Компания по развитию индустриального парка» используют в качестве планировщика совещаний Microsoft Teams.

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта было избавление пользователей системы Directum RX от рутинных и повторяющихся действий по переносу данных о совещаниях в MS Teams.

Процесс до внедрения решения

Изначально неавтоматизированный процесс состоял из следующей последовательности действий:

• регистрация совещания в модуле «Совещания и заседания» Directum RX;
• регистрация встречи в MS Teams и ручное заполнение карточки встречи данными из карточки совещания Directum RX;
• отправка приглашений участникам встречи MS Teams.

Эту работу приходилось выполнять всем работникам, ответственные за организацию и документирование совещаний и деловых встреч.

Используемые решения и подходы

 Для автоматизации процесса выбрали следующие способы:

1. Модификация справочника «Совещания»: добавить действия для автоматического создания собрания в MS Teams, переноса данных из карточки совещания Directum RX в карточку встречи MS Teams и отправки приглашения о совещании на электронный адрес участников встречи (далее — действие);
2. Разработка справочника для хранения идентификационных данных (ID) параметров облачной платформы Microsoft Azure (далее – MS Azure).

У пользователя на панели карточки записи справочника «Реестр совещаний» создано действие «Отправить в MS Teams».

Когда пользователь выбирает это действие, запускаются следующие события:

1. автоматически создается карточка встречи в MS Teams и заполняются поля из свойств совещания Directum RX.
2. отправляется уведомление о совещании на электронный адрес участника с информацией о совещании.

В случае успешного завершения работы действия появляется уведомление с текстом «Совещание отправлено в MS Teams». В случае некорректной работы действия появляется информационное окно с соответствующим текстом.

Соответствие полей встречи в MS Teams и совещания Directum RX:

• поле «Название собрания» — свойство «Тема»;
• поле «Обязательные участники» — заполняется электронными адресами тех работников, которые указаны в свойствах «Председатель» и «Участники» в совещания Directum RX;
• поле «Дата (с)» — дата свойства «Дата и время»;
• поле «Время (с)» — время из свойства «Дата и время»;
• поля «Дата (по), Время (по)» — заполняется соответствующими значениями с учетом значения свойства «Длительность, ч»;
• поле «Длительность собрания» — свойство «Длительность, ч.»;
• поле «Расположение» — свойство «Место»;
• поле «Текст» — заполняется следующим текстом:

"Совещание: [URL-адрес карточки совещания Directum RX]

Председатель – [значение поля «Председатель» карточки совещания Directum RX]

Секретарь – [значение поля «Секретарь карточки совещания Directum RX]

Документы по совещанию: [URL-адреса документов Directum RX, связанные с карточкой совещания Directum RX]"

Результат

• в 2 раза сокращение времени сотрудников на организацию совещаний;
• удобство работы в едином интерфейсе Directum RX

Сроки реализации проекта - 3 недели

Состав команды проекта

• Кишкилевич Дмитрий Юрьевич, бизнес-аналитик,
• Дорох Иван Юрьевич, инженер-программист