Автоматизация процесса обучения сотрудников

Предыстория

По нашему мнению – Успех каждой компании напрямую зависит от сотрудников.

Задачи по выращиванию квалифицированных сотрудников имеют первостепенное значение для нашей компании. Обучение — это то направление, которое вы можете встретить в любой компании: при приеме на работу сотрудник должен изучить инструктажи, ознакомиться с внутренней документацией компании или же изучать документы по своей основной деятельности.

Наша компания активно занимается направлением Directum с 2013 года, как и большинство партнеров для внутренней автоматизации используем продукты и технологии компании «Директум».

Долгое время мы использовали в части обучения сотрудников стандартный набор инструментов (файлы MS Excel с планами обучения, набор инструкций, рекомендаций и прочие незаменимые атрибуты в части обучения новых сотрудников). Все необходимое загружалось в нашу ИС на базе Directum 5 и, как мы думали, имело понятную структуру. И никаких сложностей у обучающихся сотрудников возникать не должно: есть все материалы, план обучения, конкретные задачи на обучение отправлять можно. Но как говорится дьявол кроется в деталях.

По факту мы выявили проблемы:

• материалы начали дублироваться (несколько версий требований, инструкций и т.д.);
• несколько версий планов обучения (план обучения брался первый, который нашли в системе без проверки актуальности и соответствия требованиям к конкретному профилю специалиста);
• наставники забывали отправлять задачи на изучение темы;
• сроки в задачах устанавливались исходя не из плана обучения, а исходя из понимания собственной загрузки наставника.

В стратегии развития нашей компании зафиксирован ежегодный рост количества специалистов. Но в результате анализа обучения сотрудников мы получили 100% нарушение планов подготовки специалистов и, в связи с этим, ограничение роста компании.

Ход проекта

Итак, на заре 2019 года мы начали активно думать, что с этим делать.

Мы вспомнили, что мы ИТ-компания, и не раз решали различные нетиповые задачи у наших заказчиков.

Решение оказалось очевидным, стартовать внутренний проект по автоматизации процесса обучения. Таким образом, в начале 2020 года мы запустили проект. Реализацию технического решения «Обучение сотрудников» решили проводить на платформе Directum RX, так как планировали запустить использование новой платформы внутри компании, а быстро перейти с Directum 5 не было возможности. Кроме этого, у нас были молодые и амбициозные разработчики, которые хотели решать интересные и практические задачи.

Проектирование

После выявления проблем было четкое представление о том, как проектировать систему, что бы она соответствовала требованиям. Система должна быть удобной, универсальной и простой в использовании.

На проектирование и настройку модификаций мы потратили 8 месяцев. Проектировали шаг за шагом новые функциональности, и вот что получилось:

• Разработали справочники с этапами обучения и с документами по каждому этапу, с планами обучения и с записями обучающихся сотрудников;
• Составили план обучения и запуск механизмом Workflow процесса обучения в Directum RX с назначением ответственного наставника и сроков обучения.
• Реализовали автоматическое формирование отчета для анализа фактических временных затрат сотрудника на изучения материалов на каждом этапе обучения и отклонений от плановых показателей.

Возможности модуля и настройка системы

Для запуска обучения у нас есть три справочника:

1. Этапы обучения
2. План обучения
3. Обучающийся

Очень важно было сделать простой интерфейс и легкость в эксплуатации. Сейчас хотелось бы рассказать, как удобно наше решение в настройке в 3 простых шага:

1. Для начала мы создаем этапы обучения, указываем название этапа, должность для обучения, темы для изучения, задаем время на изучение каждой темы и добавляем документы.
2. Далее составляем план обучения в соответствии с должностью. Это делается в один клик. Достаточно просто указать должность и план автоматически подставит нужные этапы, добавит документы и посчитает часы на изучение плана.
3. И в заключении настройки необходимо создать запись обучающегося сотрудника. Для этого необходимо так же указать должность и выбрать нужный план для обучения. Что бы запустить задачу на обучение есть кнопка на ленте для запуска задачи. Задачи приходят друг за другом, что помогает сотруднику изучать материал систематизировано и поочередно. Сотрудник всегда может узнать на каком он сейчас этапе и сколько еще предстоит изучить, что тоже очень удобно.

Что же тогда остается делать наставнику?

Наставнику приходят уведомление о ходе обучения сотрудника, что позволяет легко отследить процесс обучения. А зная сроки обучения, запланировать время для устных зачетов сотрудника.

После внедрения технического решения мы заметили большие изменения в качестве обучения и провели сравнительный анализ.

Результаты и отзывы

Я сама проходила обучение с использованием технического решения «Обучение сотрудников». Считаю его удобным и полезным, потому что:

• все темы обучения были в виде заданий с заданным сроком на изучение темы;
• автоматический переход к следующей теме после проверки знаний и выполнения задания по изучению предыдущей;
• документы, необходимые для выполнения задания по изучению каждой темы, были вложены в задания. Это облегчило подготовку к проверке знаний.
• все этапы обучения соответствовали требованиям к аттестации.
• я, как сотрудник, который никогда не сталкивался с СЭД, очень быстро изучила все документы, потому что всё было упорядочено и поэтапно;
• все материалы я изучила в поставленные сроки, и уже во время обучения я принимала участие в небольших внутренних проектах, что помогло мне быстрее влиться рабочий коллектив;
• по ходу обучения я начала хорошо ориентироваться как во внутренней документации компании, так и в системе в целом, хотя раньше я никогда не работала с СЭД.

До внедрения решения

• Сотрудники изучали разные документы, сами находили эти документы.
• План обучения был в таблице, что вызывало неудобство.
• Сроки обучения были «плавающие», нет четкого срока на изучение темы и обучения в общем.
• Работа с наставником была не отлажена, новому сотруднику приходилось всё время отвлекать наставника от его основной работы для сдачи устных зачетов.
• На аттестации сотрудники готовились по разным документам.

После внедрения

• Обучение стало стандартизированным и структурированным.
• Нам удалось создать очень удобное решение как для обучающихся, так и для руководства и наставников.
• Документы, приложенные в задании, актуализированные и соответствуют требованиям.
• Наставники могут заранее запланировать работу с сотрудником опираясь на даты обучения.
• Качество аттестации сотрудников заметно улучшилось.
• Решение является универсальным для обучения в любой области.

Результаты с точки зрения ESG-трансформации

Решение положительно влияет на устойчивое развитие компании.

Позволило улучшить внутренние процессы:

• Ускорение процесса обучения до 50%
• Сокращение трудозатрат на администрирование 78%
• Сокращение срока подготовки специалиста 35%
• Уменьшение затрат на бумагу 80%

Новая система обучения положительно сказывается на сотрудниках, их адаптации и повышении профессиональных знаний.

Планы на развитие

Мы решили не останавливаться на достигнутом и уже начали работать над улучшением решения.

У нас в планах:

• Внедрение дополнительного функционала по контролю и своевременному прохождению аттестаций сотрудников. Разработка находится в тестовой эксплуатации.
• Внедрение дополнительного функционала процесс сбора обратной связи от сотрудников. Разработка находится в опытно-промышленной эксплуатации. На данном этапе он был реализован на базе внешнего сервиса опросов. Сейчас идет перенос на базу платформы Directum RX.
• Запуск проекта по автоматизации процесса оценки сотрудников после каждого этапа обучения и после всего обучения по функциональным компетенциям.
• Разработка плана на развитие сотрудников разных квалификационных категорий и должностей.

Команда проекта

В проектировании и настройке модификаций принимали участие следующие специалисты:

• Еремин Андрей Анатольевич – директор компании и инициатор проекта
• Жуйков Александр Евгеньевич- руководитель группы консалтинга и внедрения
• Насретдинов Фаниль, Кашин Алексей, Кашина Оксана, Кугушев Андрей – разработчики группы прикладной разработки.

Инициатор заявки

Филипповых Динара - консультант группы консалтинга и внедрения.