Кадровый конвейер

Задачи и цели

В компаниях, где большой поток кандидатов, в том числе дающих возможности для стажировки молодых специалистов или предоставляющих работу студентам, а также имеющих широкую география приема сотрудников, нужен современный и быстрый инструмент. Требования к количеству и качеству документов при оформлении сотрудника становятся все жёстче, где должны быть исключены задержки и возможные ошибки. Эти документы должны соответствовать трудовому законодательству и требованиям банка для расчета заработной платы. Кроме этого, при заполнении кандидатами анкет необходимо исключить ошибки или пропуски, чтобы в отдел кадров поступала полная и точная информация. Заявки из удаленного офиса приема сотрудников должны обрабатываться быстро и давать возможность оптимального принятия решения по кандидату.

Описание решения

Разработано решение, интегрированное с планшетами Apple IPad, и реализовано на аппаратных стойках с планшетами для заполнения анкет новыми кандидатами. При помощи встроенной в устройство камеры сканы документов кандидата фотографируются и далее передаются сотрудникам HR.

Решение позволяет:

• Создать общий реестр данных о новых кандидатах и кадровых документов,
• Реализовать процесс согласования нового кандидата,
• Автоматизировать генерацию полного пакета документов для трудоустройства кандидата без участия специалистов HR,
• Обеспечить обмен документов для трудоустройства кандидата с магазинами по всей территории России,
• В автоматическом режиме отслеживать поступления сканов документов и их оригиналов по каждому отдельному документу,
• Формировать документы для интеграции с внутренними системами,
• Реализовать необходимую отчетность по данному процессу.

Возможности решения

В DIRECTUM 5.7. существует мощный механизм построения бизнес-процессов. Система была выбрана для организации рассмотрения документов кандидатов, согласования, оформления сотрудников. А также для платформы было написано внешнее приложение с использованием ASP.NET. Для идентификации оригиналов было использовано решение Rap ID.

Решение полностью создано с нуля. Ниже обозначены основные интересные технические решения, находки и особенности. Создана веб-форма для заполнения данных кандидатом и решения на платформе DIRECTUM 5.7 для реализации внутренних процессов обработки данных по кандидату. 

Веб-форма заполнения анкеты кандидата на прием имеет преимущества:

• ускоряет и упрощает заполнение анкеты: используются готовые справочников для некоторых полей, Like-ввод, цветовая индикация обязательных и незаполненных полей;
• данные перед сохранением анкеты проходят первичную проверку. Это обеспечивает полноту данных по кандидату, направляемых на согласование;
• адреса легко выбирать, так как решение было интегрировано с сервисом DaData и позволяет выбирать из подсказки нужные адреса и исключить ошибки ввода;
• пользователь (кандидат) может самостоятельно отсканировать свои документы на стойке при заполнении анкеты;
• к анкете легко прикрепить полный набора сканов документов кандидата;
• веб-форма отвечает необходимым требованиям безопасности.

Веб-форма заполнения анкеты кандидата на прием сотрудников со описанным функционалом представлена ниже (некоторые поля):

Решение на платформе DIRECTUM 5.7 включает следующие особенности:

• Разработаны справочник кандидатов и вспомогательные справочники для максимально полного отражения информации по кандидату;
• Созданы 2 типовых маршрута для согласования и обмена документами с местами приема сотрудников. В рамках ТМ реализована функция генерации полного пакета документов для трудоустройства кандидата;
• Для генерации документов разработаны преднастроенные макеты документов. Также разработана функция простановки логотипов, что позволяет в разы снизить количество макетов. Состав пакета может быть уникальным для каждого кандидата;
• В карточке кандидата реализовано отображение статуса о каждом документе пакета для кандидата с автообновлением каждые 15 минут;
• Интеграция с электронной почтой через DCS с помощью модифицированного сценария обработки документов;
• На каждый документ накладывается штрих-код. Это позволяет автоматически отслеживать, какие документы пришли, и менять статусы по каждому документу в карточке кандидата;
• В типовом маршруте реализованы многоэтапные мониторинги по наличию документов, в рамках которых автоматически определяются задержки в подписании документов со стороны места приема кандидатов или предоставлении оригинала подписанного документа и на основании этого генерируется соответствующее письмо;
• Реализована интеграция с внешней веб-формой. Результатом заполнения каждой анкеты является новая карточка кандидата и приложены все отсканированные на планшете документы кандидата;
• Разработан сценарий для решения RapID, который обеспечивает изменение статусов по документам при получении оригинала и сканировании штрих-кода;
• Включена передача данных по принятому сотруднику в учетную систему.

Результаты

При использовании решения можно достичь следующих результатов:

• Вдвое ускорить создание и прием анкет от кандидатов, а у сотрудников HR появляется больше времени на обработку заявок и документов.
• Сократить время подачи анкеты, исключение ошибок и неполноты данных о кандидате.
• Централизация реестра кандидатов и процессов их согласования. Доступна групповая работа с заявками.
• Организовать процесс по приему сотрудников не зависимо от локации и количества одновременно оформляемых сотрудников.
• Пакет документов генерируется без участия пользователя в рамках сценария ТМ.

Влияние на операционные показатели компании по итогам использования

• Ускорение время подготовки документов для приема сотрудников. На одном из примеров использования обработано более 1000 заявок и принято более 500 новых сотрудников. По каждому принятому сотруднику формируется комплект из 12-15 документов. Соответственно, за время тестовой эксплуатации было автоматически сгенерировано более 6000+ документов (без ручной работы сотрудников HR).
• Упрощен и оптимизирован процесс отправка документов на подписание и возврат готовых документов. За счет того, что регламенты отправки и обработки полученных документов предусматривают предварительную проверку скан-копий документов.
• Минимизированы затраты на пересылку документов. Отправка документов в центральный офис возможна после того, как будет осуществлена проверка скан-копий полученных в электронном виде документов. Если документы необходимо переподписать, перепечатать – система автоматически направляет письмо на адрес электронной почты удаленного пункта приема сотрудников.
• Сокращено время ввода скан-копий полученных документов и связывание с карточкой сотрудника.

Итого любая компания может при текущем штате сотрудников HR рассмотреть любое количество кандидатов и обеспечить их быстрое оформление на работу.

Показатели

• более 100 обрабатываемых анкет кандидатов в месяц
• ~50 человек принятых сотрудников в месяц с подготовленным полным пакетом документов
• на 60% сокращение времени приема кандидатов
• на 45% сокращение трудозатрат сотрудников HR
• не менее 97% поступивших корректных данных в отдел HR
• на 50% повышение качества и полноты данных о кандидате

Состав команды проекта

• Архитектор - Леонид Евлентьев,
• Разработчик Directum – Андрей Зенин,
• Разработчик web-части – Иван Романов

Сроки разработки – 10 месяцев.