Автоматизация сквозного процесса «Технологическое присоединение к электрическим сетям»

О компании

АО «Вологдаоблэнерго» (АО «ВОЭК») — одна из крупнейших сетевых организаций региона. Компания обеспечивает электро- и теплоэнергией население и предприятия 19 муниципальных образований Вологодской области. Клиентами компании являются более 3000 юридических и физических лиц. Основная цель деятельности «ВОЭК» – обеспечение бесперебойного, надежного, безопасного, качественного электро- и теплоснабжения потребителей на территории эксплуатационной ответственности.

Цели и задачи

Ранее в «ВОЭК» уже использовался Directum с интеграцией с сервисом обмена Synerdocs. С помощью нее обеспечивалось бесконтактное взаимодействие с клиентами - юридическими лицами. В Directum Awards 2018 проект «Электронный документооборот с клиентами в АО «Вологодская Областная Энергетическая Компания» стал победителем в номинации «Прикладное решение».

В 2021-м году двукратное увеличение числа заявок и пандемия не позволяло останавливать цифровизацию, их нужно обрабатывать и не увеличивать штат.

Кроме того, после закрытия проекта Synerdocs, компании нужно было оперативно преобразовать систему и перевести на работу c другой платформой. Выбор пал на ЮЗДО СБИС. При этом Directum остался ядром системы, связывающим данные в 1С:Энергетика, 1С:Бухгалтерия, личных кабинетах пользователей.

На базе Directum компания продолжила развивать проекты:

• интеграция с личным кабинетом (ЛК);
• подписание электронной подписью физического лица;
• создание ЛК Гарантирующего поставщика;
• ЛК Поставщика.

Описание проекта

Интеграция с ЛК потребителей-физических лиц

Нужно было трансформировать бизнес-процесс при взаимодействии с физическими лицами, так чтобы обеспечить обмен полным пакетом документов, включая электронную подпись физлица.

Цели:

• дистанционное обслуживание всех потребителей;
• сокращение сроков подписания/обмена документами;
• сохранение «цифровой истории».

До внедрения Directum работа по технологическому присоединению физических лиц выглядела так:

1. Потребитель приходил в центр обслуживания, стоял очередь и заполнял бумажное заявление.
2. Часто бывало, что с первого раза его не принимали — ошибки в заполнении или не все документы предоставили.
3. Потребитель уходил, приходил снова, и все повторялось.

А в условиях пандемии сложностей стало еще больше. Нужно было сохранить оперативность и прозрачность управления при дистанционной работе. Для этого подключили простую электронную подпись. В качестве подтверждения потребителю приходит СМС-уведомление о том, что документ действительно подписан.

Подрядчиком выступила компания «Галактика». Срок реализации 31.07.2021. Специалисты дополнительно провели оценку и разработку регламентирующих документов ЮС ВОЭК.

Создание ЛК гарантирующего поставщика и интеграция с ИС «ВОЭК»

На момент старта проекта были потребности:

• выполнить все правила взаимодействия с Гарантирующим поставщиком (ГП);
• заменить Synerdocs и связку СЭД-ЮЗДО;
• перейти на двусторонний обмен информации по заявкам, актам, договорам, документам присоединения;
• начать использование ЭП при взаимодействии с ГП.

Реализация этих задач имела цели:

• перейти на полное юридически значимое дистанционное взаимодействие;
• сократить сроки на подписание документов;
• уйти от бумажного документооборота;
• автоматизировать бизнес-процесс «Ограничение»;
• реализовать прозрачность и целостность взаимоотношений между СК-ГП-Заявитель.

В ходе проекта заключили договор с Гарантирующим Поставщиком об использовании личного кабинета. Интегрировали Directum с ИС «1С-ERP ТехПрис» и ИС «OmniUS».

Проект реализован ВОЭК до 31.12.2021.

Личный кабинет подрядчика

На момент старта проекта не устраивало отсутствие прозрачности работы с подрядчиками, невозможность контролировать сроки и предъявить нарушения, а также длительные сроки предоставления документов подрядчиками.

Для этого реализовали ЛК «Подрядчик», провели интеграцию Directum c

• 1С- Государственные и муниципальные закупки
• 1С-Бухгалтерия предприятия
• 1С: Энергетика2. Учет технологических присоединений (1С: ТехПрис)

Использование QR-кодов для документов технического присоединения

Объем документов стал большой, но интеграция между системами не полная. Поэтому возникали сложности, в том числе утеря документов, появление неучтенных документов, хаос передвижения.

Необходимо было наладить интеграцию между СЭД Directum и «1С-Энергетика2. Учет технического присоединения».

За счет этого

• повысить скорость обработки документов;
• систематизировать процессы обработки документов;
• навести порядок в документах;
• минимизировать ошибки из-за человеческого фактора.

Проект был реализован с помощью использования QR-кодов на документах технического присоединения. И выполнен подрядчиками «Галактика» и «Бэст» в срок до 31.10.2021.

Результаты проекта

Сложность и уникальность проекта

• Проект включил в себя налаживание интеграции с различными системами
• Построение сквозного цифрового процесса с существенной оптимизацией
• Оригинальные решения с QR-кодами.
• Имеет положительное влияние на операционные и финансовые показатели - снижение рисков штрафов.

Выполнен в сжатые сроки.

Показатели

1. За 2021 год количество заявок возросло почти на 50%, при этом количество сотрудников не увеличилось.

2. До 30% снизилось количество нарушений сроков исполнения технологических заявок. Раньше из-за того, что процесс был не подконтролен и не цифровизирован, сроки сдвигались. А это вероятность штрафов от Федеральной антимонопольной службы.

 

«Здорово получилось. Как раз в эпоху пандемии мы поняли, что наши потребители остаются с нами на связи через личный кабинет, а нам не надо сидеть всем в одном здании и переносить бумаги. Не надо никуда ходить: просто все документы отправляют и подписывают электронными подписями. Это дорогого стоит».

Соответствие принципам устойчивого развития

Проект позволяет повысить доверие потребителей и сотрудников, что содействует устойчивому развитию компании:

Окружающая среда. За счет того, что мы все заявки сейчас, согласно законодательству, принимаем в электронном виде, то расходы бумаги снизились.

Забота о сотрудниках. Все сотрудники понимали, что с внедрением Directum работа упростится. В любой момент технологического присоединения можно посмотреть, где заявка, какие документы вложены, какие не вложены, какие подписаны, какие нет. Больше не надо искать по кабинетам бумаги.

Прозрачность управления. Система делает работу полностью прозрачной и понятной. Видно, кто на каком этапе и в каком виде обрабатывает заявку, чтобы у потребителя появилась электроэнергия. Раньше это был процесс хаотичный, непонятный.

Развитие проекта и перспективы

В планах компании продолжить доработку и использование разных видов электронной подписи.

Стремимся к тому, чтобы как можно меньше действий совершалось потребителем. Сейчас еще есть этапы, где нужна подпись на бумаге (например, при установке счетчика). В идеале мы планировали, чтобы подписание проходило на планшете и документ автоматом загружался в систему.

Команда проекта

• Хмелинин Алексей Олегович — заместитель генерального директора по информационным технологиям, руководитель проекта.
• Васильева Татьяна Николаевна — руководитель центра обслуживания потребителей.
• Савельев Иван Александрович — заместитель начальника ПТС.
• Шипелина Анна Михайловна — инженер-программист.

Об авторе проекта

Работаю в «ВОЭК» уже 6 лет. На протяжении этого времени занимаюсь трансформацией и цифровизацией технологических и бизнес-процессов такой важной отрасли, как электроэнергетика. Одной из систем, которую мы внедрили на предприятии в 2016 году, был Directum. Дальше задача стояла в ее развитии, создании личных кабинетов для потребителей и интеграции между системами.