«Экологичный» электронный документооборот в компании Bonduelle

О компании

Компания Bonduelle – мировой лидер в сфере переработки овощей. Основная цель компании – формирование благоприятной экосистемы, где люди употребляют больше растительных продуктов для их здоровья и благополучия планеты.

Во всех аспектах своей работы Bonduelle стремится к снижению потребления природных ресурсов. «Зеленый» офис в Москве отражает стремление компании к защите окружающей среды. Например, в нем нет одноразовой пластиковой посуды, а на территории разбит настоящий огород с травами и салатами.

Одним из факторов развития зеленой философии компании является внедрение систематизированного электронного документооборота. Решить эту задачу удалось с помощью информационной системы Directum RX.

Шаг навстречу цифровому офису

В последние годы компания активно развивалась: приобрела новый завод, увеличила количество сотрудников. Вместе с этим возросла операционная нагрузка на бизнес, а вместе с ней – объемы документов. Громоздкий документооборот, который сложно контролировать, в первую очередь усложняет работу юридического и финансового департаментов. Появилась необходимость во внедрении специальной программы для хранения, согласования, подписания электронных документов как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

Системой для управления большим потоком документов была выбрана платформа Directum RX, а интегратором – компания TANAiS. За 6 месяцев удалось провести анализ и сформировать полное техническое задание, внедрить и настроить систему Directum RX, а также организовать обучение более 100 сотрудников для эффективной работы в системе.

Цели проекта

• сократить бумажный документооборот;

• уменьшить время согласования и передачи документов внутри компании и с внешними контрагентами;

• упорядочить движение внутренней документации компании.

Ход проекта

О проекте рассказывает Мария Шкаева, директор по правовым вопросам, лидер проекта по автоматизации бизнес-процессов.

Всего за полгода удалось внедрить несколько больших блоков:

• весь жизненный цикл договоров – от создания до подписания;
• внутренний и межкорпоративный документооборот;
• финансовый архив;
• автоматическая проверка контрагентов.

В компании провели опрос среди сотрудников относительно того, довольны ли они внедрением системы Directum. Получили много позитивных отзывов: 70% опрошенных удовлетворены системой. Например, появилась возможность быстро находить нужные документы. Можно найти не только сам договор, но и связанные с ним документы. До этого поиск документов занимал большое количество времени.

Работа из любой точки мира

Система Directum RX развернута в облаке, а для доступа к рабочим документам и задачам вне офиса есть мобильное приложение Jazz.

Тема удаленной работы стала актуальна в последнее время, когда компания развивалась в разных регионах, появилась необходимость передавать документы между бизнес-юнитами без пересылки по почте. Кроме того, в период пандемии многие сотрудники в большей степени работали удаленно, и система Directum позволяет им работать везде, где есть интернет. Благодаря облачной системе и мобильному приложению это еще проще.

Формирование управленческих отчетов

До внедрения системы документооборота в компании не велся учет документов. Например, не было возможности быстро узнать, сколько договоров заключает компания в год или сколько документов проходит по одному контрагенту.

Сейчас можно легко получить не только сведения о количестве документов, но и такие показатели, как нагрузка на отдельного сотрудника, что помогает менеджерам управлять потоком документов и загрузкой персонала.

Создание финансового архива

Бухгалтерия не просто хранит все документы в сканах или в электронном виде, но и может создавать архивы по тематикам, каталогам, папкам, а также отправлять эти документы по запросам госорганов или контрагентов.

Межкорпоративный документооборот

Реализован обмен электронными документами с внешними контрагентами через API с системой ЭДО  Контур.Диадок. Специальная бесшовная интеграция позволяет выгружать документы в обе стороны: из Directum RX в Диадок и обратно. Теперь пользователям не приходится совершать двойные действия в системах.

Вовлеченность

Компания Bonduelle следит за новинками в сфере СЭД, поэтому в январе 2022 года с помощью специалистов TANAiS была проведена конвертация системы Directum RX с версии 3.4 до 4.2, что улучшило производительность и повысило комфорт работы в системе для всех сотрудников.

Мы гордимся своим опытом внедрения системы Directum RX. Всего за 6 месяцев нам удалось сформировать полное ТЗ, провести разработку и внедрение. Получилось реализовать все согласно плану, без задержек и проблем. Довольно быстро смогли обучить более 100 сотрудников, которые задействованы в процессах внутреннего и внешнего документооборота. Сейчас в системе Directum RX работает каждый 3-й сотрудник. Надеемся, что с помощью Directum и TANAiS мы продолжим развитие нашего цифрового офиса.

Мария Шкаева, директор по правовым вопросам, лидер проекта по автоматизации бизнес-процессов

План развития

На данный момент компания Bonduelle совместно с TANAiS активно занимаются дальнейшим развитием СЭД Directum RX, в части нестандартных бизнес-процессов. В 2022 году запланирован старт нескольких инновационных проектов.

 

Показатели и результаты для устойчивого развития

• Оптимизировано взаимодействие с контрагентами.

• Минимизирован расход бумаги на документы и неэффективные расходы на пересылку между юнитам, контрагентами и пр.

• Снижены рутинные действия, больше времени можно выделить на производственные задачи и развитие.

• В системе Directum RX работает каждый 3-й сотрудник.

• 70% опрошенных сотрудников удовлетворены системой.

• В период пандемии сотрудники смогли больше заботиться о здоровье и работать удаленно.