Автоматизация проектного управления в АО "РОТЕК"

О компании

РОТЕК основан в 2010 году. Компания специализируется на проектировании и возведении «под ключ» сложных технологических и инфраструктурных объектов, разработке и промышленной эксплуатации программно-аппаратного комплекса прогностики состояния и мониторинга промышленного оборудования «ПРАНА», разработке и производстве компонентов для авиационной промышленности и энергетического машиностроения, высокоэффективных систем хранения и накопления энергии на основе суперконденсаторов, изготовлении, модернизации и обслуживании основного энергетического оборудования.

Цели и задачи проекта

Цель проекта - разработка и внедрение единых подходов к управлению проектами, автоматизация процессов управления проектами Заказчика для обеспечения:

• автоматизации информационного обмена данными по текущему состоянию проектов между участниками проектов;
• сокращения сроков реализации проектов за счет: совершенствования и автоматизации процедур планирования и контроля выполнения работ, процедур управления договорами и поставками;
• повышения качества и оперативности принятия решений по планированию и контролю проектов в части предпроектной подготовки, конкурсных процедур;
• единого информационного пространства, обеспечивающего эффективное распределение управленческой информации между участниками проектов в процессе планирования, исполнения, мониторинга и контроля за проектами;
• снижения трудозатрат при формировании отчетности по проектам;
• обеспечения доступа уполномоченных пользователей к актуальной информации по проектам Компании для своевременного принятия управленческих решений;

Для удовлетворения этих целей было принято решение о внедрении корпоративной системы электронного документооборота и управления взаимодействием на базе платформы Directum RX.

Назначение внедряемой системы – решение следующего комплекса задач по информационному обеспечению процессов управления проектами:

• Объединение информации о ведущихся проектах из разрозненных центров в единой распределенной системе;
• Ведение календарно-сетевых графиков проектов с необходимым уровнем детализации, планирование результатов работ;
• Контроль выполнения работ. Актуализация данных в системе от различных участников (внутренних и внешних исполнителей, удаленных исполнителей);
• Сбор информации о фактическом выполнении работ проекта с возможностью удаленной работы;
• Управление документооборотом проекта;
• Оптимизация работы географически распределенных рабочих групп/проектных команд.

Используемые решения и подходы

В рамках платформы Directum RX использованы следующие модули и решения с учетом требования к системе:

• Проекты
• Договоры
• Совещания
• Закупки (новая разработка)

Главными векторами при проектировании модификаций системы были:

• Заказчик должен иметь возможность настраивать и изменять регламенты согласования и взаимодействия без привлечения разработчика;
• Тесная интеграция всех используемых модулей и решений с модулем «Проекты»:
  • с диаграммой Ганта на базе RadiantQ;
  • с Oracle Primavera

Модуль Проекты

План-графики (Диаграмма Ганта)

На момент проектирования и реализации не было готового интегрированного инструмента, поэтому было принято решение об адаптации стороннего решения RadiantQ и интеграция с ним.

В результате анализа решений был реализован коннектор к внешнему сервису, который позволил использовать интерактивную диаграмму для внесения плановых и фактических показателей проекта.

Интеграция с Oracle Primavera

Детальное календарно-сетевое планирование проектной деятельности заказчика на момент проекта уже велось в ПО Oracle Primavera. Для решения задачи связи Directum RX  с системой планирования был разработан коннектор, что потребовало активного участия специалистов заказчика. Для этого на C# и Java был разработан коннектор, позволяющий обмениваться данными в xml формате между Directum RX и Primavera.

В итоге реализована автоматическая двусторонняя синхронизация сведений о проектах как новых, так и обновление данных в существующих.

Задачи по проекту

Простой, но отсутствующий, на момент реализации, функционал. Был разработан новый тип задачи с привязкой к проектам. Для удобства навигации и контроля в карточку Проекта были добавлены кнопки создания задачи и открытия реестра задач по проекту.

Участники проекта

Расширен функционал управления составом участников проекта как внутренних, так и внешних, т.к. предполагался гостевой доступ в систему подрядчиков по проектам для внесения отчетных документов.

Для указанных задач была полностью переработана ролевая/правовая модель доступа к проектам и сделана настраиваемой.

Папки проекта

Для типизации настройки структуры каталогов проекта был разработан настраиваемый механизм автоматического создания структуры каталогов проекта через вспомогательный справочник.

Совещания

В карточку проекта интегрирован реестр совещаний по проекту.

Массовый импорт документов

Поскольку одной из задач проекта была систематизация и упорядочивание значительного объема имеющихся проектных документов посредством импорта их в Directum RX, то был разработан механизм массового импорта документов в систему через диалог, унифицированный с диалогом массового импорта приложений к договору. Из-за ограничений веб интерфейса было разработано 2 варианта диалога для Web и Desktop клиентов системы.

Web – позволяет загружать документы, выбирая их в диалоге по одному. Desktop – позволяет загружать документы целыми каталогами.

Модуль Договоры

Доработан функционал этапов регламентов, позволивший заказчику в дальнейшем настраивать и корректировать регламенты согласования без привлечения разработчика.

Доработан и расширен функционал модуля для автоматизации учета исполнения договорных обязательств по платежам.

Модуль Совещания

Модификация данного модуля стала одной из интересных и сложных задач, в результате чего был реализован механизм резервирования помещений и периодических совещаний с автоматическими уведомлениями для участников.

Модуль Закупки

Разработанный с чистого листа, модуль, тесно интегрированный с модулями «Проекты» и «Договоры», полностью соответствующий требованиям регламента закупочной деятельности заказчика.

Одной из особенностей реализации стали сложные автоматические печатные формы закупочных документов.

История проекта

Проект реализовывался поэтапно при тесном взаимодействии со специалистами заказчика. В первую очередь в работу был запущен модуль «Договоры», затем «Совещания».

Это стало подготовленной основой для запуска в работу комплексного модуля «Проекты».

Завершались работы запуском в эксплуатацию модуля «Совещания».

В начале проекта были детально обучены 2 специалиста заказчика, которые внесли огромный вклад в реализацию проекта.  Также, их силами, параллельно основным работам, был самостоятельно запущен в работу модуль «Делопроизводство», включающий в себя работу с исходящей и входящей корреспонденцией, служебными записками, приказами и локальными нормативными актами.

Сложность и уникальность проекта

Особенности

• Полностью переработанный модуль «Проекты»;
• Интеграция в систему Диаграммы Ганта;
• Разработка нового коннектора к Oracle Primavera;
• Реализация периодических совещаний и резервирования помещений;
• Разработка нового модуля «Закупки»
• Важная роль специалистов заказчика.

Показатели

• 240 пользователей в 9 часовых поясах;
• трудоемкость проекта > 3000 чел/часов;

Результаты

Достигнуты все поставленные цели проекта:

• Упрощен процесс обмена информацией между участниками проектов заказчика;
• Сокращения сроков реализации проектов за счет комплексного ведения процедур управления договорами и поставками;
• Создано единое информационное пространство планирования, исполнения, мониторинга и контроля за проектами;
• Оптимизированы трудозатрат при формировании отчетности по проектам;
• Упрощен доступ руководителей к актуальной информации по проектам Компании для своевременного принятия управленческих решений.

Реализованный проект позволил нам, как исполнителю, расширить свои компетенции в области разработки коннекторов к внешним системам и комплексной автоматизации процессов заказчика.

В результате реализации проекта Заказчик получил функционирующую на Directum RX систему, позволившую сократить временные и материальные затраты с большим потенциалом на дальнейшее развитие.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В рамках плана развития:

• Обновление системы до актуальной версии;
• Внедрение интеллектуальных сервисов распознавания документов;
• Интеграция с системой бухгалтерского учета;
• Внедрение юридически значимого электронного документооборота.

Состав команды проекта

• От исполнителя в разный период работ – 2-5 человек.
  • Бабайцев Сергей – руководитель проекта
  • Беляков Сергей – ведущий разработчик
  • Мишин Александр – разработчик
  • Горных Ирина – аналитик
  • Хрусталев Георгий – консультант.
• От заказчика – 2 человека.