Автоматизация проектного управления в АО "РОТЕК"

30%

сокращение расходов бумагу и офисную технику

до 1 часа на 1 документ

экономия рабочего времени сотрудников при обработке документов

> 4500

создаваемых документов в месяц

> 2000

создаваемых задач в месяц

240

автоматизированных пользователей

Следующий проект

О компании

РОТЕК основан в 2010 году. Компания специализируется на проектировании и возведении «под ключ» сложных технологических и инфраструктурных объектов, разработке и промышленной эксплуатации программно-аппаратного комплекса прогностики состояния и мониторинга промышленного оборудования «ПРАНА», разработке и производстве компонентов для авиационной промышленности и энергетического машиностроения, высокоэффективных систем хранения и накопления энергии на основе суперконденсаторов, изготовлении, модернизации и обслуживании основного энергетического оборудования.

Цели и задачи проекта

Цель проекта - разработка и внедрение единых подходов к управлению проектами, автоматизация процессов управления проектами Заказчика для обеспечения:

  • автоматизации информационного обмена данными по текущему состоянию проектов между участниками проектов;
  • сокращения сроков реализации проектов за счет: совершенствования и автоматизации процедур планирования и контроля выполнения работ, процедур управления договорами и поставками;
  • повышения качества и оперативности принятия решений по планированию и контролю проектов в части предпроектной подготовки, конкурсных процедур;
  • единого информационного пространства, обеспечивающего эффективное распределение управленческой информации между участниками проектов в процессе планирования, исполнения, мониторинга и контроля за проектами;
  • снижения трудозатрат при формировании отчетности по проектам;
  • обеспечения доступа уполномоченных пользователей к актуальной информации по проектам Компании для своевременного принятия управленческих решений;

Для удовлетворения этих целей было принято решение о внедрении корпоративной системы электронного документооборота и управления взаимодействием на базе платформы Directum RX.

Назначение внедряемой системы – решение следующего комплекса задач по информационному обеспечению процессов управления проектами:

  • Объединение информации о ведущихся проектах из разрозненных центров в единой распределенной системе;
  • Ведение календарно-сетевых графиков проектов с необходимым уровнем детализации, планирование результатов работ;
  • Контроль выполнения работ. Актуализация данных в системе от различных участников (внутренних и внешних исполнителей, удаленных исполнителей);
  • Сбор информации о фактическом выполнении работ проекта с возможностью удаленной работы;
  • Управление документооборотом проекта;
  • Оптимизация работы географически распределенных рабочих групп/проектных команд.

Используемые решения и подходы

В рамках платформы Directum RX использованы следующие модули и решения с учетом требования к системе:

  • Проекты
  • Договоры
  • Совещания
  • Закупки (новая разработка)

Главными векторами при проектировании модификаций системы были:

  • Заказчик должен иметь возможность настраивать и изменять регламенты согласования и взаимодействия без привлечения разработчика;
  • Тесная интеграция всех используемых модулей и решений с модулем «Проекты»:
    • с диаграммой Ганта на базе RadiantQ;
    • с Oracle Primavera

Модуль Проекты

План-графики (Диаграмма Ганта)

На момент проектирования и реализации не было готового интегрированного инструмента, поэтому было принято решение об адаптации стороннего решения RadiantQ и интеграция с ним.

 

В результате анализа решений был реализован коннектор к внешнему сервису, который позволил использовать интерактивную диаграмму для внесения плановых и фактических показателей проекта.

Интеграция с Oracle Primavera

Детальное календарно-сетевое планирование проектной деятельности заказчика на момент проекта уже велось в ПО Oracle Primavera. Для решения задачи связи Directum RX  с системой планирования был разработан коннектор, что потребовало активного участия специалистов заказчика. Для этого на C# и Java был разработан коннектор, позволяющий обмениваться данными в xml формате между Directum RX и Primavera.

В итоге реализована автоматическая двусторонняя синхронизация сведений о проектах как новых, так и обновление данных в существующих.

Задачи по проекту

Простой, но отсутствующий, на момент реализации, функционал. Был разработан новый тип задачи с привязкой к проектам. Для удобства навигации и контроля в карточку Проекта были добавлены кнопки создания задачи и открытия реестра задач по проекту.

Участники проекта

Расширен функционал управления составом участников проекта как внутренних, так и внешних, т.к. предполагался гостевой доступ в систему подрядчиков по проектам для внесения отчетных документов.

Для указанных задач была полностью переработана ролевая/правовая модель доступа к проектам и сделана настраиваемой.

Папки проекта

Для типизации настройки структуры каталогов проекта был разработан настраиваемый механизм автоматического создания структуры каталогов проекта через вспомогательный справочник.

Совещания

В карточку проекта интегрирован реестр совещаний по проекту.

Массовый импорт документов

Поскольку одной из задач проекта была систематизация и упорядочивание значительного объема имеющихся проектных документов посредством импорта их в Directum RX, то был разработан механизм массового импорта документов в систему через диалог, унифицированный с диалогом массового импорта приложений к договору. Из-за ограничений веб интерфейса было разработано 2 варианта диалога для Web и Desktop клиентов системы.

Web – позволяет загружать документы, выбирая их в диалоге по одному. Desktop – позволяет загружать документы целыми каталогами.

   

Модуль Договоры

Доработан функционал этапов регламентов, позволивший заказчику в дальнейшем настраивать и корректировать регламенты согласования без привлечения разработчика.

Доработан и расширен функционал модуля для автоматизации учета исполнения договорных обязательств по платежам.

Модуль Совещания

Модификация данного модуля стала одной из интересных и сложных задач, в результате чего был реализован механизм резервирования помещений и периодических совещаний с автоматическими уведомлениями для участников.

Модуль Закупки

Разработанный с чистого листа, модуль, тесно интегрированный с модулями «Проекты» и «Договоры», полностью соответствующий требованиям регламента закупочной деятельности заказчика.

Одной из особенностей реализации стали сложные автоматические печатные формы закупочных документов.

 

История проекта

Проект реализовывался поэтапно при тесном взаимодействии со специалистами заказчика. В первую очередь в работу был запущен модуль «Договоры», затем «Совещания».

Это стало подготовленной основой для запуска в работу комплексного модуля «Проекты».

Завершались работы запуском в эксплуатацию модуля «Совещания».

В начале проекта были детально обучены 2 специалиста заказчика, которые внесли огромный вклад в реализацию проекта.  Также, их силами, параллельно основным работам, был самостоятельно запущен в работу модуль «Делопроизводство», включающий в себя работу с исходящей и входящей корреспонденцией, служебными записками, приказами и локальными нормативными актами.

Сложность и уникальность проекта

Особенности

  • Полностью переработанный модуль «Проекты»;
  • Интеграция в систему Диаграммы Ганта;
  • Разработка нового коннектора к Oracle Primavera;
  • Реализация периодических совещаний и резервирования помещений;
  • Разработка нового модуля «Закупки»
  • Важная роль специалистов заказчика.

Показатели

  • 240 пользователей в 9 часовых поясах;
  • трудоемкость проекта > 3000 чел/часов;

Результаты

Достигнуты все поставленные цели проекта:

  • Упрощен процесс обмена информацией между участниками проектов заказчика;
  • Сокращения сроков реализации проектов за счет комплексного ведения процедур управления договорами и поставками;
  • Создано единое информационное пространство планирования, исполнения, мониторинга и контроля за проектами;
  • Оптимизированы трудозатрат при формировании отчетности по проектам;
  • Упрощен доступ руководителей к актуальной информации по проектам Компании для своевременного принятия управленческих решений.

Реализованный проект позволил нам, как исполнителю, расширить свои компетенции в области разработки коннекторов к внешним системам и комплексной автоматизации процессов заказчика.

В результате реализации проекта Заказчик получил функционирующую на Directum RX систему, позволившую сократить временные и материальные затраты с большим потенциалом на дальнейшее развитие.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В рамках плана развития:

  • Обновление системы до актуальной версии;
  • Внедрение интеллектуальных сервисов распознавания документов;
  • Интеграция с системой бухгалтерского учета;
  • Внедрение юридически значимого электронного документооборота.

Состав команды проекта

  • От исполнителя в разный период работ – 2-5 человек.
    • Бабайцев Сергей – руководитель проекта
    • Беляков Сергей – ведущий разработчик
    • Мишин Александр – разработчик
    • Горных Ирина – аналитик
    • Хрусталев Георгий – консультант.
  • От заказчика – 2 человека.

 

Комментарии (2)

Елена Лобанова

Сергей, отличный проект! Скажите, рассматривалось ли решение Планирование проектов на базе Directum RX вместо стороннего ПО? Не планируется ли замена Oracle Primavera в связи приостановкой деятельность Oracle в РФ?

Сергей Бабайцев

Елена, благодарю!

На момент обсуждения и выбора инструментов ТР "Планирование проектов" еще не было, поэтому реализовано так. В текущих реалиях заказчик рассматривает возможность перехода на ТР при условии возможности модификации под потребности организации.
По поводу Oracle заказчик не готов давать комментарии.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.