Система архивного хранения электронных документов в органах власти Удмуртии

В России с каждым годом усиливается общий тренд цифровизации в области архивного хранения документов. Минцифры России совместно с Росархивом ведут активную работу над созданием единой системы хранения электронных документов федеральных и региональных органов исполнительной власти. Аналогичная работа проходит в субъектах РФ, где цифровизация архивов вписана в региональные цифровые стратегии.

В 2020 году в Правительстве Удмуртской Республики приступили к созданию Системы архивного хранения электронных документов (САХЭД) на базе системы Directum, которая успешно используется здесь с 2010 года.

Цели и задачи проекта

Цель проекта — надежное и безопасное централизованное хранение электронных документов органов власти и подведомственных организаций с сохранением их юридической значимости.

В ходе проекта были поставлены следующие задачи:

• работа ведомственных и государственных архивов Удмуртской Республики в одной системе;
• безопасность и защита данных, а также юридическая значимость на протяжении всего срока хранения;
• формирование и согласование план-графика передачи документов в государственный архив;
• удаление электронного документа соответствии со сроками хранения и своевременная передача информации об удалении;
• автоматизация и упрощение учета, поиск и использование электронных архивных документов.

Используемые решения

На старте проекта предполагалось, что внедрение «Долговременного архива» будет проходить на базе Directum 5. В процессе исследования и проектирования было решено внедрять сразу на Directum RX. Большая часть требований была закрыта стандартным решением, а требования по государственному архиву — дополнительными разработками.

Развернуть описание

Сложность и уникальность проекта

В законодательстве РФ пока недостаточно нормативных правовых актов, которые регламентируют порядок хранения электронных документов. Поэтому при разработке САХЭД ориентировались на опыт, знания и аналитику экспертов-архивистов и специалистов вендора. Проект по сути опережает отрасль.

В проектировании долговременного электронного архива были учтены требования Росархива и приказ №526 Министерства культуры. При передаче документов в САХЭД из системы документооборота органов власти формируется контейнер. В нем содержатся оригинал документа, его версия в неизменяемом формате PDF/A, метаданные и контейнер с электронной подписью (ЭП), которой он был подписан.

Чтобы обеспечить юридическую значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения, каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».       

В долговременный архив передаются документы со сроком хранения более пяти лет. Рекомендованный Всероссийским НИИ документирования и архивного дела (ВНИИДАД) формат позволяет воспроизвести документы спустя длительное время хранения.

В государственных архивах множество регламентов и норм сформировано для бумажных документов. Чтобы переход в электронный вид происходил быстрее и точнее, были учтены пожелания:

• контроль заполнения поля «Дело» в РКК документов в СЭД;
• корректировка заголовка дела после его передачи из СЭД в САХЭД;
• установка срока дел при передаче в архив по датам первого и последнего документа в деле, а не из Номенклатуры дел;
• добавление в окно параметров дополнительного поля для выбора срока хранения при включении дела в свободную опись. По этому параметру из дела в свободную опись должны помещаться только определенные документы;
• реализация возможности редактирования поля № в свободной описи.

Результаты

САХЭД оптимизировал работу более 500 сотрудников Госархива и органов власти. Первыми оценили работу с долговременным архивом Минсвязь УР и Комитет по делам архивов при Правительстве УР.

Система позволила исключить затраты на обработку и хранение документов. Если раньше архивистам и делопроизводителям приходилось полистно просматривать, группировать, подшивать и нумеровать документы, то сейчас эту работу выполняет система.

Масштабный проект является беспрецендентным примером для государственных органов и гоархивов по организации долговременного архивного хранения электронных документов с обеспечением юридической значимости более 75 лет.

Внедрение САХЭД на базе Directum RX обеспечивает полный жизненый цикл электронного документа с отказом от бумаги даже на этапе архива.

Результаты в цифрах

Проект имеет экономическое обоснование:

• 130 тыс. руб. – ежегодная экономия ведомственного архива в расчете на 200 дел;
• 30 млн. руб. в год экономит использование САХЭД в государственном архиве при обработке 15 тыс. дел ежегодно.
• 10-15 минут вместо 3-4 дней тратят сотрудники на поиск документов;

Масштаб проекта: 

• более 500 пользователей системы;

Планы по развитию

Прежде всего в планы входит масштабирование САХЭД – обеспечить подключение к ней всех органов власти Удмуртии, муниципальных архивов, а также настроить интеграцию с системами организаций, от которых сейчас поступают документы на хранение.

Кроме того, анализируется возможность добавить в систему решения с искусственным интеллектом для экспертизы ценности электронных документов и автоматического формирования ответов на запросы архивной информации.

Команда проекта

Со стороны АГиП

• Руководитель проекта: Ольга Широбокова

Со стороны Directum

• Куратор проекта: Лянгузов Константин
• Руководитель проекта: Краснопёров Дмитрий
• Администратор проекта: Белокрылова Марина
• Консультанты: Николаева Евгения, Шведова Ксения
• Разработчики: Касьянов Андрей, Лебедева Дарья, Подлевских Татьяна, Тихонов Егор, Филиппов Алексей