Система архивного хранения электронных документов в органах власти Удмуртии

130 тыс. руб.

ежегодная экономия на каждые 200 дел

30 млн. руб. в год

экономия в госархиве на каждые 15 тыс. дел

10-15 минут

вместо 3-4 дней на поиск документов в архиве

> 500

пользователей системы

Следующий проект

В России с каждым годом усиливается общий тренд цифровизации в области архивного хранения документов. Минцифры России совместно с Росархивом ведут активную работу над созданием единой системы хранения электронных документов федеральных и региональных органов исполнительной власти. Аналогичная работа проходит в субъектах РФ, где цифровизация архивов вписана в региональные цифровые стратегии.

В 2020 году в Правительстве Удмуртской Республики приступили к созданию Системы архивного хранения электронных документов (САХЭД) на базе системы Directum, которая успешно используется здесь с 2010 года.

Предпосылками для внедрения САХЭД стали:

  • высокая трудоемкость обработки и уничтожения бумажных документов;
  • нехватка площадей при традиционном способе хранения документов, на данный момент наполненность площадей архива составляет 83%;
  • затопление помещений архивов и нарушение целостности документов без возможности реставрации;
  • сложности с персональным поиском документов.

 

Цели и задачи проекта

Цель проекта — надежное и безопасное централизованное хранение электронных документов органов власти и подведомственных организаций с сохранением их юридической значимости.

В ходе проекта были поставлены следующие задачи:

  • работа ведомственных и государственных архивов Удмуртской Республики в одной системе;
  • безопасность и защита данных, а также юридическая значимость на протяжении всего срока хранения;
  • формирование и согласование план-графика передачи документов в государственный архив;
  • удаление электронного документа соответствии со сроками хранения и своевременная передача информации об удалении;
  • автоматизация и упрощение учета, поиск и использование электронных архивных документов.

Используемые решения

На старте проекта предполагалось, что внедрение «Долговременного архива» будет проходить на базе Directum 5. В процессе исследования и проектирования было решено внедрять сразу на Directum RX. Большая часть требований была закрыта стандартным решением, а требования по государственному архиву — дополнительными разработками.

 

Комплектование системы документами

Все органы исполнительной власти и местного самоуправления Удмуртии используют Directum. Лучшим решением стала интеграция системы с САХЭД. При передаче в архив формируются контейнеры электронных документов со всеми данными.

Контейнер включает в себя:

  • документ в исходном формате;
  • отсоединенные электронные подписи;
  • файл метаданных в формате json;
  • копию документа в формате архивного хранения PDF/A.

Формирование описи дел

Описи дел формируются в соответствии с установленным шаблоном в системе.
Все документы в неподписанных описях и актах можно самостоятельно просмотреть и перепроверить.

При необходимости можно перенести дело из одного документа в другой. Дела формируются в соответствии с заведенной номенклатурой по срокам хранения.

В дальнейшем заголовок актуализируется сотрудником.

После подписания описей и актов доступ к изменению дел закрывается.
История работы с документами фиксируется в карточке.

 

Планирование приема документов в госархив

Сотрудники государственного архива задают периоды сдачи документов в справочнике. На основе записей формируется план-график в формате Word.

План-график согласовывается с руководителем государственного архива через задание на подписание. За месяц сотрудники ведомственного архива получают уведомление о передаче дел в государственный архив.

Учет и обеспечение сохранности документов

Каждое пополнение электронного архива отражается в обязательных учетных документах. При передаче в ведомственный архив автоматически формируются сдаточные описи, а в муниципальных, региональных и федеральных архивах по шаблону — акты приема-передачи дел. Шаблоны уже заведены в системе и регулярно обновляются или дополняются.

Система позволяет самостоятельно настроить периодичность автоматической проверки документов на целостность и сохранность. Наличие документов проверяется по спискам из учетных документов (дела – опись, документы – внутренняя опись дела). Если целостность нарушена, система фиксирует повреждения контейнеров.

Проведение экспертизы ценности документов.

Каждый контейнер проверяется на повреждения, система автоматически проводит экспертизу ценности документов. Система анализирует сроки хранения и предлагает сценарии работы с документами:

  • постоянное хранение;
  • временное (свыше 10 лет) хранение;
  • уничтожение документов.

В СЭД ГО УР доработана РКК документа: добавлено новое поле для указания индивидуального срока хранения документа. Значение данного поля помогает архивисту отследить документы, у которых необходимо продлить срок хранения.

Акт об уничтожении документов формируется в соответствии с установленным шаблоном и направляется по маршруту согласования. После подписания акта документы безвозвратно удаляются из системы.

Создание научно-справочного аппарата

В системе создается архивный справочник, в который автоматически попадает информация о фондах и его документах. Информацию для каждого справочника сотрудник может самостоятельно вносить или корректировать. Всю информацию легко отследить, чтобы избегать дублирования.


 

Использование хранящихся в архиве документов

Сотрудники ведомства легко могут получить дела из архива. Для этого нужно просто выбрать необходимый документ и пройти по ссылке. Запрос сформируется автоматически.


 


 

Предоставление дел сторонним лицам осуществляется с помощью запроса со специально выделенного аккаунта, у которого установлены ограниченные права на документы. Доступ фиксируется на определенный период.

В системе легко формируется электронная копия документа с проставлением штампа.

 

 

Сложность и уникальность проекта

В законодательстве РФ пока недостаточно нормативных правовых актов, которые регламентируют порядок хранения электронных документов. Поэтому при разработке САХЭД ориентировались на опыт, знания и аналитику экспертов-архивистов и специалистов вендора. Проект по сути опережает отрасль.

В проектировании долговременного электронного архива были учтены требования Росархива и приказ №526 Министерства культуры. При передаче документов в САХЭД из системы документооборота органов власти формируется контейнер. В нем содержатся оригинал документа, его версия в неизменяемом формате PDF/A, метаданные и контейнер с электронной подписью (ЭП), которой он был подписан.

Чтобы обеспечить юридическую значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения, каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».       

В долговременный архив передаются документы со сроком хранения более пяти лет. Рекомендованный Всероссийским НИИ документирования и архивного дела (ВНИИДАД) формат позволяет воспроизвести документы спустя длительное время хранения.

В государственных архивах множество регламентов и норм сформировано для бумажных документов. Чтобы переход в электронный вид происходил быстрее и точнее, были учтены пожелания:

  • контроль заполнения поля «Дело» в РКК документов в СЭД;
  • корректировка заголовка дела после его передачи из СЭД в САХЭД;
  • установка срока дел при передаче в архив по датам первого и последнего документа в деле, а не из Номенклатуры дел;
  • добавление в окно параметров дополнительного поля для выбора срока хранения при включении дела в свободную опись. По этому параметру из дела в свободную опись должны помещаться только определенные документы;
  • реализация возможности редактирования поля № в свободной описи.

Результаты

САХЭД оптимизировал работу более 500 сотрудников Госархива и органов власти. Первыми оценили работу с долговременным архивом Минсвязь УР и Комитет по делам архивов при Правительстве УР.

Система позволила исключить затраты на обработку и хранение документов. Если раньше архивистам и делопроизводителям приходилось полистно просматривать, группировать, подшивать и нумеровать документы, то сейчас эту работу выполняет система.


 

Масштабный проект является беспрецендентным примером для государственных органов и гоархивов по организации долговременного архивного хранения электронных документов с обеспечением юридической значимости более 75 лет.

Внедрение САХЭД на базе Directum RX обеспечивает полный жизненый цикл электронного документа с отказом от бумаги даже на этапе архива.

Результаты в цифрах

Проект имеет экономическое обоснование:

  • 130 тыс. руб. – ежегодная экономия ведомственного архива в расчете на 200 дел;
  • 30 млн. руб. в год экономит использование САХЭД в государственном архиве при обработке 15 тыс. дел ежегодно.
  • 10-15 минут вместо 3-4 дней тратят сотрудники на поиск документов;

Масштаб проекта: 

  • более 500 пользователей системы;

Планы по развитию

Прежде всего в планы входит масштабирование САХЭД – обеспечить подключение к ней всех органов власти Удмуртии, муниципальных архивов, а также настроить интеграцию с системами организаций, от которых сейчас поступают документы на хранение.

Кроме того, анализируется возможность добавить в систему решения с искусственным интеллектом для экспертизы ценности электронных документов и автоматического формирования ответов на запросы архивной информации.

Команда проекта

Со стороны АГиП

  • Руководитель проекта: Ольга Широбокова

Со стороны Directum

  • Куратор проекта: Лянгузов Константин
  • Руководитель проекта: Краснопёров Дмитрий
  • Администратор проекта: Белокрылова Марина
  • Консультанты: Николаева Евгения, Шведова Ксения
  • Разработчики: Касьянов Андрей, Лебедева Дарья, Подлевских Татьяна, Тихонов Егор, Филиппов Алексей
Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.