Внедрение единой системы электронного документооборота в группе компаний АО Национальная компания «КазМунайГаз»

> 3000 чел

пользователей

> 2500 часов

объем модификаций

в 5 раз

снижение затрат на перевод исходящих документов в электронный вид (печать, хранение, доставка)

в 12 раз

сокращение времени доставки исходящих писем

на 30%

сокращение объема обрабатываемых вручную входящих документов

Следующий проект

Акционерное общество «Национальная компания «КазМунайГаз» – уникальный вертикально интегрированный нефтегазовый оператор, осуществляющий полный производственный цикл от разведки и добычи углеводородов, их транспортировки и переработки до оказания специализированных сервисных услуг.

 

* В заявке используется терминология Технической спецификации с учетом корректного наименования объектов в соответствии с законодательством Республики Казахстан (РК).

Цели и задачи проекта

Ранее дочерние организации и Корпоративный центр АО НК «КазМунайГаз» (КЦ КМГ) использовали различные системы документооборота, при этом в некоторых организациях СЭД не было.

Чтобы выявить узкие места и оценить потенциальный проект было проведено предпроектное исследование. В результате выявили ключевые узкие места, требующие оптимизации:

1. Подавляющее большинство используемых СЭД не поддерживало электронных цифровых подписей (ЭЦП) Национального удостоверяющего центра Республики Казахстан (НУЦ РК), как следствие:

  • взаимодействие между компаниями холдинга велось на бумаге;
  • была высокая трудоемкость контроля исполнения документов в дочерних организациях;
  • формировалось огромное количество бумажных экземпляров документов;
  • в большинстве компаний отсутствовала интеграция с Единой системой электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО, аналог МЭДО в РФ).

2. Инструменты по контролю за соблюдением бизнес-процессов и оперативному внесению изменений отсутствовали. Не было гибких настроек администрирования системы, возможности создания новых видов документов, регламентов согласования, шаблонов и т.д.

Таким образом, основной целью проекта стало создание единой системы, позволяющей ДЗО и КЦ вести сквозные процессные коммуникации, а также взаимодействовать с регулирующими организациями и государственными органами.

История проекта

Процесс выбора системы шёл в рамках конкурсного отбора. При разработке требований учитывались ключевые потребности в сохранении автоматизируемых процессов КЦ, функциональные запросы от бизнес-пользователей, а также требования, унаследованные от единой стратегии обновления СЭД в портфельных компаниях Фонда национального благосостояния «Самрук Казына».

Требования к новой системе:

  • поддержка одновременного подключения от 10 000 пользователей на одной инсталляции;
  • поддержка различных вариантов доступа к системе: веб, мобильные решения;
  • наличие среды разработки для самостоятельного развития и сопровождения системы;
  • наличие инструментов для распознавания и извлечения фактов из документов;
  • цифровизация процесса по работе с коллегиальными органами;
  • цифровизация процесса управления локальными нормативными актами и стандартами – электронная база данных интегрированной системы управления (ЭБД ИСУ);
  • оптимизация процессов планирования проведения аудитов ИСУ;
  • интеграция с ЕСЭДО;
  • интеграция с Active Directory в т.ч. в части автоматического управления организационной структурой.

На тендер заявилось 12 участников. За каждую активность начислялись баллы, которые в дальнейшем влияли на общую оценку системы перед торгами. Как результат из 12-ти систем в финал вышли Directum и DocsVision. В результате всех вычислений система Directum получила самую высокую оценку экспертной комиссии.

 

В рамках проекта были выделены следующие этапы:

  1. Поставка программного обеспечения.
  2. Дизайн (анализ и проектирование).
  3. Реализация (настройка и адаптация).
  4. Подготовка и запуск (тестовая, опытная эксплуатации, подготовка к тиражу).
  5. Подключение ДЗО (до 50 средних и крупных организаций).

В заявке расскажем про первые четыре этапа, состоящие из полного цикла работ по цифровизации трех компаний – Корпоративного центра Национальной компании КазМунайГаз», проектного института КазМунайГаз Инжиниринг (с учетом 2 филиалов) и центра ИТ-компетенций КМГ-Кумколь. Результатом стал запуск системы в промышленную эксплуатацию и готовность к тиражированию в ДЗО.

Особенности

Несмотря на то, что внедрение осуществлялось только в трех организациях, рабочая группа для этапа «Дизайн» состояла из представителей всех компаний, чтобы разрабатываемое решение учитывало все ключевые интересы и было готово для тиража.

Рабочая группа включала около 70 участников, что противоречило всем рекомендуемым подходам, но важность получения одобрения от ДЗО на начальном этапе была выше получаемых рисков. Руководство проектом было возложено на Департамент информационных технологий АО «НК КазМунайГаз», бизнес-заказчиком проекта являлась канцелярия.

На момент начала проекта пандемия была в самом разгаре, что также накладывало отпечаток на проект. Все работы до начала опытной эксплуатации проходили полностью удаленно. Сейчас уже можно сделать вывод, что отсутствие физического общения на рабочих местах все-таки дало о себе знать и не все особенности были выявлены или поняты правильно. Но это не помешало успешно подписать концептуальные решения и выйти на разработку с настройкой.

Разработать решение требовалось в достаточно сжатые сроки, около 100 календарных дней. Над проектом одновременно трудилось до 8 разработчиков. Чистой разработки вышло порядка 2500 чел/часов. Очень много внимания уделялось тестированию, некоторые критически важные процессы, такие как поручения, межкорпоративные процессы и т.д. тестировались по несколько раз и разными сотрудниками. Благодаря данным усилиям комплексное тестирование с Заказчиком прошло достаточно гладко. На момент начала опытной эксплуатации критических замечаний к разработке не было.

Обучение сотрудников

Обучение проходило в основном дистанционно, непосредственно перед началом опытной эксплуатации, в ходе которой было выявлено низкое качество усвоения материала и непонимание принципов работы системы. В течение трех недель проводились сессии очных обучений с практикой, куда по заявкам могли прийти все желающие.

Перед опытной эксплуатацией 15 сотрудников КМГ-Кумколь прошли обучение и получили сертификацию. В дальнейшем был сформирован центр компетенций по поддержке пользователей СЭД. На момент запуска было задействовано 8 сотрудников КМГ-Кумколь – 6 на первой линии поддержки (основы работы, процессы), 2 на второй (мелкие настройки и нерешенные первой линией вопросы).

Первую половину опытной эксплуатации в службе поддержки КМГ-Кумколь всегда присутствовал сотрудник Исполнителя, который помогал отвечать на сложные вопросы в режиме онлайн, а также подсказывал, как правильно реагировать на те или иные запросы. Вопросы, которые не закрывались на первых двух линиях уже поступали к Исполнителю. Всего было задействовано 10 консультантов, часть из которых находилась на территории заказчика (максимум одновременно 7 человек). Общее количество пользователей в ходе внедрения составляло около 3 тысяч.

Благодаря отработанным технологиям и обучающим курсам на базе КМГ-Кумколь появился полноценный центр компетенции для сопровождения электронного документооборота. Уже сейчас сотрудники компании самостоятельно оказывают поддержку первой и второй линии пользователей. База знаний по документообороту постоянно пополняется, объем вопросов на третью линию поддержки за 2 месяца сократился в 5 раз. Следующим шагом будет формирование компетенций по сопровождению всех сервисов на уровне системного администрирования.

Жакупов Ж.Т., Начальник управления развития и архитектуры ИТ АО «НК КазМунайГаз»

 

Сложность проекта

Основной и вполне ожидаемой проблемой являлся переход с Lotus Notes. Практика перевода с Lotus у нас имелась, но пользователи не сразу понимали преимущества Directum. На борьбу с непониманием в проекте было брошено множество сил:

  • подготовлены как классические, так и видео инструкции по процессам КМГ;
  • проведены рассылки по лучшим практикам и рекомендациям в «интригующей» форме;
  • проводились вебинары по наиболее частым вопросам;
  • у делопроизводителей постоянно присутствовало 2-3 человека поддержки;
  • индивидуально осуществлялась отработка с руководством.

 

Разработки и используемых решений в проекте было много, некоторые из них были достаточно масштабными.

Интеграция с Active Directory

В технической спецификации был заложен комплекс работ по интеграции с Active Directory в части синхронизации организационной структуры и данных пользователей.

Разработана утилита, через которую и происходило все взаимодействие:

  • создавались подразделения, сотрудники, пользователи;
  • выстраивалась иерархия;
  • открывались/закрывались записи;
  • хитрыми алгоритмами вычислялись руководители;
  • обрабатывались исключения по аутсорсингу сотрудников и т.д.

Для тиража и подключения ДЗО было достаточно заполнить запись справочника и ждать отработки фонового процесса:

Интеграция с Boardmaps

На момент начала проекта в КМГ уже эксплуатировалась система управления коллегиальными органами Boardmaps. Таким образом, работы по существенному апгрейду модуля совещаний превратились в глубокую интеграцию.

Интеграция также тиражируема на новые ДЗО, которые будут подключены к системе работы с Коллегиальными органами.

Взаимодействия между ДЗО

С целью обеспечения безбумажного взаимодействия между компаниями холдинга были разработаны сквозные бизнес-процессы:

  • переписка между организациями;
  • постановка поручений из вышестоящих организаций.

Процесс позволяет преобразовать исходящий комплект документов во входящие комплектны на каждую организацию и направляет их на регистрацию ответственным делопроизводителями организаций. При этом инициатор и делопроизводители компании отправителя могут отслеживать весь ход обработки в компаниях-получателях:

Карточка поручения преобразовывается во входящий документ для ДЗО и направляется ответственному делопроизводителю. Из задания на регистрацию, как и по любому входящему документу, формируется задание на рассмотрение и последующее исполнение документа. Процесс исполнения поручения в головной организации ожидает исполнения поручения в ДЗО после чего продолжается по стандартной логике.


 

Интеграция с ЕСЭДО

Для пользователя интеграция выглядит прозрачно. Подробнее можно ознакомиться в заявке Решение для интеграции с ЕСЭДО Республики Казахстан.

Модуль ЭБД ИСУ (подготовка и согласование внутренних нормативных документов)

Представляет собой подготовку и согласование внутренних нормативных документов с формированием единого реестра. Из основных особенностей можно выделить взаимосвязь с процессами, в рамках которых документ вводится в действие, а также автоматически формируемую иерархию в общей папке в соответствии с организационной структурой.

Документ может быть утвержден одним из трех способов:

  • подписан индивидуально;
  • утвержден в рамках приказа;
  • утвержден в рамках решения коллегиального органа.

Для последних двух случаев сделан сценарий подготовки необходимых для утверждения документов и также запуск их по процессу.

Иерархическое хранилище в общей папке формируется автоматически для каждой организации и каждого подразделения. Формируется по принципу НОР-Подразделение-Вид документа-Документы. Иерархия папок перестраивается автоматически фоновым процессом (создаются папки для НОР и подразделений). Нижний уровень создается в виде папок поиска, чтобы упростить наполнение действующими документами по виду, соответствующему папке.

Историческая информация по действующим документам ЭБД ИСУ был перенесена из системы Lotus Notes. В силу различий в архитектуре хранения тел документов, все тела привязываются к карточке, как приложения.

Модуль Аудиты ИСУ

Представляет собой набор справочников для ведения аудитов по вопросам ИСУ. Включает в себя цифровизацию следующих процессов:

  • планирование аудитов (годовое, квартальное, назначение даты проведения);
  • проведение аудита с учетом результатов и получением обратной связи;
  • формирование различного рода отчетности по результатам аудитов;
  • согласование результатов аудитов.

Все необходимые действия и справочники вынесены на обложку:

Интеллектуальные сервисы Directum Ario

Поток документов такой крупной компании огромен. Только в корпоративный цент поступает до 100 комплектов документов. Применение искусственного интеллекта было решено использовать при обработке входящих писем.

Из ключевых особенностей, в которых нужно было обучить машинный интеллект, можно выделить:

  • письмо может содержать до трех языковых версий (казахский, русский, английский варианты);
  • юридическое наименование организации может быть на любом из трех языков;
  • в качестве дополнений к документам могут встречаться входящие документы в другие организации (являются приложениями, не требуют регистрации);
  • количество приложений к одному документу может доходить до 30;
  • поток до 100 комплектов документов в день.

Для достижения минимально необходимого уровня качества потребовались доработки:

  • создать собственную модель извлечения фактов;
  • отключить классификаторы первых страниц;
  • отключить определение ориентации;
  • доработать нечеткий поиск корреспондентов с учетом различных организационно-правовых форм;
  • доработать нечеткий поиск по адресатам (сотрудникам) с учетом определения НОР и заполнению нескольких адресатов по одному письму;
  • перепробовать огромное количество настроек и конфигураций с целью корректного занесения документов;
  • переработать интерфейс верификации для облегчения работы сотрудников Канцелярии при назначении корректных видов документов, приложений и связей.

Работы по Directum Ario не прекращаются. Сервисы обновлены до последней актуальной версии и планируется их дальнейшая отладка для тиражирования функциональности на ДЗО.

Выгрузка документов в юридически значимом формате

Законодательство Республики Казахстан позволяет передавать электронный документ на любом носителе, если все требования соблюдаются. Это позволяет использовать для юридически значимого обмена документами обычную электронную почту. В системе КМГ для этого используется инструмент для выгрузки пакета документов (основной документ + приложения) в формате CMS.

Любой получатель может легко проверить юридическую значимость документа на портале ezsigner.kz, который был специально создан АО «Национальные информационные технологии» для данных целей. Помимо прочего на данном портале документ может быть также подписан второй стороной, что позволяет потенциально даже заключать договоры.

 

 

Масштаб и уникальность проекта

Факторы

  1. Сквозные прозрачные процессы в масштабном холдинге. Создание единой системы, позволяющей ДЗО и КЦ вести сквозные коммуникации, а также взаимодействовать с регулирующими организациями и государственными органами.
  2. Ускорение процессов и отказ от бумаги с учетом законодательства Руспублика Казахстан. Перевод документооборота в электронный вид. Если в рамках опытной эксплуатации еще происходило дублирование на бумажных носителях, то с нового года все уходит уже полностью в электронном виде. В т.ч. с рядом организаций, не подключенных к ЕСЭДО, уже сейчас ведется обмен в электронном виде через электронную почту с использованием выгрузки писем с приложениями в юридически значимом формате.
  3. Оптимизация процессов с учетом удобства. Сохранение и модернизация функциональности ранее цифровизированных процессов (ЭБД ИСУ, Аудиты ИСУ), а также создание кроссистемных процессов (работа с Коллегиальными органами), которые сейчас продолжают улучшаться.
  4. Обеспечение непрерывности бизнеса. Возможность работы с мобильных устройств с использованием ЭЦП, что повлияло на скорость принятия решения и глубину вовлечения в процессе.
  5. Применение ИИ и задел на будущее в устойчивом развитии и цифровой трансфоромации компании.

Показатели:

  • Количество пользователей, охваченых проектом, более 3000 чел.
  • Объем модификаций более 2500 часов.
  • Сокращение затрат на перевод исходящих документов в электронный вид (печать, хранение, доставка) в 5 раз.
  • Сокращение длительности доставки исходящих писем в 12 раз.
  • Сокращение объема обрабатываемых вручную входящих документов на 30%.

 

Современный и удобный интерфейс мобильного решения Directum Solo позволяет решать все ключевые управленческие задачи не включая компьютер. Возможность юридического значимого подписания полностью очистила мой рабочий стол от бумаги. Наличие встроенных виджетов стало приятным дополнением и позволяет оперативно контролировать исполнительскую дисциплину подразделения.

Кусаинов Н.Г., директор департамента ИТ АО «НК КазМунайГаз»

 

Уникальность

Реализованы

  • Интеграция с AD
  • Интеграция с Boardmaps (совещания и заседания коллегиальных органов)
  • Интеграция с ЕСЭДО (система внешнего электронного документооборота)
  • Миграция данных из Lotus Notes

Уникальные решения и внедрение инноваций

  • Взаимодействия между ДЗО
  • Модуль ЭБД ИСУ (подготовка и согласование локальных нормативных актов)
  • Модуль Аудиты ИСУ
  • Выгрузка документов в юридически значимом формате
  • Адаптация интеллектуальных инструментов Directum Ario к мультиязычному контенту и особенностям процессов

Интеграция с единой системой электронного документооборота государственных органов и инструменты для юридически значимой выгрузки исходящих писем в электронном виде позволили полностью уйти от бумажных бланков и сократить объем обрабатываемых вручную входящих документов на 30%.

Бегасилова А.С., начальник управления документационного обеспечения АО «НК КазМунайГаз»

 

Планы по развитию проекта

В ближайших планах у нас подключение порядка 50 ДЗО за 2022 год. Каждую неделю идут работы по верификации анкет тиража, настройке документооборота, обучению пользователей и организации технических работ на стороне ДЗО. Большинство работ также планируется осуществлять удаленно.

Текущим проектом планы не ограничиваются. Параллельно с основным проектом было проведено предпроектное исследование бизнес-процессов кадрового и договорного документооборота КЦ, подготовлены рекомендации и проект технической спецификации на автоматизацию. Дополнительно совместно с Вендором проводились презентации и проработки в части реализации Общего центра обслуживания, который охватит кадровые и договорные процессы всего Холдинга в целом. В данном проекте планируется использовать также решения Directum: Ario, HR Pro и другие.

Команда проекта

Данный проект является крайне ценным тем, что представители Исполнителя и Заказчика работают, как одна большая команда с общими целями и задачами. С учетом периодически вовлекаемых специалистов Вендора, к проекту приложило руку около 30 человек, каждый из которых внес свой ценный результат. Постоянную поддержку со стороны ИТ КМГ и КМГ-Кумколь оказывают около 25 сотрудников. 

Команда проекта исполнителя показала высокий профессионализм и заинтересованность в комплексной адаптации СЭД под требования «КазМунайГаз». С самого начала проекта был виден неформальный подход к закрытию выдвинутых требований, вовлеченность в проблематику бизнеса и готовность к закрытию критически «узких» мест даже сверх заключенного соглашения. Только при плотной совместной работе с такими партнерами возможна реализация столь амбициозных проектов в сжатые сроки

Кульчановский С.В., руководитель проекта АО «НК КазМунайГаз»:

 

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.