Внедрение единой системы электронного документооборота в группе компаний АО Национальная компания «КазМунайГаз»

В рамках проекта были выделены следующие этапы:

1. Поставка программного обеспечения.
2. Дизайн (анализ и проектирование).
3. Реализация (настройка и адаптация).
4. Подготовка и запуск (тестовая, опытная эксплуатации, подготовка к тиражу).
5. Подключение ДЗО (до 50 средних и крупных организаций).

В заявке расскажем про первые четыре этапа, состоящие из полного цикла работ по цифровизации трех компаний – Корпоративного центра Национальной компании КазМунайГаз», проектного института КазМунайГаз Инжиниринг (с учетом 2 филиалов) и центра ИТ-компетенций КМГ-Кумколь. Результатом стал запуск системы в промышленную эксплуатацию и готовность к тиражированию в ДЗО.

Особенности

Несмотря на то, что внедрение осуществлялось только в трех организациях, рабочая группа для этапа «Дизайн» состояла из представителей всех компаний, чтобы разрабатываемое решение учитывало все ключевые интересы и было готово для тиража.

Рабочая группа включала около 70 участников, что противоречило всем рекомендуемым подходам, но важность получения одобрения от ДЗО на начальном этапе была выше получаемых рисков. Руководство проектом было возложено на Департамент информационных технологий АО «НК КазМунайГаз», бизнес-заказчиком проекта являлась канцелярия.

На момент начала проекта пандемия была в самом разгаре, что также накладывало отпечаток на проект. Все работы до начала опытной эксплуатации проходили полностью удаленно. Сейчас уже можно сделать вывод, что отсутствие физического общения на рабочих местах все-таки дало о себе знать и не все особенности были выявлены или поняты правильно. Но это не помешало успешно подписать концептуальные решения и выйти на разработку с настройкой.

Разработать решение требовалось в достаточно сжатые сроки, около 100 календарных дней. Над проектом одновременно трудилось до 8 разработчиков. Чистой разработки вышло порядка 2500 чел/часов. Очень много внимания уделялось тестированию, некоторые критически важные процессы, такие как поручения, межкорпоративные процессы и т.д. тестировались по несколько раз и разными сотрудниками. Благодаря данным усилиям комплексное тестирование с Заказчиком прошло достаточно гладко. На момент начала опытной эксплуатации критических замечаний к разработке не было.

Обучение сотрудников

Обучение проходило в основном дистанционно, непосредственно перед началом опытной эксплуатации, в ходе которой было выявлено низкое качество усвоения материала и непонимание принципов работы системы. В течение трех недель проводились сессии очных обучений с практикой, куда по заявкам могли прийти все желающие.

Перед опытной эксплуатацией 15 сотрудников КМГ-Кумколь прошли обучение и получили сертификацию. В дальнейшем был сформирован центр компетенций по поддержке пользователей СЭД. На момент запуска было задействовано 8 сотрудников КМГ-Кумколь – 6 на первой линии поддержки (основы работы, процессы), 2 на второй (мелкие настройки и нерешенные первой линией вопросы).

Первую половину опытной эксплуатации в службе поддержки КМГ-Кумколь всегда присутствовал сотрудник Исполнителя, который помогал отвечать на сложные вопросы в режиме онлайн, а также подсказывал, как правильно реагировать на те или иные запросы. Вопросы, которые не закрывались на первых двух линиях уже поступали к Исполнителю. Всего было задействовано 10 консультантов, часть из которых находилась на территории заказчика (максимум одновременно 7 человек). Общее количество пользователей в ходе внедрения составляло около 3 тысяч.

Благодаря отработанным технологиям и обучающим курсам на базе КМГ-Кумколь появился полноценный центр компетенции для сопровождения электронного документооборота. Уже сейчас сотрудники компании самостоятельно оказывают поддержку первой и второй линии пользователей. База знаний по документообороту постоянно пополняется, объем вопросов на третью линию поддержки за 2 месяца сократился в 5 раз. Следующим шагом будет формирование компетенций по сопровождению всех сервисов на уровне системного администрирования. Жакупов Ж.Т., Начальник управления развития и архитектуры ИТ АО «НК КазМунайГаз»

Сложность проекта

Основной и вполне ожидаемой проблемой являлся переход с Lotus Notes. Практика перевода с Lotus у нас имелась, но пользователи не сразу понимали преимущества Directum. На борьбу с непониманием в проекте было брошено множество сил:

• подготовлены как классические, так и видео инструкции по процессам КМГ;
• проведены рассылки по лучшим практикам и рекомендациям в «интригующей» форме;
• проводились вебинары по наиболее частым вопросам;
• у делопроизводителей постоянно присутствовало 2-3 человека поддержки;
• индивидуально осуществлялась отработка с руководством.

Разработки и используемых решений в проекте было много, некоторые из них были достаточно масштабными.

Интеграция с Active Directory

В технической спецификации был заложен комплекс работ по интеграции с Active Directory в части синхронизации организационной структуры и данных пользователей.

Разработана утилита, через которую и происходило все взаимодействие:

• создавались подразделения, сотрудники, пользователи;
• выстраивалась иерархия;
• открывались/закрывались записи;
• хитрыми алгоритмами вычислялись руководители;
• обрабатывались исключения по аутсорсингу сотрудников и т.д.

Для тиража и подключения ДЗО было достаточно заполнить запись справочника и ждать отработки фонового процесса:

Интеграция с Boardmaps

На момент начала проекта в КМГ уже эксплуатировалась система управления коллегиальными органами Boardmaps. Таким образом, работы по существенному апгрейду модуля совещаний превратились в глубокую интеграцию.

Интеграция также тиражируема на новые ДЗО, которые будут подключены к системе работы с Коллегиальными органами.

Взаимодействия между ДЗО

С целью обеспечения безбумажного взаимодействия между компаниями холдинга были разработаны сквозные бизнес-процессы:

• переписка между организациями;
• постановка поручений из вышестоящих организаций.

Процесс позволяет преобразовать исходящий комплект документов во входящие комплектны на каждую организацию и направляет их на регистрацию ответственным делопроизводителями организаций. При этом инициатор и делопроизводители компании отправителя могут отслеживать весь ход обработки в компаниях-получателях:

Карточка поручения преобразовывается во входящий документ для ДЗО и направляется ответственному делопроизводителю. Из задания на регистрацию, как и по любому входящему документу, формируется задание на рассмотрение и последующее исполнение документа. Процесс исполнения поручения в головной организации ожидает исполнения поручения в ДЗО после чего продолжается по стандартной логике.

Интеграция с ЕСЭДО

Для пользователя интеграция выглядит прозрачно. Подробнее можно ознакомиться в заявке Решение для интеграции с ЕСЭДО Республики Казахстан.

Модуль ЭБД ИСУ (подготовка и согласование внутренних нормативных документов)

Представляет собой подготовку и согласование внутренних нормативных документов с формированием единого реестра. Из основных особенностей можно выделить взаимосвязь с процессами, в рамках которых документ вводится в действие, а также автоматически формируемую иерархию в общей папке в соответствии с организационной структурой.

Документ может быть утвержден одним из трех способов:

• подписан индивидуально;
• утвержден в рамках приказа;
• утвержден в рамках решения коллегиального органа.

Для последних двух случаев сделан сценарий подготовки необходимых для утверждения документов и также запуск их по процессу.

Иерархическое хранилище в общей папке формируется автоматически для каждой организации и каждого подразделения. Формируется по принципу НОР-Подразделение-Вид документа-Документы. Иерархия папок перестраивается автоматически фоновым процессом (создаются папки для НОР и подразделений). Нижний уровень создается в виде папок поиска, чтобы упростить наполнение действующими документами по виду, соответствующему папке.

Историческая информация по действующим документам ЭБД ИСУ был перенесена из системы Lotus Notes. В силу различий в архитектуре хранения тел документов, все тела привязываются к карточке, как приложения.

Модуль Аудиты ИСУ

Представляет собой набор справочников для ведения аудитов по вопросам ИСУ. Включает в себя цифровизацию следующих процессов:

• планирование аудитов (годовое, квартальное, назначение даты проведения);
• проведение аудита с учетом результатов и получением обратной связи;
• формирование различного рода отчетности по результатам аудитов;
• согласование результатов аудитов.

Все необходимые действия и справочники вынесены на обложку:

Интеллектуальные сервисы Directum Ario

Поток документов такой крупной компании огромен. Только в корпоративный цент поступает до 100 комплектов документов. Применение искусственного интеллекта было решено использовать при обработке входящих писем.

Из ключевых особенностей, в которых нужно было обучить машинный интеллект, можно выделить:

• письмо может содержать до трех языковых версий (казахский, русский, английский варианты);
• юридическое наименование организации может быть на любом из трех языков;
• в качестве дополнений к документам могут встречаться входящие документы в другие организации (являются приложениями, не требуют регистрации);
• количество приложений к одному документу может доходить до 30;
• поток до 100 комплектов документов в день.

Для достижения минимально необходимого уровня качества потребовались доработки:

• создать собственную модель извлечения фактов;
• отключить классификаторы первых страниц;
• отключить определение ориентации;
• доработать нечеткий поиск корреспондентов с учетом различных организационно-правовых форм;
• доработать нечеткий поиск по адресатам (сотрудникам) с учетом определения НОР и заполнению нескольких адресатов по одному письму;
• перепробовать огромное количество настроек и конфигураций с целью корректного занесения документов;
• переработать интерфейс верификации для облегчения работы сотрудников Канцелярии при назначении корректных видов документов, приложений и связей.

Работы по Directum Ario не прекращаются. Сервисы обновлены до последней актуальной версии и планируется их дальнейшая отладка для тиражирования функциональности на ДЗО.

Выгрузка документов в юридически значимом формате

Законодательство Республики Казахстан позволяет передавать электронный документ на любом носителе, если все требования соблюдаются. Это позволяет использовать для юридически значимого обмена документами обычную электронную почту. В системе КМГ для этого используется инструмент для выгрузки пакета документов (основной документ + приложения) в формате CMS.

Любой получатель может легко проверить юридическую значимость документа на портале ezsigner.kz, который был специально создан АО «Национальные информационные технологии» для данных целей. Помимо прочего на данном портале документ может быть также подписан второй стороной, что позволяет потенциально даже заключать договоры.