Цифровая трансформация крупного ОЦО

Цели и задачи проекта

В 2020 году руководство крупной компании приняло решение создать единое электронное хранилище данных и инструмент повышения эффективности работы общего центра обслуживания (ОЦО). Для достижения цели был запущен проект, в качестве пилотных предприятий выбрано 8 дочерних обществ и головная компания (далее Группа компаний).

ОЦО Группы компании в 2020 году оказывало услуги по нескольким направлениям:

• учет и отчетность – ведение бухгалтерского и налогового учета, формирование регламентированной отчетности, выполнение контрольных функций;
• казначейство – проведение и контроль платежей, поддержание оперативной ликвидности и валютный контроль, выплата заработной платы;
• кадровое администрирование – расчет зарплаты, льгот и компенсаций, прием на работу и др.

Задачи, поставленные перед проектом, включали:

1. Организовать единый электронный архив бумажных и электронных документов для Группы компаний по направлениям бухгалтерский и налоговый учеты, казночейство, кадровый учет.
2. Цифровизировать работу ОЦО с первичными документами.
3. Оптимизировать учетные процессы и выстроить единую контрольную среду.
4. Исключить потери и порчу документов, обеспечить надежную защиту архива.
5. Автоматизировать подбор и отправку документов в контролирующие органы, а также процесс присвоения сроков хранения (номенклатуры дел) для дальнейшего автоматического уничтожения.

В рамках проекта необходимо были создать не просто единое место для хранения первичных сканов и электронных документов всей Группы компаний по направлениям бухгалтерского, налогового и кадрового учетов, но и не увеличить трудозатраты ОЦО при преобразованиях и передачи новых дочерних компаний на обслуживание. Внедрение нового инструмента должно было повысить эффективность работы с первичными документами, при этом не усложнив работу Бизнеса.
 

История проекта

До внедрения Directum RX в головной компании уже использовался электронный архив для бухгалтерского и налогового учета. Но в дочерних обществах, в том числе для ведения кадрового администрирования и казначейской функции самой головной компании, он не применялся.

С переводом дочерних обществ в ОЦО потребовалась новая платформа, текущая не удовлетворяла требованиям и не могла решить поставленные задачи, единые принципы работы с документами, единая контрольная среда.

Реализация проекта началась в апреле 2020 года. До этого, в течении длительного времени, проводился анализ рынка информационных систем. ОПЭ пришлось на 01.01.2021. Помимо сжатых сроков и большого количества процессов, переводимых в электронный архив, отличительной чертой стали:

• дистанционный формат,
• параллельный запуск еще с четырмя проектами:
• новая учетная система,
• новая система потокового сканирования,
• переходов дочерних обществ в ОЦО,
• новая система кадрового учета.

Используемые решения и подходы

Учет и отчетность

В старом архиве бухгалтерского и налогового учета использовался принцип объединения документов в пакет по признаку хозяйственной операции.

На новой платформе Directum RX документооборот организовали аналогичным образом. Было разработано 50 уникальных пакетов. Определение вида пакета для хозяйственной операции идет автоматически. Благодаря созданному инструменту настройки состава, списков обязательных документов и необходимости получения оригиналов осуществляются автоматические контрольные процедуры. Реализована система уведомления пользователей по разным событиям.

Дополнительные возможности, которых не было в старом электронном архиве:

• поступающие документы отправляются на обработку автоматически по маршруту, который зависит от вида операции;
• автоматизированы контрольные процедуры по перечню обязательных документов и необходимости наличия оригиналов;
• все атрибуты в карточках документов заполняются автоматически;
• исключена возможность удаления документов, по которым отражены операции в учетных системах;
• разработан инструмент гибкой настройки маршрутов движения пакетов документов;
• разработаны отчеты, позволяющие отслеживать время обработки документов, выявлять места сбоев и задержек, соблюдать SLA ОЦО.

Новый интерфейс электронного хранилища данных Группы компаний включает стандартную функциональность платформы Directum RX и специальные разработки.

Например, все сотрудники ОЦО могут использовать три варианта обработки документов: через списки (стандарт), папки (разработка) или задания (стандарт). Через эти же механизмы осуществлять контрольные процедуры. Все сотрудники Бизнеса могут просматривать размещенные документы из учетной системы – своего рабочего места (разработка).

Раздел для работы с документами в электронном хранилище данных

Функционал для просмотра размещенных документов в учетной системе

Казначейство

Ранее Казначейство использовало папочное хранение и обработку документов на локальном ресурсе. Такой подход не позволял оптимизировать процессы, настроить автоматические формирование заданий, делал поиск документов трудоемким.

В рамках проекта на платформе Directum RX был адаптирован подход, используемый в блоке «Учет и отчетность», реализовано пакетное хранение документов: банковские договоры и выписки, платежные поручения в разрезе строки выписки, выписки, договоры займа, зарплатные реестры и прочее.

Дополнительно разработан инструмент автоматического распознавания платежных поручений, пришедших из банка, и их соединения со строкой выписки и проводкой в учетной системе.

Кадровое администрирование

До запуска проекта электронный архив Группа компаний не использовала для кадрового администрирования. Операции в системе учета и контроль документов по мероприятиям – вознаграждение и мотивация персонала, пенсионное обеспечение, организационный менеджмент, учет рабочего времени, кадровое администрирование, обучение и другие, – велись вручную. В рамках проекта были разработаны бизнес процессы в кадровом администрировании. Все оцифрованы и переложены в единое электронное хранилище на платформе Directum RX.

Особенностью блока «Кадровое администрирование» стало наличие пакетов с параллельной обработкой несколькими службами. Например:

• руководитель может распределить задания на подчиненных;
• сотруднику разрешается взять задание в работу самостоятельно;
• документы могут поступить сразу в два подразделения.

Так же для целей кадрового администрирования была настроена SMS-рассылка по сотрудникам с приглашением на подписание документов или извещением о завершении расчета.
 

Масштаб и сложность проекта

В рамках проекта реализовано взаимодействие платформы Directum RX с другими системами Группы компаний через интеграционную шину:

1. Учетная система. Взаимодействие по процессам казначейства и бухгалтерского учета, договорной блок.
2. СЭД. Запросы на создание или обновление внутренних распорядительных документов
3. ERP. Фоновая загрузка данных по контрагентам.
4. Кадровая система. Обновление данных по организационно-штатной структуре и занесение кадровых документов, справочник сотрудников.
5. Система потокового сканирования. Обмен данными по бумажным документам, анализ штрих- и QR-кодов.
6. Active Directory. Создание учетных записей сотрудников, поиск пользователя в AD и получение данных.
7. Контур.Экстерн. Обмен данными, формирование списков истребований и их дешифровка, мониторинг статусов и отправка ответов на истребования.
8. MTС. Взаимодействие по корпоративной рассылке сотрудникам.
9. Система отчетности. Взаимодействие с дэшбордами для анализа данных и работы ОЦО.

В итоге единое электронное хранилище данных и инструмент работы ОЦО интегрированы с семью внутренними и двумя внешними системами.

Схема взаимодействия электронного хранилища данных с другими системами Группы компании
 

Результаты

Результаты внедрения нового электронного хранилища данных и инструмента повышения эффективности работы ОЦО на  Directum RX в Группе компаний:

1. Документы хранятся в едином электронном хранилище данных в соответствии с номенклатурой дел и установленными сроками.
2. Процессы подбора и обработки документов в ОЦО автоматизированы, создана контрольная среда.
3. Разграничен доступ к документам и действиям с ними на основе разработанной ролевой модели.
4. Скан-копии и электронные документы защищены от удаления третьими лицами, в системе сохраняется история изменений и версии.
5. Отчеты для анализа формируются автоматически и имеют разнообразную аналитику.
6. Все документы в электронном хранилище данных связаны через гиперссылки с объектами и проводками учетных и других систем.

Показатели эффективности

• менее 1 минуты на обработку пакета документов и размещение в электронном архиве данных;
• более 92% всех документов попадают в систему автоматически;
• 49 организационных структур (дочерние общества и структурные подразделения) размещают документы в едином электронном архиве;
• 5 направлений процессов оцифрованы на базе Directum RX (договора, документы бухгалтерского и налогового учета, кадрового, документы казначейства, формирование и ответы на требования).

Результаты в направлении ESG-трансформации

Проект соответствует общей политике в области устойчивого развития, в которой выделены 5 стратегических приоритетов: развитие человеческого капитала, охрана труда и промышленная безопасность, охрана окружающей среды, развитие регионов присутствия, а также управление и деловая этика.

Окружающая среда. Цифровизация процессов ОЦО и документов снижает использование бумаги и неэффективных расходов энергии и времени. Переход на долговременное электронное хранение усилит эти результаты. 

Внутренняя среда. У сотрудников ОЦО снизились затраты времени на рутинные операции. У Бизнеса появилась автоматизированная контрольная среда. Высвободилось время на развитие и принятие решений.

Прозрачность управления. Проект реализован в рамках совершенствования корпоративного управления. Единая система связала структурные подразделения, процессы стали единообразными и лучше контролируемыми. Организованы эффективные механизмы цифрового взаимодействия. Достигнуто повышение операционной эффективности.