Комплексная цифровизация и решение «Коллегиальные органы»

 ТОО «Kazakhstan Petrochemical Industries Inc» (далее KPI) — оператор первой фазы проекта «Строительство первого интегрированного газохимического комплекса в Атырауской области». Создано на основании Постановления Правительства Республики Казахстан № 101 от 29 января 2004 года. Сейчас компания KPI переходит из инвестиционной фазы, то есть из фазы строительства в фазу эксплуатации.

Задачи и цели

Предпосылки проекта

Внедрение электронного документооборота и цифровизации процессов в компании прошло в два этапа:

1. Комплексная цифровизация процессов
2. Разработка и внедрение решения «Коллегиальные органы»

Система электронного документооборота, которая ранее использовалась в компании уже не устраивала, накопилось много предпосылок для замены системы:

• классический обмен документами с контрагентами был долгим и дорогим;
• сотрудники дублировали действия в нескольких системах, что приводило к увеличению трудоемкости процессов;
• на согласование и подписание документов в условиях пандемии уходило 2 недели;
• из-за отсутствия инструментов по оперативному контролю исполнения поручений нарушались сроки по обязательствам, что приводило к финансовым и репутационным потерям;
• не было возможностей для развития используемой системы.

Главная цель проекта — сокращение финансовых затрат и потерь. Для этого документооборот с контрагентами и внутри компании переводят в электронный вид. Минимизация бумажных документов позволяет не дублировать действия сотрудников в разных системах.

1-й этап. Комплексная цифровизация

Почему компания KPI выбрала Directum:

• соответствие функциональным требованиям;
• выбор системы в головной компании АО «НК КазМунайГаз»
• предложенный подход для быстрого запуска системы и продуктов
• наличие шаблонов решений для интеграции с SAP, ЕСЭДО и idocs
• удобное мобильное приложение понравилось Руководству в ходе тестирования
• наличие дополнительных модулей и инструментов для дальнейшего развития и масштабирования системы

В 2020-м году был выполнены проект комплексной цифровизации на базе Directum RX. Система стала инструментом для управления бизнес-процессами и контроля за исполнением поручений.

В результате были решены следующие задачи:

• автоматизация входящего, исходящего и внутреннего документооборота;
• сокращение бумажной документации в организационно-распорядительной деятельности компании;
• повышение прозрачности и упрощение контроля исполнения поручений и решений;
• обеспечение соблюдения регламентов;
• интеграция с SAP в части кадрового и договорного документооборота;
• подключение к ЦОД Самрук-Казына
• организация централизованного хранения документов.

2 этап. Внедрение решения коллегиальные органы

В результате успешного внедрением СЭД Directum в Компании появился запрос на развитие и автоматизацию процесса «Коллегиальные органы управления».

Бизнес-заказчиком выступил Мейрамгуль Ясимбекова, корпоративный секретарь ТОО «KPI Inc.». Проект стартовал в августе 2022 года.  Предпосылки для использования технического решения «Коллегиальные органы управления»:

• Заседание требовало личного присутствия;
• Во время заседаний и голосований использовались бумажные документы. Процесс их формирования, согласования, подписания и регистрации требовал больших затрат времени.

Цель реализации проекта «Коллегиальные органы управления» —  цифровизировать процесс подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов (комитетов, комиссий), перевести документы в электронный вид.

Проект реализован на базе Directum RX c доработками, которые позволяют учесть особенности уже устоявшихся бизнес-процессов. При этом можно было применять уже позитивно оценённые пользователями функции, например, такие как шаблоны, регламент, мобильное приложение.

Описание и возможности решения

• Обсуждение процесса работы коллегиальных органов с Заказчиком позволило детально изучить процесс и требования. Взаимодействие с заказчиком, происходило в удаленном режиме.

  Процесс состоит из 5 этапов:

• Создание и согласование Проекта решения с пояснительной запиской и произвольных приложений;
• Включение в Повестку коллегиального органа Проекта решения;
• Создание, согласование и подписание Повестки совещания;
• Отправка на голосование Проекта решения;
• Создание протокола.

В ходе реализации технического решения ссылку «Вынести вопрос на коллегиальные органы» поместили на обложку модуля «Процессы KPI», в блоке «Совещания» на базе системы Directum RX 4.2.

Функции решения «Коллегиальные органы управления»:

• Формирование, согласование и подписание проектов решений;
• Формирование и согласование повесток заседаний;
• Голосование;
• Формирование, согласование, подписание и регистрацию протоколов заседаний;
• Отправка на исполнение пунктов протокола и контроль работ по протокольным поручениям.

Порядок действий пользователей

1. Сотрудники организаций запускают свои предложения к рассмотрению на заседании изложенные в Проекте решения в рамках модуля «Совещания» по ссылке «Вынести вопрос на коллегиальные органы» на базе системы Directum RX версии 4.2.
2. После согласования и подписания Проекта решения, секретарю поступает задание о включении в повестку коллегиального органа.
3. Секретарь включает в повестку коллегиального органа ранее созданное совещание, либо создает новое.
4. Из совещания Секретарь создает Повестку, инициирует ее отправку на согласование, на подписание.
5. После этого Секретарю поступает уведомление: Повестка совещания подписана.
6. Секретарь отправляет перечень вопросов на голосование.
7. Участникам совещания поступает уведомление «Проголосуйте: Проект решения…»
8. По завершении голосования Секретарю поступает уведомление: Голосование завершено.
9. По итогам результатов голосования Секретарь создаёт Протокол и отправляет его на согласование и подписание.
10. Участники могут подписать протокол с помощью ЭЦП, в том числе и с мобильных устройств
11. После согласования и подписания протокола, Секретарь регистрирует его и отправляет на ознакомление участникам либо создает поручение (возможно отправить поручение равноправным пользователям).
12. Инициатору поступает уведомление о выписке: решение принято либо не принято.

Голосование по решениям

Результаты голосования

Подробнее процесс в презентации https://disk.yandex.ru/d/rPLA9j2IuNRjrg

Так же глосование доступно в мобильном приложении

Результаты

Решение «Коллегиальные органы управления» помогло перевести в электронный вид проекты решений, повестки и протоколы заседаний. Можно не использовать бумажные документы при голосовании или отправке на исполнение пунктов протокола.

Благодаря цифровизации в работе компании произошли следующие изменения:

1. Сокращение бумажного документооборота. Теперь все участники используют систему Directum и заверяют документы электронной подписью.
2. Сокращение трудозатрат и сроков. Личное присутствие на заседаниях больше не обязательно, готовиться к ним стало проще и быстрее. Секретарю достаточно запустить цифровой процесс, и система сама будет переходить от одного этапа к другому. Благодаря этому сократился срок согласования документов и исполнения поручений.
3. Департаментам стало проще взаимодействовать друг с другом. Вынести вопрос на рассмотрение коллегиальными органами поможет модуль «Процессы KPI» — блок «Совещание».
4. Деятельность коллегиальных органов и принятые ими решения стали прозрачнее. Результаты согласования, голосования отображаются в переписке и сохраняются в истории документа.

В рамках проекта выполнены все необходимые задачи и достигнуты поставленные цели. Повысилась скорость принятия важных управленческих решений, так как теперь большинство необходимых действий можно осуществлять удаленно.

На сегодняшний день компании требуется около 7-10 дней на работу с проектами решений, повестками, протоколами. После внедрения новой разработки ожидается сокращение времени в 2 раза, до 3-5 дней.

Перспективы развития решения

На данный момент завершен этап разработки и тестирования технического решения, в дальнейшем он будет внедрен в Компании. Планируется тиражировать техническое решение, как в головной компании, так и в филиалах.

Для развития решения планируем добавить бюллетени для голосования и выписки из протоколов, а также выпускать решения для новых версий RX.

Состав команды проекта

От заказчика:

• Корпоративный секретарь - Ясимбекова Мейрамгуль

От исполнителя:

• Руководитель проекта - Алещенко Сергей
• Разработчик - Коновалов Денис
• Аналитик -  Смагулова Гузель

Об авторе заявки

Заявку подготовила аналитик Смагулова Гузель. Принимала ключевое участие во всех этапах проекта. Подготовила проектно-рабочую документацию, организовала и участвовала в демонстрации и тестировании технического решения.

Дополнительные файлы

Презентация https://disk.yandex.ru/d/rPLA9j2IuNRjrg