Внедрить за 60 дней: погружение «СМУ-2» в Directum RX

О компании

Общество с ограниченной ответственностью «Специализированное монтажное управление-2» (Далее – «СМУ-2») – одна из немногих монтажных компаний, придерживающаяся комплексного подхода к предоставлению услуг в сфере строительства: от демонтажа, изготовления и поставки металлических конструкций до монтажа нестандартного технологического оборудования и трубопроводов. Обособленные подразделения организации, а также производственные площадки располагаются по всей территории Свердловской области и территории РФ (Хабаровский край). Компания «СМУ-2» работает с такими крупными партнерами как Корпорация «Атомстройкомплекс», «Русская медная компания», «СИБУР Тобольск» и пр.

Специфика деятельности организации подразумевает оперативный обмен документами большого объема между головным офисом, производственными площадками и подразделениями. Компания постоянно развивается, и поток документации увеличивается изо дня в день.

Из-за постоянно растущего объема документооборота, а также высоких требований к оперативности работы с документами и достаточно широкого географического расположения подразделений и отделов, непрерывный поток документации в компании остро нуждался в централизации и оптимизации, а также разграничении доступа.

Предпосылки к проекту:

1. Документооборот организации велся в бумажном формате с фиксацией данных по каждому документу в едином excel-файле, по которому отслеживался жизненный цикл документа. Отслеживание документа, а также контроль его исполнения был затруднительным.
2. Весь документопоток проходит через одного регистратора, что значительно замедляло процессы в бумажном виде.
3. Отсутствовало единое пространство хранения всех документов организации с возможностью разграничения прав доступа.
4. Отсутствовали инструменты контроля исполнительской дисциплины по подразделениям и по организации.

Помимо острой необходимости у Заказчика было устойчивое желание приобрести и внедрить СЭД. Для удовлетворения всех требований к документообороту была выбрана система Directum RX, которая смогла не только решить все текущие проблемы, но и гарантировать надежность и стабильность работы.

Однако, учитывая отсутствие опыта внедрений корпоративных систем у Заказчика, а также наличие негативного опыта самостоятельного внедрения единых технологий в компании, на этапе инициации проекта присутствовала легкая степень напряженности и скептицизма. Поэтому Заказчик доверил проведение работ надежному и опытному партнеру – «СТАРКОВ Групп».

Цели и задачи внедрения

• Создание основы для перехода Заказчика на полностью электронный документооборот.
• Организация централизованного хранения документации с возможностью гибкого разграничения прав доступа на документы.
• Обеспечение оперативного взаимодействия между подразделениями, отделами и производственными площадками по всей организации.
• Формирование фундамента для многофункциональной корпоративной системы с последующим развитием.

Реализация

В основе реализации проекта лежало пожелание Заказчика: «Система нужна еще вчера». Поэтому основополагающим фактором стал срок внедрения.

Стоит отметить, что до Directum RX организация Заказчика не имела опыта внедрения корпоративных систем, соответственно, понимание процесса внедрения у Заказчика и Исполнителя различалось. Путем совместных договоренностей было принято решение утвердить полностью переработанный стандартный план-график, который учитывал особенности Заказчика, удовлетворял всем ключевым требованиям, но в то же время не нарушал общих технологий. Содержание проекта включало в себя инициацию, настройку системы, обучение и опытно-промышленную эксплуатацию.

Исходя из расчета, систему должны были перевести в промышленную эксплуатацию через 2 месяца после начала внедрения. Старт проекта произошел 25 августа 2022 года.

Факторы успеха

Для достижения поставленных задач в кратчайший срок между Заказчиком и Исполнителем были приняты следующие договоренности:

• Максимально использовать имеющийся функционал коробочной системы без модификаций в рамках проекта внедрения.
• Основной упор во внедрении сделать на обучении. Построить процесс таким образом, чтобы в итоге Заказчик имел надежную команду по поддержке и развитию системы.
• Параллельно с обучением пользователей тренировать администраторов СЭД и участников рабочей группы по нестандартным кейсам.
• Анализ бизнес-процессов Заказчик проводит самостоятельно после внедрения системы и проектирует процессы сам, привлекая, по необходимости, Исполнителя по заявкам.
• Настройку системы проводить исключительно в соответствии с заполненной анкетой с последующей корректировкой администраторами СЭД Заказчика.
• Обеспечить максимально комфортное взаимодействие пользователей в системе.

Для более оперативной работы с Заказчиком и централизации знаний, работ и коммуникаций на проекте, все необходимые роли со стороны Исполнителя, за исключением системного инженера, совмещал опытный руководитель проектов.

Таким образом, основной вектор внедрения был направлен на максимальное погружение Заказчика для последующего самостоятельного анализа им бизнес-процессов и занесения их в систему.

Настройка тестового и продуктивного контуров провели по заполненной Заказчиком анкете. Настройки выполнил Исполнитель и позже Заказчик актуализировал самостоятельно с учетом более подробных знаний системы после обучения.

Обучение

Основной упор в проекте был сделан на обучение для более глубокого погружения сотрудников Заказчика в систему. Программа была составлена индивидуально по согласованию с Заказчиком и утверждена перед началом процесса с учетом возможности обучения дистанционных работников.

Обучение рабочей группы (РГ)

В рабочую группу входили руководители ключевых подразделений организации Заказчика: служба персонала, управление МТО, строительный департамент, служба ПТО, служба ОТиПБ, IT-отдел, а также главный секретарь-делопроизводитель.

В совокупности, участники РГ обучались две недели с подробной проработкой всех возможных действий в системе, как от лица руководителя подразделения, так и от лица сотрудников. Подобный подход позволил дать руководителям отделов комплексное понимание процессов в системе.

Незадолго до начала реализации проекта компания «СМУ-2» переехала в новый офис, ремонтные работы в котором не позволили проводить обучение в очном формате. В связи с этим был утвержден заочный формат взаимодействия: в zoom-конференциях с демонстрацией экрана. На практических занятиях преподаватель от учетной записи администратора системы контролировал выполнение работ обучающимися, что позволило оперативно давать корректировки в удаленном формате. Помимо этого, сотрудники выполняли домашние задания с подробным разбором возникших вопросов на последующих занятиях.

Часть практической программы обучения рабочей группы, имитирующая деятельность руководителей в системе, включала в себя:

• Полный цикл работы с поручениями: начиная от выдачи, переадресации коллегам, запроса на продление срока, заканчивая исполнением поручения с последующей доработкой.
• Полный цикл работы с документами различных документопотоков.
• Контроль собственной исполнительской дисциплины, а также исполнительской дисциплины своего подразделения при помощи отчетов и виджетов.

По итогу обучения рабочей группы руководители подразделений стали понимать специфику своей деятельности в системе, а также деятельность своих подчиненных.

Обучение администраторов СЭД

Аналогичным образом обучались и администраторы СЭД. Но, в отличии от рабочей группы, работа с администраторами велась более углубленная. Погружение во все детали настройки системы с обязательными практическими заданиями и домашними работами потребовало четырех недель обучения. Программа включала в себя не только кейсы, что проходит консультант Directum RX в ходе обучения, но и нестандартные ситуации.

Часть практической программы обучения администраторов СЭД включала в себя:

• Детальное создание собственной организации в системе с распределением ролей сотрудников и соответствующими настройками.
• Корректировку оргструктуры своей организации в связи с нововведениями.
• Настройку ролевой модели по кейсу.

В результате обучения администраторов СЭД были проработаны большинство тонкостей системы.

Параллельно с последующим обучением пользователей рабочая группа и администраторы СЭД приступили к активным тренировкам по имитации реальной деятельности организации в системе.

Обучение пользователей

Обучение пользователей проходило уже в очном формате на территории Заказчика, так как конференц-зал был готов. Сотрудники основных подразделений, которые стали ключевыми пользователями СЭД, обучались в 3 группы по 20 человек. Так как основной вектор внедрения был направлен на погружение в стандартный функционал системы без использования регламентов, в семинары для пользователей также были добавлены практические кейсы для закрепления материала. Обучающиеся были объединены в пары или группы по несколько человек, в зависимости от кейса, и пробовали осуществить действия в системе с параллельным разбором возникающих вопросов.

Итоги обучения

Итогом этапа обучения стали:

• Около 60 уверенных пользователей СЭД, способные проконсультировать остальных сотрудников по любым возникающим вопросам.
• Руководители подразделений, входящие в рабочую группу, получившие необходимые знания и навыки для организации документооборота своего отдела в системе, к чему немедленно приступили после завершения проекта.
• Администраторы СЭД, после прохождения обучения и практики, способные решить большинство возникающих вопросов у пользователей.

Таким образом, была подготовлена полноценная команда по всей организации Заказчика, способная не только успешно эксплуатировать и продвигать систему, но и видеть перспективы ее развития внутри компании.

Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ)

Несмотря на сильную команду Заказчика, проследить за первыми неделями «боевой» эксплуатации системы Исполнитель был обязан. Поэтому на ОПЭ отвели две недели работы всей организации в системе.

За время прохождения опытно-промышленной эксплуатации система показала себя с наилучшей стороны. После подробного обучения пользователи на практике открывали для себя новые применения изученных инструментов, а также их комбинации, которые облегчили деятельность сотрудников в части документооборота. Руководители отделов, благодаря глубокому погружению в систему, достаточно быстро адаптировали деятельность своих подразделений в СЭД, а администраторы с завидной легкостью адаптировали настройки под реальную деятельность организации.

Обучение команды Заказчика прошло настолько эффективно, что в ходе ОПЭ к помощи Исполнителя пришлось прибегнуть всего лишь 2 раза. Остальные же вопросы оперативно отрабатывались специалистами рабочей группы и администраторами.

Итоговый результат

Как и закладывалось в начале проекта, система была переведена в промышленную эксплуатацию (ПЭ) через 2 месяца после начала внедрения – 28 октября 2022 года. Факт перехода в ПЭ был практически незаметен, так как активная работа на продуктивном контуре началась на этапе ОПЭ и не останавливается по сей день. Учитывая, что ОПЭ длилась 2 недели, можно сказать, что по факту систему запустили в работу уже через 1,5 месяца после начала проекта.

За январь 2023 года ключевыми показателями использования системы стали:

Таким образом, путем применения на проекте гибкой адаптации процесса погружения в систему, за 1,5 месяца Заказчик получил минимально необходимый функционал системы для обеспечения работы подразделений и всей организации в СЭД. Доверие, оказанное «СТАРКОВ Групп» полностью оправдано:

• Система Directum RX внедрена в указанный срок.
• Специалисты Заказчика обучены до уровня профессиональной команды.
• Организовано централизованное хранение документации с возможностью разграничения прав доступа на объекты.
• Головной офис, обособленные подразделения и производственные площадки Заказчика оперативно взаимодействуют в единой среде.
• Создана основа для дальнейшего развития единой многофункциональной корпоративной системы.
• Запущен процесс перехода организации Заказчика на полностью электронный документооборот.

Отзыв

Технические детали

ОС: Ubuntu 20.04.4 LTS

СУБД: PostgreSQL 11.17

Версия системы: 4.3.0.0081

Внедренные модули: Делопроизводство, Договоры

Количество лицензий: 75

Дальнейшее развитие

Так как Directum RX стал первой полноценной корпоративной системой у Заказчика, количество пожеланий по модификациям и дополнительным решениям добавляются еженедельно. Все больше отделов стремятся облегчить работу сотрудников при помощи системы. В ходе анализа бизнес-процессов Заказчиком было принято решение часть из них оптимизировать и подстроить под СЭД.

Успешный опыт внедрения, а также постоянно возрастающее желание развивать систему, расположило «СМУ-2» к дальнейшему плодотворному сотрудничеству со «СТАРКОВ Групп». Для этого были определены ближайшие планы развития СЭД:

• конвертировать систему до актуальной версии;
• расширить количество активных пользователей путем приобретения дополнительных лицензий;
• перевести процесс организации и проведения совещаний в СЭД при помощи модуля «Совещания»;
• оптимизировать кадровые процессы при помощи решений HR Pro.

Команда проекта

• Руководитель проекта – Ершов А.Е.
• Системный инженер – Егоров Е.А.