Перенос электронного делопроизводства из Directum 5.х на RX собственными силами

ФГБОУ ВО «Югорский государственный университет» (ЮГУ) — университет классического типа, расположенный в Ханты-Мансийске. Состоит из головного подразделения и 4-х распределенных филиалов. Обучается 10 000 студентов.

Предыстория проекта

СЭД Directum используется в университете с 2017 года.

За это время были оцифрованы процессы и документы:

• служебные записки
• организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, положения и др.)
• учет входящей и исходящей корреспонденции
• учебная деятельность (ведомости, РПД и др.)
• финансовая деятельность (экспертный контроль, реестры платежных документов и др.)
• научная деятельность (экспортный контроль научных статей и др.)
• кадровые процессы (табеля рабочего времени, должностные инструкции)

Была настроена интеграция с учетной системой «Галактика ERP.Управление учебным процессом» и Active Directory. Также были созданы дополнительные утилиты для администрирования системы.

В 2021 году было принято решение о переходе на Directum RX вследствие прекращения поддержки платформы Directum 5.x.

К главным ожиданиям от перехода можно отнести большую гибкость доработки и настройки системы, более широкие возможности администрирования, расширение функционала системы с помощью дополнительных модулей, также учитывалось преимущество удаленной работы в системе без необходимости установки толстого клиента и возможность получения дальнейшей технической поддержки.

Цели и задачи

Целью первого этапа перехода являлся перенос имеющегося функционала в новую систему с учетом необходимых изменений в процессах.

Первостепенными задачами после перехода являлись:

1. Развертывание системы на собственных серверах в защищенной сети и знакомство пользователей с системой.
2. Доработка системы для согласования критичных видов документов и перенос бизнес процессов в новую систему.
3. Реализация интеграции с программными продуктами компании «1С» по аналогии с интеграцией Directum 5.x с «Галактика ERP.Управление учебным процессом».

Используемые решения и ход проекта

Используемые модули Directum RX:

• Делопроизводство – модуль, освоенный в первую очередь, который является костяком всей системы.
• Договоры, Совещания, Мобильное приложение Jazz – планируется внедрять после переноса и оптимизации имеющихся бизнес-процессов.

Изначально была поставлена задача на полный переход всего функционала на новую систему по аналогии с D5.x с сентября 2021 по сентябрь 2022 года, но в план были внесены коррективы, из-за чего начало первого этапа было перенесено на ноябрь 2021, а запуск в промышленную эксплуатацию произведен в июне 2022. Итого на перенос основных процессов потребовалось 8 месяцев.

Этапы:

1. Развертывание сервера в защищенной сети согласно приказу министерства образования.
2. Анализ действующих регламентов и видов документов, рассмотрение возможностей оптимизации.
3. Доработка системы (справ. Сотрудник, отчет Лист согласования, зад. По регламенту и др).
4. Интеграция с 1С в части данных по сотрудникам.
5. Донастройка системы (регламенты, виды документов, индексы, активность пользователей и др.)
6. Обучение пользователей работе с системой.
7. Запуск в промышленную эксплуатацию.

Так как Университет имеет обширный штат сотрудников, обучение прошло по группам в формате презентаций и демонстраций. Также были созданы инструкции по работе с системой, основным процессам, часто задаваемым вопросам. После чего была организована работа на тестовом сервере согласно разработанным инструкциям.

Как изменились процессы

Первоначально отсутствие мастеров действий и переход на обложки усложнил сам процесс переноса функционала, но на данный момент является более быстрым и удобным вариантом работы с системой.

К незначительным техническим трудностям можно отнести некорректную работу в разных браузерах, периодические сбои, которые решились обновление системы на более новую версию.

В ходе анализа системы было принято решение перевести весь имеющий документооборот в полностью электронный вид, что значительно сократило бы время согласования и уменьшило нагрузку с отдела по делопроизводству.

Исключение этапа печати документа и подписи вручную позволило практически в 10 раз сократить время на подпись и регистрацию некоторых типов документов.

Главным камнем преткновения стал вопрос архивного хранения документов. На данный момент в организации отсутствует система для архивного хранения электронных документов, а городской архив не готов предоставить четких требований и регламентов по передаче документов в электронном виде. Поэтому подписание документов длительного хранения (свыше 1 года) по-прежнему происходит на бумаге.

Более тщательный анализ и постепенное внедрение новых технологий, таких как «Долговременный архив», позволит предотвратить повторное подписание документов.

Проектные элементы (развернуть)

Результаты

Результатом проделанной работы является перенос и оптимизация практически всего критичного функционала, имевшегося в D5.x.

На данный момент в системе хранится более 40 тыс. документов и 10 тыс. отработанных задач на согласование по регламенту. В среднем в месяц в системе создаются порядка 4000 документов.

Возможность добавления сторонних библиотек и C# с некоторыми ограничениями расширили варианты доработки системы и облегчили работу разработчику.

Пользователям предоставляется доступ автоматически при создании записи о физическом лице и сотруднике в 1С. Доступ ограничивается при его закрытии в 1С или AD. Синхронизируются параметры должности: сама должность, подразделение и т.п.. Также автоматически определяется руководитель структурного подразделения.

Установка толстого клиента больше не требуется. Теперь каждый пользователь с открытой учетной записью может самостоятельно попасть в Directum RX из любой точки мира с веб-клиентом через VPN. Это позволило ускорить процессы и разгрузить RDP-сервера.

В результате перехода возросла вовлеченность пользователей филиалов в процессы ЭДО, а число пользователей увеличилось с 600 до более чем 1000. Соответственно было также увеличено количество используемых лицензий со 100 до 150. В совокупности с механизмом отслеживания активности и освобождения лицензий, этого количество оказалось достаточно для указанного числа пользователей.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В дальнейших планах

• завершение переноса оставшихся бизнес-процессов из D5,
• более плотная интеграция с 1С (например, информации об отпусках, больничных и командировках, для реализации замещений пользователей) и внутренними системами университета,
• расширение набора автоматизируемых бизнес-процессов,
• приобретение электронного архива для полного перехода на электронный документооборот.

Также планируется внедрение мобильного приложения для руководителей и обычных пользователей, что позволит повысить удобство и ещё больше ускорить процессы согласования. Тестирование уже было проведено, результаты положительны.

Затем начнется более активная работа с модулями Договоры и Совещания. Это оптимизирует соответствующие процессы, например, деятельность контрактной службы.

Возможно потребуется покупка дополнительных лицензий поскольку планируется наращивать число пользователей, активно задействованных в новых бизнес-процессах.

Состав команды проекта

• Санников Дмитрий – аналитик
• Белоногов Владимир – начальник отдела разработки ИС
• Зыбина Сусанна – начальник отдела по делопроизводству
• Архипов Александр – программист-проектировщик ИС