Умная и импортонезависимая: Directum RX на Postgre SQL в ДЗО ПАО "Газпром"

Цели проекта

В 2019 году у компании-заказчика оформилась потребность замены самостоятельно разработанной системы документооборота на базе Oracle. Одним из главных факторов стала необходимость импортозамещения.

Новая ИТ-система определялась в рамках тендерных процедур в соответствии с 223-ФЗ. Выбор был сделан в пользу Directum RX, функциональные возможности которой высоко оценили члены экспертной комиссии.

Основные цели проекта:

• постепенно отойти от бумажного документооборота,
• повысить эффективность работы делопроизводителей,
• усовершенствовать механизм контроля исполнительской дисциплины.

Подрядчиком на проекте выступила компания МайТэк, генеральный партнер Directum.

Решение

Весь жизненный цикл документа, начиная с формирования системе и заканчивая передачей на архивное хранение с последующим уничтожением, реализован в системе Directum RX.

Цифровизация охватила основные бизнес-процессы предприятия:

• работу с входящими, исходящими документами, приказами и распоряжениями, служебными и докладными записками;
• управление доверенностями;
• исполнение и контроль поручений;
• подписание договорных документов;
• организацию совещаний и работу с протоколами;
• управление проектной документацией;
• кадровые перемещения: перенос учетных записей, ролей, списков, задач и прав.

Система развернута на импортонезависимом ПО, включая операционные системы и СУБД.

Особенности проекта

Система помогла повысить исполнительскую дисциплину: исполнение и контроль поручений с учетом подчиненности в соответствии с организационной и функциональной структурой компании; выдача поручений не по подчиненности системой не допускается;

Интеллектуальные механизмы Directum Ario ускорили процесс обработки входящей корреспонденции — с их помощью реализован потоковый ввод 5 типов документов, автоматическая классификация и извлечение реквизитов. Ввод документов возможен с 25 специальных почтовых ящиков в соответствии с организационным объемом проекта.

Специалисты команды внедрения провели миграцию данных из исторической устаревшей системы на базе Oracle и настроили интеграцию с внутренними системами и справочниками:

• с ИУС ПТ (информационно-управляющей системой предприятия для вида деятельности «транспортировка газа и газового конденсата») — содержит данные об оргструктуре (сотрудники, подразделения, должности, контактные лица, персоны), а также информацию о договорах и доп. соглашениях;

• с ОБД НСИ (Отраслевым банком данных документарной и фактографической нормативно-справочной информации) — данные по контрагентам;

• со справочником ОКАТО — данные по регионам, населенным пунктам;

• со справочником БИК — данные по банкам;

• со справочниками «Управление документами проекта» — данные об объектах, необходимых для ведения документов проектов в Directum RX.

Для бесперебойной работы системы организован отказоустойчивый кластер, содержащий 4 сервера приложений Directum RX. Сервисы, необходимые для работы модулей и решений системы, также имеют дублирующие сервера, большинство которых работает в режиме балансировки нагрузки.

Результаты проекта

Система Directum RX помогла провести цифровую трансформацию управленческих процедур компании:

• внедрили современную систему управления документами и бизнес-процессами, отвечающую требованиям импортозамещения и отказоустойчивости;
• создали фундамент для дальнейшей цифровизации документооборота;
• провели ревизию, актуализацию и оптимизацию внутренних процессов рассмотрения, согласования и обработки документов;
• настроили максимально автоматизированное администрирование системы.

В планах компании  — настройка виджетов, конфиденциальное делопроизводство и организация долговременного хранения документов.

Показатели:

• 4500 пользователей    
• 2000 одновременных пользователей    
• 50 000 документов в месяц создается в системе
• 5 типов документов обрабатывает ИИ
• 7 направлений бизнес-задач цифровизировано