Переход в доступную цифровую среду для ПАО «Роствертол»

Описание проекта

Полный переход в доступную цифровую среду входящей документации ПАО «Роствертол» и процессов контроля/исполнения приказов, распоряжений от головной организации холдинга АО "Вертолёты России".

О компании

ПАО «Роствертол» - российская авиастроительная компания и одноимённое авиастроительное предприятие холдинга «Вертолёты России» госкорпорации «Ростех», расположенное в Ростове-на-Дону. Предприятие выполняет полный цикл производства современной вертолетной техники.

Состояние до внедрения

Четвертая промышленная революция, которая разворачивается в данный момент, требует переосмысления принципов организации производства и повышения уровня проникновения технологий. Цифровизация — это уже не вопрос выбора, а задача, которую необходимо решить. Она является главным направлением развития современных промышленных предприятий — на данном этапе развития цифровые технологии охватывают не только производственные процессы, но и проникают во все сферы деятельности, включая управление и планирование.

До внедрения системы Directum RX на ПАО «Роствертол» существовало две системы электронного документооборота:

• В одной системе велись процессы по согласованию и исполнению различной внутренней документации предприятия, а также ставились на контроль организационно-распорядительные документы.
• В другой системе велся процесс согласования и рассылки организационно-распорядительных документов;

Дополнительно с помощью одной из систем был организован обмен письмами с предприятиями Холдинга и вёлся контроль исполнения поручений, приказов и распоряжений от головной организации холдинга АО "Вертолёты России".

Руководством было принято решение, объединить эти системы с помощью системы Directum RX и оптимизировать текущие процессы на предприятии, сократить время на ручную маршрутизацию бумажных документов между территориально удаленными подразделениями.

Цели и задачи проекта

• Перейти на полностью импортозамещенный контур ПО
• Организовать возможность коллективной работы над одним документом
• Сэкономить время на работу с документами
• Повысить исполнительскую дисциплину
• Повысить оперативность и удобство поиска информации
• Оптимизировать бизнес-процессы на предприятии

Используемые решения и подходы

• Контур Directum RX с инсталляцией на полностью импортозамещенный контур ПО: ОС Astra Linux, СУБД Postgres
• Модуль "Делопроизводство"
• Интеллектуальная обработка входящей документации средствами Ario
• API для интеграции с внешними системами

История проекта

Дата старта - 01.07.2022, дата завершения проекта - 31.12.2022, срок выполнения работ в месяцах - 6 мес.

Этапы проекта:

• Этап 1. Установка и настройка системы под Astra Linux
• Этап 2. Интеграция Directum RX с локальной кадровой системой предприятия в части организационно-штатной структуры
• Этап 3. Анализ и настройка процессов Делопроизводства
• Этап 4. Внедрение интеллектуальной обработки входящей документации Ario
• Этап 5. Тестовая эксплуатация процессов Делопроизводства
• Этап 6. Интеграция с одной из систем электронного документооборота для обмена письмами с предприятиями Холдинга и получения организационно-распорядительных документов от головной организации холдинга АО «Вертолёты России»
• Этап 7. Опытно-промышленная эксплуатация системы и реорганизация бизнес-процессов делопроизводства

Установка на импортонезависимые платформы

Установка системы была успешно произведена под ОС Astra Linux с использованием современных средств защиты информации. Настроена СУБД Postgres.

Загрузка организационно-штатной структуры предприятия

Организована интеграция Directum RX с локальной кадровой системой предприятия в части организационно-штатной структуры, что позволило:

• оперативно предоставлять и закрывать доступ сотрудникам в СЭД Directum RX;
• поддерживать в актуальном состоянии информацию о подразделении, должности и подчинении сотрудника

Внедрение интеллектуальной обработки входящей документации Ario

Основной эффект сокращения ручного труда был достигнут за счет реорганизации процесса ввода документов в систему ЭДО настройкой интеллектуальной обработки с помощью сервисов Ario.

В системе было организовано 2 процесса:

1. Процесс «Обработка поступившего документа с электронной почты»
2. Процесс «Обработка документа из файловой системы»

Процессы организованы по аналогичному алгоритму, рассмотрим на примере одного из них. В рамках процессов было организовано сквозное движение электронного документа фактически через 4 системы с минимальным привлечением труда человека по ручному занесению данных.

Описание процесса «Обработка документа с электронной почты»:

1. В почтовый ящик, указанный в настройках модуля, поступают сообщения. Если для почтового ящика настроена фильтрация с помощью правил, тогда письма отправляются в выделенные папки ящика, для которых настроен захват (в противном случае захват осуществляется из папки Входящие).

2. Служба ввода (DCS) забирает поступившие документы из выделенного ящика электронной почты, после этого передает документы утилите DrxUtil.

3. Утилита DrxUtil вызывает сервисы интеллектуальной обработки документов Directum Ario и передает им полученные документы.

4. Сервисы Directum Ario обрабатывают полученные документы:

• распознают текст документов;
• классифицируют документы по типам;
• извлекают факты из текста документов.

5. После этого сервер приложений:

• создает документы в Directum RX, добавляет в них содержимое и заполняет их карточки фактами, извлеченными из текста;
• формирует задание на проверку документов для ответственного сотрудника.

Интеграция с СЭД Холдинга

Далее была выполнена интеграция с системой электронного документооборота обмена письмами с предприятиями Холдинга и получения организационно-распорядительных документов от головной организации холдинга АО «Вертолёты России»

В рамках проекта была проведена масштабная реорганизация процесса исполнения входящих приказов и распоряжений от головной организации холдинга АО "Вертолёты России".

На базе Directum RX был разработан функционал, позволяющий в автоматическом режиме принимать и вести контроль исполнения входящих приказов и распоряжений от головной организации Холдинга.

Также был разработан функционал, позволяющий осуществлять контроль регистрации и получения исходящих документов от ПАО "Роствертол" на стороне внешних контрагентов, входящих в контур электронного взаимодействия предприятий холдинга АО "Вертолёты России". Вплоть до обработки случаев отказа в регистрации с получением причины.

Описание процесса получения/отправки документов в рамках интеграции с системой электронного документооборота холдинга АО «Вертолёты России» (далее – СЭД Холдинга)

Входящие документы

Процесс работы с входящими документами из СЭД Холдинга был организован следующим образом:

1. Формирование задания на обработку входящего
2. Обработка входящих
3. Отправка входящих на рассмотрение
4. Отметка о выполнении задания

Передача данных в СЭД Directum инициируется в момент получения и успешного создания документа в локальной СЭД предприятия от СЭД Холдинга.

После успешной передачи данных в СЭД Directum формируется задание на обработку пакета входящих документов, содержащее карточку ведущего документа с заполненными полями аналогично локальной СЭД предприятия и карточки дополнительных документов, вложенных в соответствующее входящее.

После проведенной проверки, в случае корректной передачи документов и достаточности данных ответственный сотрудник:

1. регистрирует ведущий документ. Регистрационные данные передаются обратно в локальный СЭД предприятия, а далее в СЭД Холдинга.
2. отправляет документы на рассмотрение, по регламенту или на свободное согласование.

В случае недостаточности данных – сотрудник нажимает кнопку «Отказать в регистрации», в диалоговом окне указывает комментарий (причину отказа) и нажимает кнопку «Отправить», после чего информация об отказе в регистрации с комментарием передается в карточку документа в СЭД Холдинга. При этом задание на обработку документов в СЭД Directum прекращается автоматически.

Исходящие документы

Исходящий документ отправляется в СЭД Холдинга из карточки документа по нажатию кнопки «Отправить» на Ленте действий, выбрав вариант «Отправить в другую систему».

При выборе данного варианта отправка документа происходит через диалоговое окно с набором уже предзаполненных из карточки основного документа большинства полей.

Дополнительно после отправки документа и по мере обработки его Контрагентом, на стороне Directum реализована возможность получения двух статусов:

• «Отказано в регистрации» с комментарием
• «Зарегистрирован» по которому будет возвращаться рег. номер и дата от контрагента.

Факторы успеха при внедрении

Возможности системы, которые были наиболее востребованы и повлияли на повышение исполнительской дисциплины, ускорение взаимодействия:

Автоматическая отправка документов в работу

• Быстро отправить документ в работу можно прямо из его карточки. Список доступных действий для отправки зависит от документа.
• Документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, отправляются задачей на согласование по регламенту.
• Входящие документы, по которым необходимо вынести резолюцию, отправляются на рассмотрение руководителю.
• Утвержденные приказы или распоряжения отправляются сотрудникам на ознакомление.

Мониторинг работ по документам и их исполнители

• Система предоставляет возможность вести аналитику работы подчиненных подразделений с помощью набора виджетов руководителя, а также формировать ряд отчётов по исполнительской дисциплине.
• Если документ отправлен на согласование, то в его карточке отображается, кто из сотрудников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс и на сколько дней. Также в карточке документа отображаются основные этапы работы.

Результаты

Система Directum RX повысила эффективность обработки документов и скорость взаимодействия ПАО «Роствертол».

• Исключены ручной ввод и регистрация электронных писем в системе;
• Настроена интеллектуальный обработка с помощью сервисов Ario;
• Реализована синхронизация организационно-штатной структуры предприятия из кадровой ИС предприятия.

Показатели

• 2000 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• 20 топ-менеджеров используют систему
• Более 20 000 документов в месяц запускаются в системе
• на 20% в среднем ускорились процессы обработки документов

После успешной промышленной эксплуатации ПАО "Роствертол" уже сейчас самостоятельно ведет работы по внедрению дополнительных модулей Directum:

• Модуль Совещание: Удобная организация деловых встреч и заседаний, формирование повестки, ведение протоколов. Автоматическая рассылка поручений по принятым решениям.
• Модуль Договоры: Подготовка договоров по шаблонам нашего предприятия, согласование по заданным регламентам, подписание ЭП, отправка контрагентам, контроль возврата от контрагентов. Интеграция с учетной системой предприятия в части финансовой и закупочной деятельности.
• Модуль Финансовый архив: Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, быстрый поиск документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

О команде проекта

От ПАО Роствертол:

Руководитель проекта:

• Немченко Светлана – ведущий специалист отдела развития информационных систем

Рабочая группа:

• Абакумов Алексей – начальник отдела разработки программного обеспечения
• Киреев Михаил - начальник отдела системного администрирования
• Домбровская Наталья – начальник отдела канцелярии

От компании SoftLine

• Аужина Инна – руководитель проекта
• Зайцев Никита – консультант-аналитик
• Романов Иван – архитектор