Цифровые процессы финансового блока крупного холдинга

Бизнес-контекст

До начала проекта у заказчика 2000 сотрудников использовали СЭД «Дело». Текущая работа в ней устраивала, но у пользователей и руководства появлялись новые пожелания. Одной из задач было налаживание интеграции между: 1С:Управление холдингом, 1С:ЗУП, СЭД «Дело» и ИСУ «Парус». А любая доработка из-за закрытости СЭД выливалась в сложности, длительные задержки и т.д.. Даже на создание нового отчета уходило 3-4 месяца. Не было развернутых возможностей самостоятельно дорабатывать систему.

В рамках стратегии ИТ-развития, чтобы в будущем легко подстраиваться под меняющиеся внешние условия, было принято решение о внедрении новой гибкой СЭД. Руководство и ИТ-служба пришли к необходимости перехода на систему нового уровня, которая дала бы перспективы развития, новые возможности, простоту адаптации. В результате была выбрана интеллектуальная система Directum RX.

Цели и задачи проекта

Бизнес-заказчиком проекта стал финансовый директор. Кроме того, одним из стейкхолдеров стал главный бухгалтер. Ключевой задачей была интеграция Directum RX с 1С:УХ и 1С:ЗУП. И далее с перспективным выходом на налоговый мониторинг в 2023 году.

Используемые решения и подходы

Сейчас у заказчика используются следующие модули и компоненты:

• Делопроизводство;
• Договоры;
• Финансовый архив;
• среда разработки;
• интеграция со СБИС и 1С;
• мобильное приложение Solo для руководства.

История и ход проекта

До старта проекта удалось изучить схемы бизнес-процессов, взаимодействие внутри систем и между ними. Когда началась работа над внедрением, было уже известно, как следует выстроить бизнес-процессы и адаптировать систему. Проект был завершен в срок — 30.12.2022. В 2023 году выполнялись только небольшие доработки. Во время еженедельных встреч функциональные заказчики высказывают пожелания, делиться впечатлениями. При необходимости вносятся изменения в информационную систему.

Изначально планировали внедрять Directum RX на платформе Windows, но уже по ходу проекта вышел общий приказ об отказе от импортных систем. Поэтому было оперативно принято решение сразу проводить внедрение на импортонезависимой платформе Linux — что Directum RX позволял сделать без существенных задержек и проблем на проекте. Фактически только администраторам пришлось адаптироваться к работе на новой платформе.

Важный этап проекта — обучение пользователей. Для этого был выпущен приказ с подробным описанием системы и инструкциями по работе с ней. Были проведены массовые вебинары для пользователей, а заместителей руководителя индивидуально обучали работе в системе.

Проектные решения и изменения процессов

В системе «Дело» фактически не было регламентированных процессов. После проставления визы «согласен» или «не согласен» сотрудники могли незаметно для коллег изменить решение. В Directum RX изменить визу можно только уведомив коллег об этом коллег. Придется заново запускать процесс согласования.

После внедрения Directum RX регламенты согласования стали более четкими и прозрачными. Выстроены стандартные цепочки для различных типов документов. Заданный порядок согласования помогает соблюдать система, документ нельзя изменять после его одобрения уполномоченным сотрудником. При отправке документа на согласование не нужно тратить время на выбор согласующих. Достаточно определить тип документа, и он точно будет отправлен тому человеку, который должен его заверить.

Таким образом, выстроены единые понятные правила согласования платежей и договоров. Это повысило внутреннюю финансовую дисциплину. Руководству удобно контролировать процессы. В Directum RX работают все заместители генерального директора. Теперь вся договорная и закупочная деятельность идет в единой системе. Увеличилась скорость согласования, например, событий на оплату.

Благодаря Directum RX удалось отказаться от ИСУ «Парус». В новой системе реализован оперативный реестр платежей. Для заказчика с нуля разработали модули «Закупки» и «События на оплату». Взаимодействие с контрагентами построено через СБИС. При интеграции были учтены все требования безопасности.

С помощью Directum RX выстроены сквозные цифровые процессы по финансовым документам: от инициации события на оплату, согласования договорных и платежных документов, синхронизации с бухгалтерскими системами, до обмена электронными документами с контрагентами с сохранением всех документов, в том числе закрывающих, в едином электронном архиве.

Трудности и успехи

В карточке документа в 1С:УХ был очень большой набор полей — примерно 100–150. Было решено сократить до 30, чтобы снизить число ошибок. Но пользователям стало сложнее ориентироваться в документах и согласовывать их. Это выяснилось на опытно-промышленной эксплуатации. Впоследствии были добавлены необходимые поля. С учетом более удобного интерфейса Directum RX теперь работать с системой легко, информации достаточно и не избыточно.

Работа с регламентами и более жестким процессом согласования вызвала сопротивление сотрудников. Их привычные алгоритмы работы были нарушены. Но со временем люди привыкли и оценили преимущества согласования в Directum RX. Теперь оно занимает намного меньше времени, чем раньше.

С начала марта проводятся обучающие вебинары для сотрудников. К трансляции подключается примерно 500 человек. Во время вебинаров специалисты рассказывают о новинках и доработках системы, выполненных за прошедшую неделю, отвечают на вопросы пользователей. В первое время на это уходило много времени, но сейчас люди привыкли к новой системе, вопросов и трудностей стало намного меньше.

Результаты

Лидерство и инновационность

Крупнейшая энергетическая компания региона должна работать бесперебойно, а значит, ей нужна надежная и гибкая система для управления бизнес-процессами. Информационная система должна давать преимущества бизнесу в эффективных процессах и адаптироваться к изменяющимся условиям работы. Именно это обеспечило внедрение Directum RX.

Благодаря строгим регламентам согласования документов бизнес-процессы прозрачны и понятны, их легко контролировать и управлять ими. Оптимизация рутинной работы помогла работникам сосредоточиться на выполнении своих обязанностей.

Цифровизация коснулась сотрудников бухгалтерии, юридической службы, финансовой службы. Это все подразделения, которые задействованы в согласовании договоров.

Показатели эффективности

• в системе работает 1800 человек.
• планируется расширение примерно до 3000 пользователей.
• 1000 договоров согласуется в системе ежемесячно
• 3000 оплат согласовано в системе с начала внедрения

Планы по развитию

Всего в компании более 5000 сотрудников. Сейчас в системе Directum RX работает 1800 человек. В 2023 году планируется перенести в Directum RX делопроизводство и полностью отказаться от СЭД «Дело». Все сотрудники будут работать в единой системе, количество пользователей возрастет до 3000 человек.

В ближайшее время 9 заместителей Генерального директора начнут пользоваться приложением Solo. Сейчас выполняется настройка и адаптация Directum RX к особенностям работы у заказчика.

Команда проекта

Рабочая группа от заказчика

От заказчика внедрением занималось дочерняя ИТ-компания. Из числа ее сотрудников был выделен руководитель проекта, который взаимодействовал с рабочей группой головного заказчика.

Руководитель проекта инициировала и контролировала доработки регламентов согласования и организовывала исследование рабочих процессов. К моменту начала проекта сотрудники заказчика подготовили все необходимые схемы работы. Благодаря этому МайТэк легко проанализировал работу предприятия. Благодаря активному взаимодействию удалось быстро стартовать и завершить проект в срок. 

Состав команды от МайТэк

• руководитель проекта — Фазылзянов Айрат Илшатович, бизнес-аналитик;
• куратор проекта — Тарасова Ия Викторовна;
• эксперт в методологической области - Новиков Алексей Анатольевич, руководитель проектного офиса;
• аналитик — Антонова Анастасия Андреевна, бизнес-аналитик;
• разработчики — Саляхов Рим Валимович, Андарзянов Ильдар Фаилович, Зянтереков Данила Андреевич, Джурабаев Адахамжон Баходырович;
• системный администратор — Ибрагимов Руслан Тагирович, разработчик.
• Эксперт в предметной области – Юсупова Анастасия Альбертовна.

Об авторе заявки

На проекте мне была выделена роль Руководитель проекта от Исполнителя. Сам проект был интересным и запомнился большим количеством разных кейсов, связанных с проектированием и разработкой новых модулей, таких как События на оплату и Закупки. Все участники проекта "прокачали" свои навыки в аналитике, проектировании, разработке. Помимо этого, много нового опыта принес процесс настройки и отлаживания интеграции с несколькими системами.