Предпосылки, задачи и цели

В компании используется сложная матрица согласования кадровых документов, список согласующих варьируется зависимости от вида документа, подразделения сотрудника, включенного в приказ, подписанта. При этом порядок обработки разных видов документов может быть одинаковым.

Стандартной функциональности системы в этом случае недостаточно. Перед исполнителями стояла задача реализации выбора согласующих по матрице в рамках одного регламента.

Требовалось обеспечить настройку вычисления исполнителей роли согласования в зависимости от параметров документа и этапа согласования.

Описание и возможности решения

Для достижения цели был спроектирован механизм вычисления согласующих, опирающийся на разработанные:

• Справочник «Настройки вычисления исполнителей ролей согласования»,
• Роль согласования «Согласующий кадровых документов».

Справочник «Настройка исполнителей вычисляемых ролей согласования».

Основная задача справочника: обеспечить возможность вычисления исполнителей роли в разрезе этапа правила согласования в соответствии с критериями.

Каждая запись справочника хранит набор данных:

• Тип документа
• Вид документа
• Подписант (роль)
• Подразделение инициатора
• Подразделение сотрудника, указанного в документе
• Группа документов
• Табличная часть с составом участников согласования (Функциональные роли) с привязкой к стандартному справочнику этапов правил согласования

Опираясь на эти данные система может вычислить, кто и на каком этапе будет определен исполнителем роли «Согласующий кадровых документов».

Правило согласования настраивается стандартным способом.

Пример:

Схема Правила согласования

Этап согласования

Пример бизнес-кейса

Приказ о приеме на работу

Если Подписант Генеральный директор и сотрудник, по которому создается приказ, относится к производственному подразделению, то

• Согласующие 1-го этапа: Директор производственного подразделения, Начальник Отдела движения персонала (ОДП)
• Согласующие 2-го этапа: Директор по персоналу и коммуникациям

Если подписант Директор производственного подразделения и сотрудник, по которому создается приказ, относится к производственному подразделению, то

• Согласующие 1-го этапа: Заместитель Директора производственного подразделения
• Согласующие 2-го этапа: Начальник отдела движения персонала (ОДП)

Для настройки регламента согласования состав согласующих вычисляется в зависимости от подписанта. При этом Правило согласования используется одно и 2 этапа для согласующих с одинаковой ролью согласования – Согласующий кадровых документов.

Результаты

1. Простая настройка правила согласования.
2. Упрощается сопровождение, т.к. правила согласования не содержат большое количество условий, все вычисления в роли согласования и настройках справочника.
3. При внесении изменений в бизнес требования, потребуется внести изменение в вычисление Роли согласования. При этом Тип задачи и этапы регламента не затрагиваются.

Показатели эффективности

• Сокращение трудозатрат при внедрении и сопровождении системы
• Гибкость и быстрота настройки бизнес-правил

Перспективы развития решения

Использовать данный подход можно для настройки согласования любых групп документов.

Состав команды проекта

• Руководитель проекта: Стецук Наталья
• Разработчик: Ямаев Фанис
• Аналитики: Мезенцева Юлия, Окунева Ольга, Щукин Марат