Новое поколение системы для ускорения цифровизации в проектном институте

Бизнес-контекст

Компания-заказчик — проектный институт одной из крупнейших нефтедобывающих компаний.

В Проектном институте с 2018 года используется система Directum 5.х для юридически значимого документооборота. Система плотно охватила внутренние бизнес-процессы, в том числе делопроизводство, работу с договорами, закупками и служебными записками. Руководители использовали мобильные приложения Solo и Jazz для согласования и работы с Поручениями.

Развернут центр сертификации, у всех сотрудников есть соглашение с организацией на ЭДО, введены внутренние регламентирующие ЛНА. Сотрудники используют свою электронную подпись для заверения внутренних документов. Внешние документы подписываются УКЭП.

В 2022-м году было принято решение о переходе на новое поколение системы Directum RX. Важной причиной перехода на новую версию стали потребности в цифровизации кадровых процессов, а также потребность в цифровизации межсистемных процессов.

Цели и задачи проекта

Цифровизация кадровых процессов

Организация стремится к максимальному переводу в систему Directum всех внутренних процессов, которые можно оцифровать. Ранее кадровые документы попадали под ограничения законодательства. Теперь ограничения сняты, и поставлена задача перевести все взаимодействие сотрудников в электронный вид.

Для этого есть несколько причин: политика Компании по цифровизации процессов, повышение удобства для пользователей, ситуация на рынке с печатной техникой и расходными материалами для печати.  Кроме того, важным фактором является географическая распределенность организации. Перевод процессов в электронный вид существенно ускоряет и удешевляет их, поскольку отправка документов в другой офис, получение подписей, возврат документов занимают от нескольких часов до нескольких дней. Перевод в электронный вид позволяет провести операции в течение часа и исключить логистические затраты.

Новое поколение системы — ускорение цифровизации

При внедрении Directum 5 специалистами института было выполнено значительное количество собственных доработок для адаптации к процессам организации. Несмотря на это требовалось дальнейшее развитие системы. Из-за большого количества доработок обновление версий было трудоемким. Кроме того, поколение Directum 5.х снимается с поддержки. Новое же поколение Directum RX имеет много решений, доступных в «коробочном» варианте, современный интерфейс и другие возможности. Поэтому было принято решение о переходе на Directum RX.

Особенности кейса

• В Directum 5 реализованы блоки: Делопроизводство, Договоры, Закупки, Кадры.
• Настроено 225 процессов (типовых маршрутов/регламентов);
• Большое количество доработок на базе Directum 5;
• Требовалось сохранить специфику действующих бизнес-процессов;
• Имеется собственный центр выдачи сертификатов электронной подписи;

Задача: перейти на новое поколение системы Directum RX, упросить обновление, а главное получить новые возможности развития цифровизации.

Используемые решения и подходы

Продукты и решения ООО «ДИРЕКТУМ»:

• Платформа Directum RX 4.4 на ОС Windows;
• Модуль «Делопроизводство»;
• Модуль «Договоры»;
• Мобильное решение «Jazz», «Solo».

Дополнительные разработки:

• Работа с шаблонами EXCEL (автозаполнение);
• Модуль работы с константами;
• «Тихая» регистрация/подписание и обновление полей в документе.

Описание проекта

История проекта

Проект был выполнен в заданные сроки - с 24.10.2022 по 13.01.2023 г. (2,5 месяца). С ноября 2022 года специалисты института приступили к подготовке конфигурации, а с января 2023 года работники Общества уже начали работать в Directum RX.

Этапы проекта:

1. Обучение команды Заказчика (идеология, администрирование, программирование в Directum RX);
2. Предпроектное обследование (3 недели):
   • Исполнитель: предварительное обследование системы DIRECTUM 5, разработка и утверждение проектного решения.
   • Заказчик: Разработка детального плана перехода. Развертывание Directum RX версии 4.4.
3. Запуск базового функционала (1 месяц):
   • Исполнитель: последовательная программная реализация базовых технических решений (по проектному решению), передача Заказчику.

3. • Заказчик: консультирование специалистов Исполнителя по специфике автоматизированных бизнес-процессов в системе Directum 5, тестирование и установка переданных технических решений, настройка продуктивной базы Directum RX 4.4 (виды документов, правила согласования, шаблоны документов, типы карточек, журналы регистраций и прочее), разработка механизма и перегрузка справочников из Directum 5 в Directum RX. Настройка резервного копирования системы.
4. Реализация и запуск дополнительной функциональности (1 месяц)
   • Исполнитель: реализация технического решения для автоматизируемых бизнес-процессов, не включённых в основное проектное решение.
   • Заказчик: тестирование полученных технических решений, настройка продуктивной базы Directum RX. Разработка и запуск интеграций с внутренними информационными системами. Реализация других технических решений, не переданных Исполнителю. Разработка инструкций для пользователей. Обучение пользователей.

Сложности и как их преодолевали

Основная сложность — большой объём автоматизируемых процессов (200+), которые необходимо реализовать в сжатые проектные сроки (2,5 месяца с даты начала проекта).

Экспресс-обследование системы позволило определить ключевые требования к доработке базового функционала Directum RX, спроектировать общую архитектуру будущей системы.

Детальный план работ, разработанный Заказчиком, позволил четко спланировать последовательность, сроки проекта и распределить работы между командами.

Необходимость максимально сохранить наработки, показавшие свою эффективность в предыдущей системе, потребовала провести много доработок в новой системе. Предложенные решения позволили оптимизировать разработку, унифицировать процессы и упростить внедрение.

Переход произошел достаточно быстро – в запланированные 2,5 месяца. Для этого было выполнено много подготовительной работы. Четко распланировали, кто чем занимается и в какие сроки. Провели обучение для команды внедрения. Были проанализированы все реализованные бизнес-процессы в Directum 5.  Часть процессов оказались неактуальными, часть процессов были изменены. Были подготовлены и отработаны новые маршруты с владельцами бизнес-процессов, в которых зафиксировали обязательных согласующих и параметры маршрутов. Часть маршрутов были объединены.

Был реализован принцип «выталкивающих» процессов. Все пользователи (коллектив) были уведомлены о планируемом переходе на новую систему. На все компьютеры добавили ярлыки для доступа в тестовую систему для того чтобы сотрудники могли посмотреть и попробовать, оценит функционал системы и сформулировать вопросы о работе с ней. Были подготовлены подробные инструкции для работы пользователей, которые учитывали доработки. Провели обучение ключевых пользователей, в том числе руководителей высшего звена. Была получена обратная связь, которая помогла выявить необходимые дополнительные настройки и вовремя их реализовать. Все выявленные неточности были быстро скорректированы. В результате переход прошел плавно и безболезненно для всех пользователей предприятия.

Все преимущества, с учетом доработок, системы Directum 5, старались сохранить, поэтому где это было рационально, функционал старались перенести в Directum RX. Все процессы тестировали вместе с владельцами процессов. В результате система получила хорошие отзывы от работников предприятия.

Наиболее положительные отзывы были получены об автоматическом выборе в системе согласующих, подписантов, адресатов и маршрутов при направлении на согласование служебных записок и иных документов.

Решения

Примеры автоматизированных процессов

Одним из примеров для цифровизации процессов была подготовка авансовых отчетов. Часть сотрудников организации работают вахтовым методом. При нахождении вдали от офиса возникали сложности при формировании и сдаче отчетов о затратах, например, за билеты или оплату жилья. Приходилось пересылать фотографии чеков сотрудникам, находящимся в офисе, и ждать, пока они занесут информацию в учетную систему. Если документы возвращались, приходилось удаленно исправлять все недоработки. Это занимало до нескольких недель и вело к нарушению сроков передачи авансовых отчетов.

Совместно с финансово-экономической службой проработан маршрут и реализован в системе. Теперь можно воспользоваться им удаленно. Разработанный маршрут затрагивает все согласующие службы и подотчетное лицо. Сотрудник подписывает отчёт электронной подписью с помощью мобильного приложения. При необходимости можно дополнить информацию, направить дополнительные документы. Единая бухгалтерия работает на аутсорсинге, она также подключена к системе электронного документооборота.  Этот механизм был перенесен из Directum 5 в Directum RX и немного оптимизирован.

В кадровом делопроизводстве реализован, например, бизнес-процесс приема сотрудников. Ранее процесс состоял из нескольких последовательно запускаемых документов: служебная записка на подготовку документов на кандидата, согласование со службой безопасности, служебная записка на прием сотрудников, формирование приказа о приеме, заявка на подготовку рабочего места, заявка на пропуск. Сейчас процесс оптимизирован и выстроен в виде единого «прозрачного» маршрута.  придется Отслеживание согласования для запуска следующего документа, ручная загрузка документов, повторные согласования служб больше не требуются.

Благодаря Directum RX оптимизирован процесс согласования уведомления об отпуске. В Directum 5 эта функция была автоматизирована частично. Ранее сотрудник должен был сам загружать уведомление в систему и отправлять. А в Directum RX сотрудник получает напоминание об отпуске за 3 недели до его начала и сразу может выполнить одно из двух действий: перенести отпуск или сформировать и направить уведомление. Далее уведомление отправляется по маршруту на подписание и кадровую службу.

Также автоматизированы многие другие процессы для различных служб: управления закупками, сектора экономической безопасности, ПБОТОС, финансово-экономическая служба и т.д.

Программные решения

Динамическая настройка маршрутов

Добавлена возможность настройки сложных маршрутов администратором системы без программирования.

Сложные динамические настройки блоков правил согласования, за счёт унификации, позволили сократить количество правил согласования в Directum RX.

Разработка модуля констант позволила вести полноценный реестр автоматически обновляемых элементов управления содержимым для динамического формирования текста документов (как на клиентском, так и на серверном уровнях).

В результате добавленная функциональность позволила вывести управление доработками в пользовательские настройки. Они доступны для администратора системы и не требуют программирования - реализован принцип no-code.

Работа с Excel-шаблонами

Реализована полноценная возможность работать с Excel-шаблонами документов. В базовой функциональности Directum RX не реализован вывод текста в шаблоны таблиц с динамическим обновлением. Для этого был разработан и внедрён модуль по работе с Excel на базе OpenXML.

Результаты

Максимально сохранены и реализованы действующие до этого функциональные возможности системы, а также добавлен новый функционал. Компания перешла на работу в новой системе, закончился период адаптации пользователей. Все сотрудники организации перешли на работу в Directum RX.

Существенно уменьшилось количество операций, которые выполняли сотрудники в Directum 5 при работе с документами (подготовка, отправка по регламентам, исполнение).

Сотрудникам, редко пользующимся СЭД, теперь не требуется вспоминать, спрашивать и потом выбирать в системе по какому маршруту отправлять, с каким списком лиц согласовывать и подписывать запускаемые на согласование документы.

Увеличилась базовая функциональность системы, по сравнения с предыдущей версией. Благодаря Low-code-разработке удалось в короткие сроки выполнить все необходимые доработки.

За счет измененных внутренних механизмов и системы хранения документов Directum RX относительно Directum 5, заметно увеличилась скорость работы системы.

Показатели эффективности

• Более 500 пользователей охвачены автоматизацией по проекту;
• 10 топ-менеджеров и удаленные сотрудники работают в системе с мобильных приложений Jazz или Solo;
• 225 автоматизированных и объединённых регламентов с динамическими условиями;
• Сокращение времени и трудозатрат сотрудников по наполнению карточки документа на 40%, т.к. все заполняет система.

Планы по развитию проекта

Вовлечение сотрудников в цифровые процессы.

В будущем планируется продолжать переводить бизнес-процессы и взаимодействие между сотрудниками в электронный вид.

На 2023 год запланированы работы по развитию функциональности системы, в первую очередь внесем изменения, необходимые для повышения комфорта работы пользователей. Помимо этого, переведем не менее 90% всех кадровых документов в СЭД.

Из-за специфики организации, разработаем собственный модуль для архива и работы с финансовыми документами. Запустим модуль «Долговременный архив». Обсуждается возможность тиражирования реализованного решения.

Импортонезависимость.

Изначально был план развернуть Directum RX на платформе Linux. Работу нашей информационной системы на такой платформе мы успешно протестировали. Выявили особенности и небольшие трудности, определили пути их решения. Но из-за сжатых сроков реализации основного проекта решили перенести переход на эти платформы на следующий этап. Мы понимаем, что у нас есть готовность к миграции и ее можно выполнить в сжатые сроки.

Интеграция с учетными системами

С начала прошлого года обработкой входящей первичной документации занимается робот на базе RPA. Настроено OCR-распознавание, робот структурирует входящие, распределяет по пакетам и загружает в несколько учетных систем. Робот формирует задачи для сотрудников. Сейчас планируем перевести обработку первичной документации в Directum RX, использовать модуль интеграции с Диадок в части согласования и подписания входящих и исходящих документов.

Есть задачи на будущее по интеграции с различными учетными системами, в том числе кадровыми для чего возможно тоже будут применяться RPA-технологии либо плотная интеграция с Directum RX.

О команде проекта

В организации в целом подходы к цифровизации находятся на высоком уровне зрелости. Каждым направлением, продуктом, занимается команда, которая работает по технологии Scrum. Команда обязательно включает продукт-менеджера, бизнес-аналитика, программиста(ов). В таком же формате ведется работа и по цифровизации бизнес-процессов в Directum RX.

Многие сотрудники, используя личный опыт работы в системе и высокий уровень владения своими бизнес-процессами, высказывают пожелания по развитию и внедрению новшеств. Команда проекта опирается на таких пользователей, которые детально знают внутренние процессы. В результате такого подхода и сбора обратной связи от владельцев бизнес-процессов получилась слаженная команда на этапе внедрения системы.

Команда Directum RX заложила в систему механизмы, позволяющие оперативно выполнять доработки с минимальным программированием. Команда может настраивать процессы, используя подход no-code/low-code. Это дало возможность значительно ускорить процесс цифровизации новых процессов. Цель на перспективу – объединять процессы в цепочки, делать сквозными, чтобы они не прерывались ручными операциями.

Команда проекта со стороны Заказчика:

• Руководитель проекта (общая организация работ по проекту);
• Главный консультант-аналитик (разработка детального плана проекта, тестирование и проверка полученных технических решений, анализ требований / разработка и постановка задач / контроль сроков проекта, настройка продуктивной базы Directum RX 4.4, сравнение с решениями в системе Directum 5);
• Программист-разработчик (тестирование и проверка полученных технических решений, разработка вспомогательных программных решений, разработка механизмов наполнения первичных справочников, разработка механизмов интеграции с внутренними системами);
• Ведущий разработчик по системе DIRECTUM 5 (консультирование по текущей реализованной специфике автоматизации бизнес-процессов в системе DIRECTUM 5).
• Специалисты по направлениям деятельности (консультирование по бизнес-процессам)

Команда проекта со стороны Исполнителя:

• Руководитель проекта (общая организация работ по проекту / архитектор системы / эксперт-аналитик);
• Ведущий консультант-аналитик (анализ требований / разработка и постановка задач разработчикам / контроль сроков разработки и тестирование готовых программных решений);
• Эксперт-разработчик (реализация ключевых программных решений);
• Ведущий разработчик (реализация вспомогательных программных решений);
• Консультант-аналитик (тестирование готовых программных решений).