Академический подход к бизнес-процессам и долговременному хранению документов в цифре

Бизнес-контекст

Новосибирский государственный университет экономики и управления (ФГБОУ ВО «НГУЭУ») -- крупнейший в Западной Сибири учебно-научный комплекс. В структуре 4 факультета: факультет государственного сектора, юридический факультет, факультет базовой подготовки и факультет экономики и предпринимательства.

НГУЭУ входит в ТОП-3 университета России, реализующих образовательные программы по предпринимательству, а также в ТОП-100 лучших российских вузов по версии Forbes. В университете обучается более 12 000 студентов.

До цифровизации большинство документов компании хранились в бумажном формате и подписывались вручную. Как следствие, возникали трудности с высокими затратами сотрудников на согласование одного документа между всеми необходимыми отделами. Дополнительные трудности возникали из-за медленной работы предыдущей системы электронного документооборота, которая не могла угнаться за стремительно развивающимся университетом.

НГУЭУ нуждался в более функциональной и высокотехнологичной системе, которая позволит в перспективе перевести в цифровой вид все процессы ВУЗа. Также в университете остро встал вопрос по долговременному хранению документов в электронном формате в соответствии с современными требованиями законодательства.

Цели и задачи проекта

В итоге пришли к необходимости цифровизировать внутренние бизнес-процессы вуза, определить электронную подпись основной формой подписания документов. Для этого руководством университета было приняло решение организовать единое информационное пространство для хранения и обмена документами на базе системы Directum RX.

От внедрения Directum RX университет ожидал решения следующих задач:

• быстрый и удобный доступ сотрудников к информации университета;
• единое структурированное хранение документов (с метками времени и высокой надежностью хранения);
• обеспечение сохранности и поддержки юридической значимости документов;
• одновременную работу 150 сотрудников.

Используемые решения и подходы

• Directum RX 4.4, модуль Делопроизводство, модуль Долговременный архив, служба ввода документов DCS для автоматизации работы "приемной Ректора".

История проекта

Внедрение прошло за 3,5 месяца: с 7 сентября по 16 декабря 2022 г..

Внедрение Directum RX в Новосибирский государственный университет проходило в 2 основных этапа: автоматизация процессов делопроизводства и автоматизация процессов ведения Долговременного архива. Нашей целью было обеспечить весь процесс жизнедеятельности документа: от создания, до передачи его в архив с помощью системы Directum.

Этап перехода делопроизводственных процессов НГУЭУ в систему Directum RX начался с проведения GAP-анализа по выбранным совместно с заказчиком 6 процессам. В результате жарких и долгих дебатов был сформирован диагностический отчет, содержащий все точки разрыва, которые вылились в конечном итоге в уточненное техническое задание по внедрению модуля Делопроизводства в университет.  На следующем этапе был проведен удаленный курс для прикладных администраторов системы (ответственных за консультирование). Результат - 4 обученных прикладных администратора.

Этап автоматизации процессов долговременного хранения документов происходил по аналогичной схеме. Обучение, GAP-анализ, проектное решение на основе GAP-анализа, затем настройка и опытно-промышленная эксплуатация.

Особенности организации процессов

Делопроизводство

Особое внимание было уделено работе сотрудников отдела Делопроизводства.

Прием обращений через электронную приемную. В университете любой желающий может обратиться в электронную приемную ректора, заполнив соответствующую анкету на сайте вуза. Анкета обрабатывается и попадает на электронный почтовый ящик ректора. После этого сотруднику отдела делопроизводства необходимо было вручную заносить информацию вручную в имеющуюся СЭД. Благодаря Directum RX и автоматическому захвату с помощью решения DCS получилось оптимизировать процесс переноса писем с почтового ящика ректора в СЭД, снять рутинную нагрузку с делопроизводителя.

Примеры других процессов

Организация долговременного хранения

Ранее для того, чтобы обратиться в архив, нужно было пешком идти в архив. Благодаря Directum RX мы смогли автоматизировать данный процесс.

Архитектура решения

Бизнес-процесс обработки запроса в архив

Трудности и успехи

Переход на новую систему СЭД стал для пользователей университета настоящим вызовом. Необходимо было менять устоявшиеся привычки и подходы к работе в кратчайшие сроки. С сопротивлением в ходе проекта помогло справится наше постоянное личное консультирование ключевых и заинтересованных пользователей университета.

Также отдельным пунктом можно выделить большое количество потенциальных пользователей системы. Поговорить с каждым и объяснить специфику работы в системе было невозможно. С нашей стороны были подготовлены видеоролики по ключевым бизнес-процессам университета, чтобы показать пользователям, как работать с их процессами в новой системе.

Главный урок, который можно вынести из внедрения СЭД в такой сложной структуре, как университет: по возможности, необходимо личное присутствие на всех этапах проекта. Личное общение помогает найти компромиссные решения, сгладить непонимание, понять точки разрыва, которые непременно возникают на любом проекте.

Итоги и мнение заказчика

Лужанская Н.С., руководитель группы сопровождения информационных систем:

"Я как ведущий специалист по внедрению ИС отдела информатизации в проекте выступала в качестве аналитика по переносу процессов документооборота из старой СЭД в DirectumRX, администратора по настройке системы под внутренние потребности организации, а также специалиста по обучению пользователей и консультанта по работе с системой.  

Но вместе с этим, мы столкнулись с тем, что расширенная функциональность, доступная инициаторам согласования при отправке документа на согласование, стала огромной проблемой для них. В системе, которую мы использовании раннее, действия инициатора были очень ограничены и предопределены.

Участникам команды и, в частности, мне, пришлось делать упор на обучение, разделяя его на несколько встреч:

• руководители подразделений – в основном рассматривалось согласование и подписание;
• преподавательский состав – создание и запуск служебных записок;
• административно-управленческий персонал – создание карточек определенных видов документов, отправка на согласование по регламенту, выполнение задач.

После успешного запуска системы в промышленную-эксплуатацию мы смогли перейти к оптимизации регламентов и не смотря на широкие возможности системы делали ряд доработок, таких как, автоматическое проставление регистрационных данных в печатную форму документа, добавление роли руководителя головного подразделения и многих других. В целом отношение к проекту, как к успешному проекту, любую сложную и, казалось бы, не разрешимую проблему, связанную с особенностями документооборота в организации, мы смогли решить.

Спустя год, после внедрения СЭД DirectumRX, я получила назначение на должность руководителя группы сопровождения ИС и теперь самостоятельно провожу обучение администраторов системы, а моя трудовая деятельность тесно связана с сопровождением и доработкой DirectumRX."

Результаты

Благодаря внедрению Directum RX в университете:

• увеличилась скорость принятия решения по всем документам;
• начался постепенный отказ от бумажного хранения документов и переход архива в электронный формат;
• появилась возможность полноценного контроля за сроками согласования и исполнения документов.

При среднем показателе в более чем 3500 тысячи задачи в месяц, исполнительская дисциплина за последние 3 месяца, как и на протяжении года составляет более 90%.

За последние 5 месяцев более 650 подписанных документов ректором в системе.

В распоряжении вуза появился инструмент, позволяющий отслеживать загрузку своих сотрудников, подразделений в целом, благодаря этому можно своевременно найти уязвимое место, определить проблему и найти подходы к оптимизации работы.

Результаты по стратегии устойчивого развития

• Внедрение позволило улучшить корпоративную культуру в компании.
• Улучшилась комфортная рабочая среда, управленческие процессы стали прозрачными, корпоративная социальная ответственность улучшилась за счет возможности вести контроль исполнительской дисциплины подразделений и отдельных сотрудников.
• В начале ввода системы в промышленную эксплуатацию у пользователей возникало отрицание и сопротивление, иногда скрытое неприятие внедрению новой системы, связанной с привычкой использовать традиционные способы и уже хорошо известное рабочее окружение. В середине - смирение и принятие, в результате - принятие. Многие пользователи определили для себя плюсы работы в новой системе электронного документооборота и успешно ими пользуются.

Показатели эффективности

Количественные и качественные результаты. Минимум 3 показателя:

• более 300 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту (постоянные активные пользователи);
• более 70 автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе;
• сокращение трудозатрат на 30%.

Лидерство и инновационность

Я считаю, что он уникален тем, что показывает, что в кратчайшие сроки можно перестроить и цифровизировать большинство бизнес-процессов государственный компании.

НГУЭУ может быть примером для многих университетов и колледжей России.

Состав команды проекта

• Лужанская Наталья Сергеевна – руководитель группы сопровождения информационных систем
• Симонова Татьяна Юрьевна – начальник отдела делопроизводства
• Заваруева Наталья Николаевна – руководитель проектов центра цифровой трансформации
• Бабий Виктория Андреевна – ведущий специалист группы сопровождения информационных систем
• Соколов Алексей Леонидович - начальник управления информатизации

Дополнительные материалы

Презентация доклада о кейсе НГУЭУ "Directum RX и цифровая трансформация в вузе"