Оптимизация и экономия на бизнес-процессах с умом

Бизнес-контекст

Холдинг «Земтек» — лидер в области современных технологических решений для горнодобывающей отрасли России, входит в ТОП-30 самых быстрорастущих компаний России по оценке независимого рейтинга РБК.

Используемые решения и бизнес-процессы

Согласование доверенностей нотариальных и МЧД с передачей данных в 1С ERP

• Решение реализовано самостоятельно.
• При выпуске и подписании МЧД исключены ошибки, в том числе например, выпуск не на того человека и подписание не тем ЭЦП.
• Автоматизация процесса позволила не увеличивать штат сотрудников в юридическом департаменте и не увеличило нагрузку на ИТ-подразделение.

Заявки на отправку документов курьером, почтовыми организациями

Реализованы:

• единый реестр и окно для заявок;
• форма со всеми возможными вариантами заявки;
• для каждого этапа определены сроки исполнения и уведомления о результате;
• печатная форма с заданием для курьера.

Создано 2000 заявок.

Регистрация и рассылка входящих писем

• Организована рассылка согласно матрице получателей.
• Ведется единый реестр входящей корреспонденции.
• Отслеживается история переписки.
• Регистрируется от 800 писем в квартал.

Согласование, регистрация и отправка исходящих писем контрагентам

• Разработаны шаблоны исх. писем на фирменных бланках для каждой организации.
• Согласование, подписание и регистрация в одном маршруте.
• Ведется единый реестр входящей корреспонденции.
• Регистрируется от 800 писем в квартал.

Обработка входящих претензий от контрагентов

• Реализован бизнес-процесс распределения претензий по юр. лицам.
• Ответственный может запрашивать отчет по ситуации у ответственных по направлениям.
• Контролируются сроки ответа.

Заказ пропуска для посетителей офиса в Москве

Реализованы:

• единый реестр и окно для заявок;
• форма для внесения информации заявителем;
• в маршруте по заявке учтены сроки и обработка гостевых пропусков;
• заказ гостевой парковки.

Создано 700 заявок.

Договорной блок: согласование по договорам и дополнительным соглашениям

• Разработана бизнес-схема процесса с учетом текущей ситуации и лучшей практики согласования в 1С
• Настроена автоматическая интеграция
• Учтена обработка подписанных договоров на бумаге и их автоматическая отправка и получение через Diadoc
• Контролируются сроки по всем этапам
• Запущена опытно-промышленная эксплуатация на 3-х юр. лицах.

Интеграция

Настроена пакетная интеграция с 1С ERP

• Создан универсальный механизм позволяющий быстро скорректировать данные в запросе или сформировать новый
• Ведется мониторинг обмена пакетами
• Достигнута высокая скорость обработки данных

Обновления платформы

Обновлена версия платформы с 4.4 до 4.6

• Повышена скорость разработки и корректировки бизнес-схем
• Доступна работа с МЧД
• Добавлено расширение для модуля управления проектами
• Настроена работа ARIO по распознаванию скан-копий входящих писем (пока не используется в продуктиве)

Ход проекта

Сложности проекта и преодоления

Новшества и изменения в компании встречаются по-разному на разных этапах. Начало всегда вызывает недоумения, но после вовлечения появляется интерес, азарт, можно сказать, просыпается инициатива, начинается планомерное продвижение и фиксируется стабильный результат.

Когда сотрудники освоились на простых операциях, то следующее решение воспринимается охотнее и осваивается быстрее.

Итоги и результаты

Эффективность внедрения зависит от многих условий, включая возможности платформы. Однозначно можно утверждать, что коммуникации стали выравниваться и бизнес-процессы приобрели/приобретают оформленные очертания.

Реализована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, доверенностями, ОРД, заявками на отправку корреспонденции и пропусками в офис. Начата опытно-промышленная эксплуатация по договорам.

Для каждого бизнес-процесса регламентировали сроки выполнения. Появилась возможность контролировать этапы процессов, сроки выполнения. Появление новых законодательных требований по МЧД не потребовало увеличения штата юристов.

Татьяна Субботина руководитель отдела делопроизводства: «Мне, как руководителю, стало удобно управлять процессами и контролировать сроки, обнаруживать слабые места и оперативно их корректировать».

Результаты в цифрах

• Больше 500 пользователей работают в системе
• Весь топ-менеджмент - 7 сотрудников - работает в системе
• Каждый автоматизированный процесс позволяет экономить от 50% на трудозатратах
• Экономится порядка 700 тыс. руб каждый год на услугах сервиса Диадок после реализации согласования и выпуска МЧД.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Планы на этот високосный год заключаются в переводе холдинга на работу в RX со всеми договорными документами:

• Договора
• Спецификации
• УПД

Потребуется не просто скопировать процессы из текущей 1С, но еще и закрыть все конфликтные решения 1С, наладить интеграцию с 1С ERP во всем спектре договорных процессов.

При этом поддерживать актуальную версию платформы RX и развить тему с Intelligence.

Команда проекта

• Ковальский Роман, руководитель управления автоматизации.
• Родионов Николай, руководитель проекта.
• Асачёв Тарас, разработчик.

Об авторе заявки

Моя роль в проекте заключается не только в аналитике бизнес-процессов, но и в решении организационных вопросов, постановке задач разработчикам, контроль качества разработки, координация взаимодействий участников проекта, запуск и сопровождение новых решение системы.

Для меня проект стал вызовом: с Directum 5.x перешел на RX. Реализовали те решения, за которые все остальные не брались. Получил интересные наблюдения в ходе проекта за развитием платформы RX.  Особенно когда упирались с поиском технических решений, а следующая версия уже решала этот вопрос!

С Directum познакомился в одной строительной компании, наладил документооборот проектной документации для Болгарской АЭС. Затем была интересная деятельность в банковской сфере по организации внутреннего документооборота. В 2022 году привлекла компания, желающая с нуля запустить документооборот на платформе RX, в которой тружусь по сей день.