Упрощение обмена с договорными документами с контрагентами телеком-оператора

Внедрение электронно-цифровой подписи и разработка персонального кабинета контрагентов для просмотра и подписания поступающих документов со стороны ООО «Coscom».

Бизнес-контекст

ООО «COSCOM» (торговая марка Ucell) оператор сотовой связи стандартов GSM и UMTS на территории республики Узбекистан. С первого года создания компания выступает в числе лидеров на рынке мобильной связи Узбекистана и постоянно предлагает абонентам новые продукты и услуги. В настоящее время услугами компании пользуется более 8 млн. абонентов. Один из крупнейших операторов сотовой связи Узбекистана стремится к тому, чтобы с помощью современных технологий, внедряемых компанией Ucell, лучшее качество жизни было доступно повсеместно и полезно каждому.

Уже участвовали в Awards с кейсом Автоматизация согласования и подписания внутренних документов телеком-оператора.

Предпосылки

Стратегия на цифровизацию Республики Узбекистан, в том числе в части внедрения документооборота с ЭЦП.

Понимание, что нужно уходить от бумажной волокиты, снижать трудозатраты сотрудников, затраты на бумагу и на доставку документов.

Цели и задачи проекта 

Ожидания:

• оптимизация бизнес-процессов,
• экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией
• обеспечение безопасности данных.

Бизнес-инициатива была направлена на улучшение процесса согласования/утверждения документов через ЭЦП и реализацию оперативного обмена с контрагентами электронными документами с помощью системы ЭДО (Directum RX).

Задача: внедрение электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и разработка персонального кабинета контрагентов (Юр. лиц и физ. лиц) для просмотра и подписания с помощью ЭЦП поступающих документов со стороны ООО «Coscom».

История проекта

Первый этап: Методическая проработка. Внедрение ЭЦП и разработка портала.

Сентябрь - Декабрь, 2023.

Первый этап проекта включал в себя

• Проанализировали процессы подписания через ЭЦП и нормативные требования. Изучили и сравнили системы. По итогу анализа подготовили техническое задание на разработку кабинета контрагента.
• Реализовали кабинет контрагента, в который клиент может войти через цифровой ключ, выданный единым окном Узбекистана. Также внедрили ЭЦП в Directum RX и реализовали интеграцию с сервисом проверки контрагентов.
• Разработали функции отправки электронного документа в портал и возвращение документа из портала в систему после подписания или отказа контрагентом, с соответствующем изменением статуса документа.

Второй этап: Доработки портала

Январь, 2024

Второй этап проекта включал доработки по улучшению удобства пользователя портала.

• Внедрение узбекского языка портала,
• Добавление фильтраций по статусам документа и по периодам.
• Добавление QR-кода к штампам подписи со ссылкой на документ.

Важно отметить, что Ucell является одним из первых, кто подписывает нетиповые договорные документы через ЭЦП через свой личный портал для своих контрагентов.

Получение ЭЦП

Важнейшим аспектом в ходе выполнения проекта было получение электронной цифровой подписи для каждого директора с доверенностью подписывать договорные документы через ЭЦП. Ранее документы подписывались только от имени генерального директора, ответственность падала только на генерального директора, хотя реально могли подписывать доверенные лица. И не было понятно кто подписывал документ. Сейчас мы реализовали отображение всех данных по подписанному документу через ЭЦП.

Таким образом мы повысили ответственность у сотрудников и прозрачность работы в Компании.

Доработки - цифровизация процесса

Если описать коротко, то в правилах согласования договорных документов были внесены изменения только в конец ветки бизнес-процесса.

Процесс "До"

Ранее если мы распечатывали документ, подписывали бумажную версию, а потом вносили в систему скан-копию документа, подписанного сторонами.

Процесс "После"

При подписании с помощью ЭЦП у сотрудников компании нет необходимости распечатывать бумажный экземпляр.

В правило согласования добавили этапы "Отправка контрагенту" с функциями отправки документа на портал и "Контроль возврата".

После определенного действия поставщика в портале (Подписание / Отказ), документ возвращается во внутренний ЭДО, а задание на контроль возврата автоматом выполняется с учетом результата подписания. Если контрагент отказал, то приходит задание на доработку ответственному лицу, если подписал - уведомление о подписании документа поставщиком.

Данные изменения бизнес-процессов коснулись всех сотрудников офиса, кто работает с договорными документами, также директоров функций (Линий), имеющих право подписывать документы соответствующего типа.

Сложность проекта

После запуска проекта мы обнаружили, что штамп подписи попадает поверх реквизитов договора. Дело в том, что есть договорные документы, которые создаются не из шаблона, а заносятся и скан-копии документов. В ЭДО мы реализовали логику проставления штампа подписи на последнюю страницу снизу документа, так как по юридическому заключению любой документ должен подписываться после текста, тем самым подписант заверяет подписью прописанное в тексте документа.

Результаты

Уникальность проекта в том, что Ucell является одним из первых, кто подписывает НЕТИПОВЫЕ договорные документы через ЭЦП через свой личный портал для своих контрагентов.

По данным функции (Линии) закупок более 40% взаимодействий с поставщиками перешли на подписание документов через ЭЦП и обмен с документами через портал. 

Новый формат утверждения документов сотрудниками Компании был воспринят хорошо. Большую поддержку для нашей команды оказало содействие в внедрении решения и плотный контакт с поставщиками системы. 

Также теперь стало поступать больше заявок на внедрение новых типов документов, которые могут быть подписаны через ЭЦП и переданы через наш портал.

Команда проекта

• Денис Козлов – Директор департамента ИТ
• Алижон Нормуродов – Руководитель отдела "Цифровое рабочее место"
• Анвар Мустагизов – Руководитель отдела развития проектов ИТ
• Зиядхон Караходжаев – Ведущий инженер
• Саодат Каримжанова – Аналитик
• Александр Тайсин – разработчик по Directum RX
• Алена Рунова – разработчик по Directum RX

От компании исполнителя:

• Виктор Векслер – руководитель
• Руслан Павлов – разработчик портала и Directum RX

Об авторе заявки

Моя роль в проекте как аналитика состояла в анализе процессов создания, согласования, утверждения документов. Изучив весь процесс, нужно было найти оптимальное решение, подходящее под требования Компании. Составляла техническое задание, контактировала и распределяла задачи между разработчиками. Курировала проект, тестировала разработки и доработки. Администрирую систему, внедряю в производственную деятельность компании все разработки. Устраняю неполадки, связанные с проектом, далее консультирую сотрудников и контрагентов Компании, использующих портал, готовлю инструкций по использованию портала.

Проект для меня был интересным, так как затрагивал те сферы, в которых я ранее не работала, набралась большего опыта. Появилось понимание того, что есть куда стремиться и над чем стоит поработать.