Эффективный документооборот : разработка всего документаоборота на предприятии

Внедрение системы электронного документооборота Directum RX с дальнейшим расширением для полного охвата всей внутренней документации на предприятии.

Проблемы

До начала внедрения СЭД у предприятия отсутствовал регламент согласования всех видов документов.

Цели и задачи проекта

• Оптимизация документоборота на предприятии.
• Расширение системы документооборота для полной цифровизации всей внутренней документации.
• Обучение всего персонала грамотности работы в системе и обучение администраторов системы разработке Directum RX.

Бизнес-контекст

Завод был создан в 2017 в качестве инвестиционного проекта. На данный момент завод стал одним из крупнейших и современнейших промышленных предприятий Узбекистана.

Используемые решения и подходы

• Directum RX

История проекта

В 2020 году была начата масштабная работа по оптимизации документооборота на предприятии.

Поставлена задача выстроить логику и стандарты документооборота на предприятии с дальнейшей реализацией в электронном виде. Были начаты работы по разработке регламентов, шаблонов документов которые в дальнейшем были задокументированы с стандартах предприятия.

Со стороны  СП "UCD Micros" была развернуто базовое коробочное решение DirectumRX с локализацией. Все дальнейшие разработки были произведены своими силами.

Основные виды документов были перенесены в СЭД и далее были разработаны регламенты для каждого документа с учетом иерархии отделов.

Электронный документооборот повлиял на работу всего предприятия, так как почти 80% всей документации на данный момент ведется в СЭД. Особенно это коснулось специалиста по документообороту, сотрудников коммерческого департамента, сотрудников по работе с персоналом и руководительского состава предприятия. 

Основные трудности с которыми мы столкнулись -- это создание логики документооборота и обучение персонала правильной работе в системе СЭД.

Результаты

Все документы на предприятии не только приобрели регламенты и утвержденные шаблоны, но и благодаря СЭД оптимизировалось и процесс прохождения регламентов.

Результаты в цифрах:

• 100-150 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• 80% видов документов на предприятии переведены полностью цифровой вид
• на 60% ускорение процесса
• на 90% сократились трудозатраты на обработку документов
• на 40% сократились расходы на бумагу
• на 80% сократилось время на ознакомление/согласование документа

Планы по дальнейшему развитию проекта

• В ближайшее время мы планируем интеграцию с системой 1С, так как некоторая часть документации дублируется для учета бухгалтерии.
• Следующим шагом будем рассмотрение приобретения HR Pro и переход на версию Directum RX Intelligence.

Состав команды проекта

• Начальник отдела информационных технологий - Сальников Артем Сергеевич
• Инженер системный администратор - Камбаров Тахир Рустамович
• Специалист по документообороту - Рахманова Саёра Икрамовна

Об авторе заявки

Я сотрудник Ташкентского металлургического завода с 2020 года, и являюсь администратором СЭД с самого начала проекта. И прошел все этапы.

В самом начале внедрения СЭД у нас не было четкого понимания документооборота. Мы нуждались в помощи построения логики документооборота. Отведенных часов у партнера по внедрению на настройку нам было не достаточно, поэтому после внедрения нам пришлось самим строить логику. А учитывая тот факт, что оргструктура и штатное расписание пересмативались каждый квартал, то изменения вносились все чаще и объем вносимых изменений в систему только увеличивался.