Стабильно, системно и надежно: автоматизация движения финансовых документов фармацевтической компании

Автоматизация полного цикла работы с заявками на оплату и закрывающими документами от создания карточки оплаты инициатором до подачи и заведения в учетных системах закрывающих документов по проведенным оплатам.

О компании

АО «ВЕРТЕКС» - фармацевтическая компания, основана в 1999 году, в 2003 году получила первую производственную лицензию. С 2020 года входит в перечни системообразующих организаций Санкт-Петербурга и России.

«ВЕРТЕКС» занимает первое место по темпу роста в топ-15 крупнейших производителей по объему продаж лекарств, БАД, парафармацевтики в аптеках РФ (в стоимостном выражении в розничных ценах; первое полугодие 2023 г., источник – DSM Group).

Входит в рейтинг локальных (отечественных) фармпроизводителей, которые оказали наибольшее влияние на фармрынок РФ в 2023 году (источник – «Бионика Медиа Инновации). Второй год подряд компания на 4-м месте, шесть лет в топ-5.

В портфеле компании 370+ позиций продукции:

• лекарства с оригинальными комбинациями действующих веществ и дженерики для широкого ряда областей применения – 270+ позиций препаратов с учетом разных дозировок и фасовок;
• косметические средства;
• биологически активные добавки.

Продукция представлена в 70 000+ аптек РФ, ряде других стран СНГ и Монголии.

2000+ сотрудников трудятся в штате компании.

Предпосылки внедрения

Инициатором проекта выступил топ-менеджмент Финансового департамента компании.

Проблема - в связи с ростом и развитием компании текущие процессы подачи, согласования и учета заявок на оплату и финансовых документов оказались перегружены постоянно растущим входящим потоком. Как итог – дополнительный фактор, влияющий на скорость проведения финансовых операций.

Основные составляющие проблемы:

1. Форма подачи заявок на оплату и финансовых документов реализована в формате интуитивно непонятного Word-документа.
2. Согласование заявок проходило в бумажном виде:
   • затягивались сроки;
   • затруднен контроль версионности документа.
3. Бумажные закрывающие документы не доходили до адресата.
4. Постоянно увеличивалась нагрузка на сотрудников, ответственных за согласование, в части учета документов.
5. Для инициаторов оплат отсутствовала возможность быстро получить информацию по текущему статусу заявки.

Цели и задачи внедрения

Цель проекта -- автоматизация процессов работы с заявками на оплату и закрывающими документами от создания карточки оплаты инициатором до подачи и заведения в учетных системах закрывающих документов по проведенным оплатам.

Задачи проекта:

1. Организовать процесс сбора требований ключевых пользователей.
2. Разработать, согласовать и утвердить технический проект.
3. Произвести установку, настройку и тестирование модуля.
4. Разработать инструкции и обучить пользователей модуля.
5. Провести опытную эксплуатацию.
6. Перевести модуль в промышленную эксплуатацию.

Описание проекта

Основой для внедрения модуля «Финансовый архив» стали уже используемые в компании решения Directum RX:

• Договоры
• Документооборот

История проекта

Проект включил в себя следующие этапы:

В ноябре 2021 года началась разработка технического проекта, включившая в себя проведение более 8 этапов интервью с ключевыми пользователями будущего модуля. Исследование текущего и требуемого состояния процесса осуществлялось при взаимодействии компании Avis Expert и команды проекта ВЕРТЕКС.

В качестве результата этапа сформирован исходный технический проект, итоговая версия которого согласована к февралю 2022 года.

Особенностью проекта стала разбивка договорных отношений с контрагентом на два ключевых этапа – проектирование решения и внедрение. После завершения первой части проведены дополнительные работы по согласованию договорных условий внедрения. Договор на внедрение заключен в июне 2022 года.

В июле 2022 года компанией Avis Expert начата разработка решения включающего в себя:

• разработку и модификацию типов документов и справочников, фоновых процессов;
• разработку регламентов;
• настройку и наполнение справочников.

Разработка завершена в октябре 2022 года.

Настроенный процесс тщательно протестирован ключевыми участниками проекта и заказчиками. В итоге сформирован реестр ошибок и доработок, переданный на устранение компании интегратору.

После финальных настроек проведено последовательное обучение участников процесса опытной эксплуатации. В начале ноября 2022 года модуль готов к запуску опытной эксплуатации. 

В ноябре 2022 года запущена опытная эксплуатация системы общей длительностью в 9 месяцев.

В опытной эксплуатации принимало участие ограниченное количество пользователей:

1. 20 инициаторов проведения оплат (1-2 сотрудника от каждого департамента компании).
2. 22 участника процесса согласования на различных этапах.

В процессе опытной эксплуатации силами разработчиков компании выполнен ряд доработок, устранены выявленные недостатки, затрудняющие использование решения. Также настроен системный процесс поддержки пользователей с использованием внутренних автоматизированных инструментов.

В июле 2023 года начался поэтапный перевод системы в промышленную эксплуатацию.

Весь пул пользователей разделен на 3 группы. Для каждой группы организовано отдельное обучение и канал поддержки на первых этапах работы в новом модуле.

В сентябре 2023 года абсолютно все сотрудники перешли на работу по новому процессу.

Состав решения

Для реализации основной цели проекта в системе настроено 3 основных регламента согласования:

1. Работа с заявками на предоплату.
2. Работа с закрывающими документами на предоплату.
3. Работа с заявками и закрывающими документами по постоплате.

Корректная работа регламента потребовала реализации:

Сложности внедрения

Процесс внедрения ярко подсветил значимый момент - как важно слушать и слышать потребности пользователей системы. Именно умение слушать помогает сделать бизнес-процесс открытым и прозрачным.

Первая итерация опытной эксплуатации настроенного решения оказалась неудачной и продлилась 3 недели. Заказчик проекта принял решение приостановить работу по новому процессу до выполнения важных доработок системы.

Доработки длились 3 месяца и только в середине марта 2023 года удалось возобновить опытную эксплуатацию. Даже после перевода модуля в промышленную эксплуатацию продолжаются мелкие доработки, в которых время от времени возникает потребность. Все доработки выполняются внутренними силами компании.

Обновленный бизнес-процесс затронул все департаменты АО «ВЕРТЕКС» и изменил привычный порядок работы кардинальным образом. Даже после завершения проекта, в рамках поддержки пользователей, выполняются задачи по точечному обучению пользователей.

Результаты

Основные количественные результаты:

1. Свыше 3 млрд. рублей сумма оплаченных финансовых документов.
2. Более 9200 заявок согласовано в системе.
3. Более 5100 закрывающих документов (акты выполненных работ, счета-фактуры и т.п.) согласовано в системе.
4. Ежедневно в компании подается на согласование более 60 заявок на оплату.
5. 250+ сотрудников охвачены автоматизацией на проекте.
6. 12 топ-менеджеров активно работают в системе.

Основные качественные результаты:

1. Увеличилась скорость согласования финансовых документов.
2. Появился единый реестр финансовых документов компании.
3. Появилась возможность отслеживания версионности подаваемых документов, что позволило уменьшить риск человеческой ошибки.
4. Процесс согласования финансовых документов стал прозрачным как для инициаторов, так и для участников процесса согласования.
5. Появилась возможность контроля финансовым департаментом сроков подачи закрывающих документов по проведенным оплатам.

Команда проекта

1. Руководитель проекта - руководитель проектного офиса.
2. Куратор проекта - заместитель генерального директора по информационным технологиям.
3. Заказчик проекта - заместитель финансового директора.
4. Ключевой эксперт - главный бухгалтер.
5. Координатор проекта - старший менеджер проектов проектного офиса.
6. Участники команды проекта:
   • Разработчик бизнес-приложений;
   • Руководитель отдела финансового контроля;
   • Руководитель отдела управленческого учета;
   • Руководитель группы регистрации и заведения счетов;
   • Старший специалист по документообороту.