Документооборот в современных условиях

Если заниматься разработкой решений в области цифровой надёжности, то и для управления документами выбираешь лучшие и интеллектуальные решения.

Бизнес-контекст

ТОО «Dynamics Scientific» начало свою деятельность в сентябре 2022 года. Основное направление деятельности компании – разработка решений в области цифровой надёжности для предотвращения внезапных отказов динамического и статического оборудования непрерывных производств.

Потребность в системе электронного документооборота была обусловлена необходимостью решения следующих задач:

• требовался прозрачный механизм согласования документов (сроки, ответственные за согласование и утверждение);
• оперативный доступ к любым документам компании с соблюдением прав доступа к ним;
• оперативное ознакомление сотрудников, руководства и иных заинтересованных сторон о поступлении, утверждении новых документов.

Предыстория проекта

Ожидания от внедрения СЭД Directum RX в ТОО «Dynamics Scientific» основывались на опыте внедрения в компании-партнёре. Стартом внедрения Directum RX в компании-партнёре явился ввод антиковидных ограничений и перевод сотрудников на «удалённый» режим работы, что фактически привело к невозможности согласования, обмену документами.

Основными целями внедрения СЭД стали:

• организация процесса согласования любых видов документов без привязки сотрудников к «фиксированному» рабочему месту;
• ввод в систему маршрутов согласования для разных документов с указанием обязательных согласующих, что позволило исключить ошибки в согласовании документов;
• оперативное ознакомление сотрудников компании с документами, в том числе ознакомление «под подпись»;
• доступ к документам компании в любое время из любого места с учётом прав доступа;
• отказ от «бумажных» документов (сокращение расходов на бумагу, на расходные материалы для оргтехники, на организацию мест хранения документов…).

При выборе СЭД был проведён анализ решений, предлагаемых на рынке, с участием компаний поставщиков ПО. Окончательное решение было принято в пользу Directum RX, так как данное программное обеспечение:

• обладает хорошо написанной справкой, которая содержит ответы на все возникающие вопросы как в процессе настройки, так и повседневной эксплуатации;
• не требует специальных навыков (знание языков программирования, привлечения консультантов…) для его конфигурирования;
• не требует установки программного обеспечения на рабочие компьютеры пользователей;
• имеет приложения для мобильных устройств на базе iOS, Android.

Используемые решения

Для решения своих задач мы использовали стандартные модули «Делопроизводство», «Договоры», «Проекты», «Совещания».

Ход проекта

Внедрение СЭД условно можно разделить на несколько этапов:

1-й этап: первоначальная настройка системы (одна неделя):

• настройка компании: руководство, подразделения;
• ввод систему пользователей;
• конфигурирование в системе «оперативных» документов (организационно-распорядительные документы, протоколы совещаний и т.п.);

2-й этап (3 недели):

• разработка регламента для сотрудников по пользованию СЭД;
• консультирование / обучение сотрудников по использованию СЭД;
• конфигурирование в системе документов, не относящихся к первому этапу.

3-й этап: оперативная поддержка СЭД:

• конфигурирование в системе документов, которые не были ранее учтены (по мере их появления);
• актуализация маршрутов согласования с учётом требований руководства и пожеланий сотрудников (рассылка уведомлений, автоматическое формирование задний сотрудникам при наступлении каких-либо условий и т.д.).

Внедрение, администрирование СЭД, поддержка пользователей осуществляется одним сотрудником, для которого данное направление деятельности не является основным.

Проектный подход

Наша компания активно использует «проектный» подход. Для эффективной организации такой деятельности был приобретён модуль «Проекты», который позволил решить следующие задачи:

• учёт проектов в рамках компании;
• группировка проектов по виду проекта, руководителю, заказчику, состоянию;
• формирование списка участников проекта (пользователи системы, которые могут видеть документы, относящиеся к данному проекту);
• автоматическая консолидация документов по проекту в папке соответствующего проекта;
• возможность автоматической сортировки документов в папке проекта по подпапкам, что повышает удобство работы с документами (например, можно сделать внутри папки проекта подпапки «Входные данные», «Проектирование», «Выходные данные» и т.п.);
• выдача прав на документы проекта участникам проекта.

Наличие данного модуля позволяет эффективно управлять документооборотом в рамках проекта.

Результаты

• В системе учитывается более 200 видов документов, что составляет ~ 99% от всей номенклатуры документов. Для согласования документов в системе используются более 110 маршрутов.
• Согласование документа стало занимать в среднем 1 день (ранее 2-3 дня). В любой момент есть информация о стадии согласования документа.
• Доступ к документам, согласованию и утверждению их возможны с любой точки мира.
• Система документооборота решила все возлагаемые на неё задачи.

100% топ-менеджеров и пользователей охвачены автоматизацией по проекту

Планы по дальнейшему развитию проекта

В рамках ТОО «Dynamics Scientific» развитие СЭД возможно в части оптимизации маршрутов согласования.

Состав команды проекта

Катасонов Дмитрий Александрович, директор по экономике и финансам.