Управление командировками в ООО «Газпром трансгаз Краснодар»

Первая цивилизация на Земле возникла примерно в IV тыс. до н. э. Первое упоминание наемного труда приводится в истории античных времен. С того времени у наемных работников появилось огромное количество прав, которые регулируются требованиями государств. И, конечно же, возникает вопрос о ведении кадрового делопроизводства. В наши дни законодательная база позволяет автоматизировать кадровые процессы практически полностью без бумаги.

Бизнес-контекст

ООО «Газпром трансгаз Краснодар» - структурная компания ПАО «Газпром», производственные объекты которой расположены в Краснодарском крае, Ростовской области и Республике Адыгея. В 2022 году компания выбрала решения Directum, для автоматизации внутренних бизнес-процессов и уже к середине 2023 года в данной системе функционировали решения в области классического делопроизводства, управления договорами, организация совещаний и несколько внутренних бизнес-процессов структуры.

Отличительной особенностью структуры является постоянное развитие системы, добавление новых решений и технологий. ООО «Газпром трансгаз Краснодар» -- одна из организаций наиболее активно развивающих цифровизацию в экосистеме решений Directum. В системе работает около 3000 сотрудников из 19 организаций компании.

Цели и задачи проекта

В «Газпром трансгаз Краснодар» уже автоматизированы множество бизнес-процессов на платформе Directum. И внутренней команды развития есть понимание, что экосистема решений платформы очень обширна. В 2023 году было принято решение развивать систему в направлении кадрового документооборота. Решено было провести внедрение последовательно несколькими блоками и на первом этапе автоматизировать работу по оформлению командировок в системе.

Основными предпосылками развития системы в этом направлении стало:

• Обеспечение в системе полного цикла работы с командировками включая оформление приказов направления, изменения, отмены и отзыва сотрудника из командировки согласно требованиям  ТК РФ.
• Постепенный отказ от существующего процесса инициации командировок через внутренне служебное задание.
• Обеспечение возможности оформления в системе заявок на предоставление авансовых выплат по командировке.
• Автоматизация быстрого и «бесшовного» предоставления авансового отчета по командировке.

Используемые решения и подходы

Для автоматизации описанных задач ООО «Газпром трансгаз Краснодар» были использованы решения Directum HR Pro "Командировки" и "Авансовые отчеты".

История проекта

Проект стартовал в июль 2023 года, решение введено в промышленную эксплуатацию с января 2024 года.

Ведение проекта осуществлялось по классической схеме:

1. Сформирована рабочая группа из основных участников процесса и проведена демонстрация возможности решений.
2. Оформлены и утверждены проектные решения по процессам.
3. Произведена настройка и адаптация решений согласно требованиям и проведена их тестовая эксплуатация.
4. Проведено обучение сотрудников по работе с решением: около 300 ключевых пользователей.
5. Осуществлена поддержка во время опытно-промышленной эксплуатации.

В рабочую группу проекта вошли ключевые сотрудники всех этапов процессов: представители кадровой службы, бухгалтерии, финансового отдела, группы вахтовых перевозок. На этапе проектирования были подробно описаны процессы со всеми основными особенностями. Основными реализованными требованиями были:

• Оформление командировки ответственным за командируемого сотрудника;
• Учет разных целей командировок при сложном маршруте;
• Включение в процесс сотрудников группы вахтовых перевозок для оформления и изменения проезда и проживания;
• Добавление фиксированных этапов согласования приказов по командировке;
• Инициация заявки на аванс после утверждения приказа о направлении в командировку;
• Выгрузка данных о плановом и фактическом отсутствии сотрудника для синхронизации с учетной системой.

И все это настроено в полностью импортонезависимой среде и работает в том числе на рабочих местах под управлением отечественными операционными системами.

Сложности

Основной сложностью при реализации проекта было то, что в организации уже настроен процесс согласования служебного задания на командировку с использованием правил согласования. Так как данный способ охватывает не весь комплекс работы с командировками, а также возможен для гибкого изменения схем регламентов, то при реализации пришлось учесть все возможные ветвления маршрутов и настроить гибкие роли. 

В комплексе с разработанной программой обучения это позволило сотрудникам организации быстрее привыкнуть к дополненному функционалу и начать работать в полном цикле работы.

Результаты

В результате ввода в промышленную эксплуатацию поставленные цели проекта были достигнуты.

Процесс охватывает всех пользователей системы в том числе всех заместителей Генерального директора, начальников филиалов и самого руководителя организации. На данный момент с помощью решения уже оформлено около 3000 командировок.

Организация процессов в соответствии с СТО организации позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, обеспечить порядок командировочных процессов, соответствующих требованиям ТК РФ.

Дополнительным позитивным эффектом от внедрения комплексного процесса является возможность «бесшовного» получения аванса на командировку и автоматического учета согласованной суммы в авансовом отчете. Это повысило удобство для рядовых пользователей.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В ближайшее время планируется развитие функционала решения в рамках создания групповых командировок сотрудников в рамках одной поездки.

Также запланировано внедрение процесса по автоматизации оформления отпусков сотрудников в системе