Проекты в газотранспорте. Опыт цифровизации «Газпром трансгаз Саратов»

Какие масштабные проекты 2023 года приходят вам в голову в первую очередь? Наверное, запуск магистрали магистраль М-12 «Москва-Казань», запуск аппарата «Луна-25», а также начало поставок природного газа из России в Центральную Азию. В последнем проекте непосредственное участие принимал наш давний клиент компания ООО «Газпром трансгаз Саратов».

Бизнес-контекст

Компания ведет свою производственную деятельность на территории трех субъектов Российской Федерации: Саратовской, Тамбовской и Пензенской областей. Структура насчитывает 21 филиал в 14 муниципальных образованиях.

«Газпром трансгаз Саратов» одно из самых развитых предприятий группы Газпром по автоматизации процессов на платформе Directum. В 2020 году компания начала автоматизацию с делопроизводства и каждый год развивала систему под новые бизнес-процессы. На данный момент дополнительно в системе ведется договорная работа, работа с финансовыми документами, несколько внутренних бизнес-процессов. Стоит отметить, что ряде процессов используются интеллектуальные сервисы.

Цели и задачи проекта

В «Газпром трансгаз Саратов» привыкли использовать возможности решений Directum по максимуму.  При обсуждении очередного этапа развития системы было выбрано направление проектного документооборота.

Основными задачами автоматизации проектного документооборота определили:

• предоставление точной информации руководству по прогрессу работ и количеству проектов в компании;
• замена системы иностранных брендов в работе с планами проектов;
• контроль сроков выполнения этапов проектов в едином информационном пространстве;
• снижение операционных издержек и рисков из-за человеческого фактора;
• повышение оперативности создания проектный документации за счет автоматической генерации утвержденных типовых форм;
• организация консолидированного хранения связанной с проектом документации.

Используемые решения и подходы

Для выполнения поставленных задач было предложено использовать решения Directum Projects в составе модулей "Проекты" и "Планирование проектов".

История проекта

До начала автоматизации проектного документооборота, деятельность по управлению проектами велась вне системы Directum. Решениями Directum для смежных процессов контролировалось исполнение поручений и согласовывались договорные и закрывающие документы по проектам.

Для эффективного внедрения новых модулей Заказчиком была создана рабочая группа. В состав вошли: руководители проектных подразделений, исполнители основных этапов, а также контролирующие сотрудники. Внедрение было начато в июле 2023 года

На этапе проектирования были определены виды проектов, которые прежде всего необходимо вести в системе. Ими стали Инвестиционные проекты и Проектно-изыскательные работы.

Анализ бизнес-процессов и настройка модулей 

Важным этапом внедрения решения стал анализ, каким образом типовые планы данных видов проектов можно завести в систему, учитывая их многоэтапность и масштабные плановые сроки.

Модули Directum "Проекты" и "Планирование проектов" представляют собой набор компонент, полностью охватывающий всю процедуру управления проектом в классической нотации: составление списка этапов задач, связывание этапов, планирование и загрузка ресурсов. В связи с этим в текущем проекте важно было стартовать применение решения для ведения текущих планов организации, чем оптимизация компонент.

Дополнительно с настройкой решения под общее управление проектом была договоренность провести автоматизацию ключевого этапа – разработки проектной и рабочей документации.

Из особенностей настройки хочется отметить, что на момент внедрения у Заказчика была версия системы, не поддерживающая самую последнюю версию решений Directum Projects, поэтому некоторые доработки, не смотря на их наличие, пришлось добиваться модификацией.

В частности, такими «улучшениями» текущей версии стали:

• Отправка заданий сотрудникам по исполнению этапа с быстрым доступом к его карточке;
• Привязка документов к нескольким проектам и этапам этих проектов;
• Отправка документов на обработку в том числе ранее неавтоматизированных видов.

Некоторые ограничения платформы обойти не удалось, но вендор активно участвовал в процессе и указал, что необходимо всего лишь обновить систему и будет доступен более богатый функционал решения.

Особенности внедрения

Утвердив все требования, наша команда настроила систему и было проведено тестирование.

Параллельно у Заказчика осуществлялся перевод системы на импортонезависимые компоненты, что тоже учитывалось при настройке.

Ввиду большого опыта сотрудников по работе в системе, а также продуманного интерфейса внедряемых решений Directum Projects, было принято решение не проводить классического обучения сотрудников, а создать видеоинструкцию для самостоятельного изучения и открыть линию консультирования пользователей при возникновении вопросов.

До конца 2023 года была проведена опытно-промышленная эксплуатация решений, работающих к тому времени уже в импортонезависимой среде.

Результаты

В результате внедрения поставленные задачи были выполнены.

Настроена комфортная рабочая среда по всему циклу управления проектом, осуществляется контроль исполнительской дисциплины согласно, в том числе, и общим показателям системы.

Показатели:

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту - до 2000 исполнителей.
• Состав автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе - генеральный директор, 8 заместителей генерального директора, 21 начальник филиала.
• Повышение прозрачности хода работ по проекту - на 100%.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В планах «Газпром трансгаз Саратов» по данному решению, прежде всего, обновить платформу для доступа к дополнительному функционалу решений, а также организовать ведение проектов других в видов, в том числе с использование еще одного модуля Directum Projects – Agile–доски.