А что, так можно было? Да, можно и так обрабатывать финансовые документы

Если бы амбиции не заставляли нас двигаться вперед, дело стояло бы на месте. Рассказываем, почему и как мы адаптировали стандартные процессы обработки финансовых документов.

О компании

Компания "Роквул" представлена четырьмя заводами в России: в г. Балашиха Московской области, г. Троицк Челябинской области, г. Выборг Ленинградской области и в ОЭЗ «Алабуга» в Татарстане. Все площадки являются предприятиями замкнутого цикла, то есть безотходными производствами. 

Мы неизменно стремимся к успеху. Все начинается с амбициозных целей. Если бы амбиции не заставляли нас двигаться вперед, дело стояло бы на месте. Мы считаем, что добиваться успеха нам помогают именно амбициозность и смелые цели, которые мы ставим перед компанией, подразделениями и сотрудниками. Мы не действуем по шаблону и добиваемся максимальных результатов. Мы определяем приоритетные направления и грамотно распределяем ресурсы.

Поэтому и в процессе обработки финансовых (первичных) документов мы пошли гораздо дальше того, что предложила "коробка" Directum RX.

Предистория

До 2022 года бизнес-процессы по обработке финансовых документов были централизованы в Европе и не выполнялись силами российских юридических лиц. В связи с децентрализацией этой функции процессы выстраивались с нуля. 

Попробовали "на зубок" модуль Финансовый архив мы в третьем квартале 2022 года, проведя тестовую обработку в течение 2-х недель на документах одного отдела. Этот период показал, что стандартное решение очень далеко от бизнес-процессов компании. Учитывая огромное количество входящих документов и отсутствие человеческих ресурсов на дополнительную проверку распознавания, мы приняли решение о нецелесообразности использования ИИ и пошли по пути модификации базового комплекта RX. Требовалось много доработок, к которым мы сразу и приступили.

Цель

Максимально перенести бизнес-процессы в систему и автоматизировать всё, что не требует аналитической работы человека.

Ход проекта и доработки

Функциональность

К июню 2023 года мы настроили несколько регламентов, каждый из которых включает описанную ниже функциональность.

Формирование пакета для бухгалтерии

Пакет формируется в серверной папке с уникальным названием файла. Для формирования проводки в учетной системе бухгалтеру нужен весь пакет документов по данной операции. Данный пакет изначально собирается пользователем при отправке задачи на согласование по регламенту. Далее все документы из задачи соединяются в один pdf-файл. Порядок документов в этом файле - строгий: сначала определенный формализованный документ, потом  неформализованные тоже в заданной очередности. Последним документом пакета всегда является счет на оплату. После счета к документам система прикрепляет дополнительный лист с внутренней коммерческой информацией, необходимой бухгалтеру для корректного проведения платежа. До автоматизации бухгалтер вручную объединял нужные файлы в один, включая лист с дополнительной информацией. Файл имеет определенную структуру названия, в которой видно наименование контрагента, вид, номер, дату и сумму главного документа. Система отправляет данный файл на специальный почтовый ящик соответствующего завода. Далее робот выгружает файлы в специальную папку на сервере соответствующей бухгалтерии. 

Кнопка повторной отправки пакета в оплату (не на согласование)

В случае сбоев в работе системы, или сервиса обмена, или случайного удаления файла с серверной папки, есть возможность дослать документ без отправки на согласование. Данная кнопка заново соединит все документы в один файл, прикрепит нужную коммерческую информацию и отправит в оплату.

Расширенные условия для регламентов

Доработано условие "Автор задачи". Теперь автором задачи может являться не только конкретный сотрудник, но и роль. Например, По контрагенту ООО "А" требуется согласование с техническим менеджером, но только в том случае, если автором задачи является один из 5 сотрудников отдела Б. А если автором является один из 15 сотрудников того же или другого отдела, то требуется согласование с техническим директором. Использование коробочных условий вело к перегрузке сервера и невозможности сохранить регламент.

Новое условие "Контрагент". Позволяет добавлять этапы, если документы получены от определенных контрагентов.

Новое условие "Наша организация" для отправки на согласование пакета в бухгалтерию соответствующего завода.

Контроль заполнения полей

В группе существует система делегирования полномочий на подписание. Почти все подписанты имеют суммовой лимит в доверенности и ограничение по виду документов. При старте задачи на согласование "коробка" проверяла только ограничения по главному документу задачи. В итоге система осуществляла подписание только тех документов пакета, "Общая сумма" и вид которых соответствовали ограничениям "Права подписи". В итоге некоторые документы пакета оставались без подписи. Для решения этой задачи была сделана доработка, проверяющая перед этапом подписания достаточность полномочий выбранного подписанта. Если полномочий не достаточно, автор задачи получает задание на устранение замечаний. В итоге к этапу подписания все документы пакета соответствуют ограничениям права подписи выбранного подписанта. 

Проверка поля с номером заказа

Разработана проверка заполнения поля с номером заказа -  указание номера заказа является обязательным для любого платежа. Если поле не заполнено, система не позволит отправить пакет на согласование.

Оптимизация процессов

Для того, чтобы минимизировать ручной труд сотрудников, ответственных за контрагентов, мы оптимизировали несколько процессов.

Автоматическая смена типа неформализованных документов и заполнение суммы в карточке. Система по ключевым словам в наименовании неформализованных документов сама меняет тип и вид документа. В результате для ручной смены остается около 5% документов с типом "Вх.док.эл.обмена". Например, если в наименование входит буквосочетание "SCHET", то система сменит тип на "Входящий счет на оплату", а вид на "Счет на оплату": 

А если в полученном от поставщика пакете, кроме неформализованного документа, есть формализованный, то она также заполняет поле "Общая сумма" в карточках неформализованных документов. Сумма в карточках необходима для определения полномочий подписывающих лиц.

Разработана кнопка "Взять в работу", которую могут использовать сотрудники-заместители виртуального пользователя в рамках конкурентной работы. При нажатии данной кнопки, задача переадресовывается от виртуального пользователя на того сотрудника, который берет задание в работу.

Сделана визуализация xml для неформализованных документов типа Входящий счет и Протокол согласования цен. Теперь эти документы отображаются точно так, как мы видим их в сервисе обмена.

А если с одним поставщиком работает несколько отделов или ответственных лиц, то для них теперь есть "карусель" согласования. Разумеется, каждый сотрудник не может помнить по каждому контрагенту, кто, кроме него, работает с этим поставщиком. Поэтому настроили цепочку, по которой для заданных контрагентов система в задании на обработку автоматически заполняет поле "Переадресовать сотруднику" в зависимости от того, у кого задание в работе сейчас.

Разные ответственные для разных наших организаций и то же в карточке банка - один контрагент может работать с разными заводами. На каждом заводе будет свой ответственный сотрудник, который должен получить задание на обработку входящих документов. Карточка контрагента дополнена разработанной таблицей, которая позволяет распределять документы одного контрагента по разным ответственным разных заводов.

Изменение задачи (вложений, подписанта, номера заказа) - если в процессе выполнения задачи на согласование изменились данные (например, подписант заболел или ушел в отпуск), то автор может скорректировать карточку задачи без прекращения ее выполнения.

Отмена преобразования типа. В базовой комплектации отмена преобразования была невозможна. Но пользователи, к сожалению, часто ошибаются при смене типа для входящего документа электронного обмена. Поэтому была сделана доработка, позволяющая отменить преобразование (то есть снова сделать документ входящим документом электронного обмена).

Не забыли мы и про согласующих. Добавили кнопку "Пропустить" - в случае если вследствие некорректного заполнения карточки в регламент добавляется согласующий, который считает, что документ не относится к его компетенции, то такой согласующий может воспользоваться кнопкой "Пропустить", чтобы не возвращать на доработку документ и не подписывать его с результатом "согласовано". Отображение кнопки настраивается чек-боксом в соответствующем этапе, то есть данная кнопка доступна не любому согласующему.

Дополнительные проверки при обмене с контрагентами

Чтобы случайно что-то не пошло не так, подстраховались в узких местах.

• При получении приглашения к обмену карточка контрагента создается закрытой. В группе компаний есть обязательная проверка контрагентов на благонадежность. Сделки разрешены только с теми контрагентами, которые успешно прошли такую проверку. Однако по умолчанию при получении приглашения к обмену документами в сервисе электронного обмена система создавала карточку контрагента с состоянием "Действующая", что давало возможность пользователю запускать на согласование и подписание документы с контрагентом, который не прошел проверку. Чтобы исключить такую ситуацию, была сделана доработка, автоматически меняющая состояние карточки контрагента на "Закрытая", если контрагент создан системой как результат получения приглашения к электронному обмену. 
• Устранение дублей карточек контрагентов. Если приглашение получал не один завод группы, а несколько, система изначально создавала отдельные карточки одного и того же контрагента, к каждой прикрепляя одно приглашение для одного завода. Каждая карточка имела состояние "Закрытая", что позволяло создавать множественные дубли. Но сделать действующей можно было только одну карточку контрагента. Поэтому была сделана модификация, объединяющая карточки в одну. Теперь если непроверенный контрагент присылает приглашения к обмену для трех заводов, система создает одну карточку контрагента с состоянием "Закрытая" и к ней прикреплены все три приглашения.
• Установили запрет повторной отправки на согласование. Очень часто пользователи отправляли документы на согласование, но забывали выполнить задание на обработку. А поскольку в компаниях используется конкурентная работа, то другой сотрудник, видя невыполненное задание на обработку, тоже отправлял документы на согласование. В итоге в бухгалтерию пакет падал несколько раз. Чтобы случайно не задублировать оплату, был настроен запрет на повторную отправку. Такой запрет касается не только главного документа, но и документов, размещенных в разделе "На подписание" или "Приложения". 

Точки контроля

Для тех отделов, которые и которых любят проверять, добавили несколько точек контроля.

1. Отчет по отправке в оплату -  для проверки, был ли отправлен в оплату определенный пакет или пакеты, был разработан специальный отчет, в котором бухгалтер может сделать выгрузку из системы данных по нужному заводу, нужному контрагенту, за нужный период времени.
2. Выгрузка входящих документов - стандартное решение не предполагало выгрузки документов входящего документопотока. Однако входящие счета и некоторые другие документы - необходимы для выгрузки по требованию контролирующих органов. Казалось бы, это очевидно, но "коробка" этого не умеет. Сделанная доработка позволяет теперь выгружать и входящие документы.
3. В реестр финансовых документов выведен столбец "Наша организация" для возможности сортировки документов и облегчения поиска.
4. Чек-бокс "Формализованный". По просьбе бухгалтерии в карточки видов документов, которые могут быть формализованными, добавлен соответствующий чек-бокс. Это позволяет им быстро понять, был ли документ прислан в xml формате или в ином неформализованном виде.
5. Красным шрифтом обозначили аннулированные документы.
6. Разработка задачи на создание замещения, чтобы сотрудники самостоятельно могли назначить себе заместителя, не обращаясь к администраторам. А впоследствии добавили ограничение, что сотрудник может создать замещение только на себя либо на своих подчиненных.

Работы с сертификатами

Уведомление об истекающих ЭЦП. Настроены уведомления и задачи для сотрудника, входящего в специальную роль (ответственного за оформление ЭЦП) о предстоящем сроке истечения сертификата. Это обеспечивает непрерывное действия прав подписи и исключает ошибки, связанные с тем, что, пока документ согласовывался, у подписанта кончились полномочия.

Не обошли стороной и подписывающих сотрудников. Система осуществляет подбор правильного сертификата в зависимости от нашей организации - некоторые сотрудники состоят в штате нескольких заводов и, соответственно, имеют несколько ЭЦП и/или МЧД. Чтобы не переключаться между учетными записями, сделана доработка, позволяющая сотруднику работать под одной учетной записью, а система в момент подписания сама подставляет сертификат нужного юридического лица.

В итоге все заводы в июле 2023 года были по очереди переведены на обработку всех входящих документов электронного обмена и бумажных входящих счетов через систему.

Сложности и преодоления

Основная сложность была связана не столько с программой, сколько с постоянно растущим количеством пожеланий бухгалтерии как основного заказчика всех изменений. Система очень гибкая и это постоянно повышает аппетиты внутреннего заказчика. Надо сказать, что несмотря на проделанную работу, сделано еще не всё, что хочется и запланировано. Будем менять систему и дальше.

Реализацию сдерживала очень медленная реализация каждой модификации и долгое устранение большого количества недоработок после переноса модификации на тестовую, а порой и на продуктивную базу. По мере того как мы, поддержка первой линии, опытным путем погружаемся в особенности программной работы системы, мы начинаем более точно предвидеть возможные "дыры" и сразу указывать на них при формировании задания на очередную доработку.

Мешало и отсутствие очевидных решений в коробке.

• Например, в карточках банков или наших организаций отсутствуют поля Ответственный, хотя банки, так же как и остальные поставщики, выставляют закрывающие документы на свои услуги и такие входящие документы должны попасть на обработку ответственному за контрагента сотруднику, а не ответственному за абонентский ящик.
• Отсутствие визуализаций xml-счетов, хотя данный процесс существует на рынке много лет, очень распространен, с ним неизбежно сталкивается каждое крупное предприятие и есть множество решений этой задачи. 
• Типы Акт выполненных работ и УПД, хоть и являются либо входящими, либо исходящими, в системе почему-то относятся к договорному документопотоку, что сильно затруднило настройку регламентов по входящим документам.
• Невозможность настроить в одном праве подписи лимиты в нескольких валютах и их автоматический пересчет по актуальному курсу.
• Отсутствие возможности аннулировать документ или подписать полученное соглашение об аннулировании из системы.
• Сложности с обновлением корневых сертификатов наших поставщиков.

По мере того, как изначально интуитивно понятная система обрастала дополнительными "плюшками" по просьбе внутренних заказчиков, у рядовых сотрудников росло непонимание принципов работы в усложняющихся условиях. Для непрофессионалов сложно понять, какой комплект документов в пакете нужен бухгалтерии в разных ситуациях. Распределение документов в задаче и выбор ведущего документа вызывает сложности до сих пор. Инструкция, составленная нами в формате "вопрос-ответ", была создана до старта проекта. Но это решение не снискало популярности у масс. Добавили формат тематических вебинаров. В данный момент разрабатываем обучающие видеоролики для новичков с системой тестирования и допуска к работе по результатам теста.

Технические сложности сторонних сервисов, прямо влияющие на обращение документов или процессов в системе, вызывают скепсис у внутренних заказчиков и их желание поставить процесс на паузу. Например, большой поток документов привел к тому, что не справился сервер вендора; переход сервиса электронного обмена на российское программное обеспечение повлек массовые ошибки автовозврата подписей; устаревание корневых сертификатов, о котором нет никакого извещения и т.д. Данные факторы являются непредсказуемыми и не зависят от нас или интегратора. Но тем не менее они вызывают крайне сильный дискомфорт у внутреннего заказчика.

Планы

• Интеграция с SRM - автоматизация создания контрагентов после их проверки, учет расходов по каждому пакету в сравнении с утвержденным бюджетом;
• Интеграция с CRM (в части исходящих документов);
• Интеграция с учетной системой (привязка задач к бухгалтерским проводкам, пакетная выгрузка из системы по требованию проверяющих органов в привязке к бухгалтерским проводкам за определенный период, настройка информации о факте оплаты счета);
• настройка управляемости уведомлениями (чтобы каждый сотрудник мог под себя настроить получение тех уведомлений, которые ему нужны, и отключить, по его мнению, лишние);
• использование простой электронной подписи для подписания внутренних документов в рамках финансового архива и другое.