Автоматизация процесса выпуска коллекции в компании «Бангли» на базе решений Directum RX

Проблема: объем выпускаемых моделей увеличивался с каждой коллекцией. Все сложнее было ориентироваться в документах, контролировать процесс подготовки моделей, работать с изменениями в коллекции и принимать оперативные решения.

Цели и задачи проекта

Компания Бангли ведет проектную деятельность, где проект - это выпуск новой коллекции. В год выходит минимум 4 коллекции. До внедрения Directum RX документы по коллекции велись не систематизировано, не было единого места хранения, отсутствовал контроль актуальности документов, задерживались сроки выполнения основных работ, и т.д.

Объем выпускаемых моделей увеличивался с каждой коллекцией. Все сложнее было ориентироваться в документах, контролировать процесс подготовки моделей, работать с изменениями в коллекции и принимать оперативные решения.

Одним из факторов автоматизации основного процесса компании - выпуска коллекции - на базе Directum RX стал тот факт, что до этого были успешно автоматизированы процессы по согласованию договоров и входящих счетов. 

Для решения задачи были приобретены модули "Проекты" и "Совещания".

Бизнес-контекст

BUNGLY — российский бренд, созданный мамами. Разрабатываем и производим новые модели одежды и вместе со своими детьми проверяем, насколько комфортными в носке получаются изделия.

Сертифицированное швейное производство BUNGLY выпускает полный ассортимент одежды для детей: комбинезоны, костюмы, куртки, головные уборы, платья, рубашки, штаны и футболки.

История проекта

Так как инициаторами автоматизации были подразделения, занимающиеся разработкой моделей, поэтому было принято решение стартовать работы с их «болей».

Сроки первого этапа – 2 месяца. Основные участники: руководители заинтересованных подразделений компании Заказчика и РП со стороны Исполнителя.

Проект начался с этапа исследования. Были проанализированы все используемые виды документов, сотрудники, которые с ним работают, а также процессы, в которых они участвуют.

В результате исследования выявили:

• три основных документа по работе с моделями: Эскиз, Лекала и Техническая документация.
• два ключевых процесса: согласование эскизов моделей и разработка технической документации.
• проблему, что на совещаниях ассортиментного комитета выдается очень много поручений, и их необходимо было где-то фиксировать и контролировать их выполнение.

Этап 1. Проектные документы и основной процесс "Выпуск коллекции"

В рамках этого этапа в системе были настроены:

• соответствующие виды проектных документов;
• распределения этих документов по папкам проекта;
• автоматическая выдача прав доступа участникам процессов.

Также разработаны регламенты согласования (один из которых не имел ничего общего с согласованием 😊)

Внедрен модуль "Совещания" и разработан шаблон протокола Ассортиментного комитета.

Отныне, администратор встречи фиксировал все поручения в протоколе, а после встречи автоматически рассылал их ответственным сотрудникам.

По результатам первого этапа:

1. Были структурированы документы по проектам, и каждый заинтересованный всегда владел информацией, где он может найти тот или иной документ. Ко всему, появилась возможность хранить все версии эксизов и отслеживать причины их изменений. Это значительно ускорило и упростило работу сотрудников.
2. Процессы согласования эскизов и подготовки технической документации стали прозрачнее. Теперь заинтересованные в каждый момент времени могли отследить, на каком этапе находится документ и кого стоит поторопить.
3. Упростилась выдача и контроль за исполнением поручений ассортиментного комитета.

Этап 2. Дополнительные процессы

Вторым этапом взялись за автоматизацию специфичных процессов, в рамках которых были разработаны регламенты согласования:

• Внесение изменений в коллекцию
• Согласование дошивов партий
• Тестирование купонов тканей
• Разработка дизайн-макетов (для изделий, сайтов, контента и т.д)
• Работа с браком сырья и готовой продукции
• Подготовка к старту продаж

Все эти изменения позволили сделать основной процесс компании намного прозрачнее и удобнее для всех участников:

• Стало проще работать с документами и получать необходимую информацию.
• Стало понятнее, где и на каком этапе зависли работы и к кому можно обратиться.
• Стало быстрее, за счет автоматического создания поручений, выдачи прав доступа и распределению документов по папкам.

Результаты

Повышение прозрачности и управляемости процессов позволяет руководству держать руку на пульсе и принимать необходимые управленческие решения в нужные сроки.

• Снижены риски срыва сроков выпуска коллекций.
• Появилась возможность принятия решений об объемах выпускаемых моделей.
• Повысить скорость внесения изменений в коллекции с учетом потребностей.