Цифровизация закупок в крупнейшем региональном энергетическом комплексе за 3 месяца

Проект реализован за 3 месяца «под ключ» с использованием Agile-подхода. За счет стандартизации и автоматизации процессов закупочной деятельности удалось ускорить подготовку и подписание докумнетов.

Бизнес-контекст

ООО «Энергософт» - ИТ-компания, оказывает услуги по обеспечению полного жизненного цикла ПО от проектирования до технического сопровождения. Дочернее предприятие АО «Татэнерго», в рамках проекта выступало как Генподрядчик.

Цели и задачи проекта

В рамках стратегии ИТ-развития, чтобы в будущем легко подстраиваться под меняющиеся внешние условия, было принято решение о внедрении новой гибкой СЭД. Руководством и ИТ-службой Заказчика была выбрана интеллектуальная система Directum RX.

Новый этап цифровизации в рамках комплексного проекта внедрения системы электронного документооборота и управления решениями Directum RX, был призван упорядочить и ускорить согласование закупочной документации и реализовать блок управления документами на оплату.

Задачи

Согласование закупочной документации и голосование:

• Согласование протоколов ЦЗК, конкурентных закупок, упрощенных закупок;
• Подписание ЭП закупочной документации, протоколов закупок, договоров;
• Формирование штампа ЭП на документе;
• Разграничение прав, регистрация документов;
• Интеграция с 1С:УХ.

Формирование и согласование заявок на оплату:

• Согласование заявок на оплату по маршруту, в зависимости от вида заявки;
• Интеграция с 1С:УХ.

Использованное ПО, оборудование и вспомогательные системы

• Система электронного документооборота и управления взаимодействием Directum RX версии 4.3
• База данных: PostgreSQL PRO 15
• ОС: Astra Linux Special Edition 1.7
• Используется коннектор к СБИС
• 1С:УХ
• 1С:ЗУП

Для интеграции используются веб-сервисы, а также служба ввода документов (DCS) для затягивания документов из абонентского ящика.

Ход и особенности проекта

Проект был реализован за три месяца «под ключ» и без ТЗ, с использованием Agile–подхода. В проекте за счет стандартизации и автоматизации процессов закупочной деятельности ускорены процессы подготовки и согласования документов, реализовано голосование и подписание закупочных документов членами закупочной комиссии в единой системе Directum RX.

Ключевые особенности проекта

• Все процессы компании в части закупочной деятельности соответствуют 223-ФЗ и локальным нормативным актам.
• Отсутствие Технического задания.
• Устоявшаяся привычка Заказчика работать без ТЗ – по Agile

• Необходимость выстраивания четких автоматизированных регламентов согласования;
• Важность задачи обеспечения контроля проверки наличия полного пакета необходимых документов и состава участников и отсутствия технической возможности для изменения результатов согласования и голосования.
• Большое количество рядовых пользователей процессов и согласующих.

Реализация проекта

В проекте реализованы сквозные цифровые процессы по финансовым документам: от инициации события на оплату, согласования договорных и платежных документов, синхронизации с бухгалтерскими системами, до обмена электронными документами с контрагентами с сохранением всех документов, в том числе закрывающих, в едином электронном архиве.

Типы оцифрованных в ходе проекта документов:

• документация о конкурентной закупке
• протокол закупочных процедур
• план закупки
• строка плана закупок
• бюджет закупок

Реализованные бизнес-процессы

Процесс Закупки. Согласование.

Для автоматизации процесса, сокращения времени, а также исключения человеческого фактора были внедрены матрицы согласующих, на базе созданного после анализа факторов справочника. В результате чего автоматически проставляются согласующие (эксперты, члены комиссии, секретари, заместители Председателя, Председатели).

Голосование

Голосование сотрудников в Протоколах закупочных процедур с результатами «За», «Против», «Воздержался».

По результатам голосования автоматически формируется отчет «Лист подписания», в котором отображены все результаты голосования, электронные подписи и комментарии согласующих. И «вишенка на торте» - четкая фиксация без возможности корректировки результатов проведения голосования по закупке.

Повышение эффективности и скорости закупочных процессов.

Удалось оптимизировать закупочные процедуры благодаря выявлению инициаторов, закупки которых проходят несколько итераций согласования, за счёт визуального отображения номера версии согласования.  В задании сотрудник видит, какой по счету идет круг согласования конкретного документа.

Трудности и успехи

Работа с регламентами и более жестко зафиксированным процессом согласования вызвала сопротивление сотрудников. Их привычные алгоритмы работы были нарушены. Но со временем люди привыкли и оценили преимущества согласования в Directum RX. Теперь оно занимает намного меньше времени, чем раньше.

Также особенностью проекта были сжатые сроки, уложиться в которые помогло подключение специалистов заказчика, распараллеливание работ по блокам и возможность оперативного взаимодействия, ввиду постоянного присутствия команды проекта на территории заказчика.

Обучение пользователей. Для его проведения выпущен приказ с подробным описанием системы и инструкциями по работе с ней. Проведены массовые вебинары с участием порядка 500 пользователей. Во время встреч специалисты рассказывали о новинках и доработках системы, выполненных за прошедший период, отвечали на вопросы пользователей. А заместителей руководителя обучали работе в системе индивидуально, подстраиваясь под их график работы.

Результаты

В результате внедрения Directum RX регламенты согласования стали четкими и прозрачными. Выстроены стандартные цепочки для различных типов документов. Заданный порядок согласования помогает соблюдать система, документ нельзя изменять после его одобрения уполномоченным сотрудником. При отправке документа на согласование не нужно тратить время на выбор согласующих. Достаточно определить тип документа, и он точно будет отправлен тому человеку, который должен его заверить.

• Настроены сквозные бизнес-процессы по направлению закупок, договорной
  и кадровой работе, прохождению документов на оплату;
• Оптимизированы бизнес-процессы по направлениям закупок, управлению договорами, работе с кадровыми и первичными документами
• Возросла скорость бизнес-процессов, связанных с документооборотом
• Организован внутренний контроль за информацией

Показатели эффективности

• в системе работает 1800 человек в г. Казань и 4 филиалах в республике Татарстан;
• планируется расширение примерно до 3000 пользователей;
• 1000 договоров согласуется в системе ежемесячно;
• 3000 выплат согласовано в системе с начала внедрения.

Состав команды проекта

• Куратор: Тарасова Ия;
• Руководитель проекта: Фазылзянов Айрат;
• Аналитики: Антонова Анастасия;
• Разработчики: Андарзянов Ильдар, Джурабаев Адахамжон, Алимов Дамир;
• Системный инженер: Ибрагимов Руслан;
• Преподаватели: Фазылзянов Айрат, Ишманова Светлана.