Импортозамещающая цифровизация «под ключ» в АКБ «Энергобанк» АО: путь к эффективности и экономии

О заказчике

АКБ «Энергобанк» это:

• ТОП–100 банков России по объему кредитного портфеля юридических лиц;
• ТОП–200 банков Росси по объему кредитов и депозитов физических лиц;
• 1-ое место по показателям рентабельности в Республике Татарстан;
• Присутствие в 5 регионах РФ.

Цели и задачи проекта

Задачи проекта

• перевод внутреннего документооборота Банка в электронный формат;
• обеспечение соответствия системы ЭДО требованиям регуляторов;
• обучение сотрудников работе с системой ЭДО.

Ожидаемые результаты проекта:

• сокращение сроков обработки документов на 20-30%;
• снижение расходов на бумагу, печать и доставку на 15-20%;
• повышение безопасности и конфиденциальности документов;
• повышение контроля над документами и процессами;
• обеспечение соответствия требованиям регуляторов.

История и особенности проекта

Исследование методом GAP-анализа

Проведен анализ существующих бизнес-процессов банка и выявлены области для улучшения. Определены разрывы между текущим состоянием и желаемым состоянием процессов.

Активное участие руководства банка

Руководство банка активно участвовало в проекте, предоставляя поддержку и принимая ключевые решения. Это позволило обеспечить согласованность проекта со стратегическими целями банка.

Перерыв из-за проверки Центробанком

В ходе проекта была проведена проверка банка Центробанком. Это привело к временной паузе проекта, пока банк предоставлял необходимую документацию и информацию. Однако этот перерыв оказался полезным, поскольку позволил банку лучше определить требования регулятора и доработать проект в соответствии с ними.

Расширение функциональности: автоматизация распоряжений

По просьбе одного из функциональных заказчиков банка в проект была добавлена функциональность по автоматизации распоряжений, которые ранее не входили в планы текущего проекта. Это позволило повысить эффективность и контроль над процессом обработки распоряжений.

Проектные решения

В рамках проекта были внедрены следующие модули системы:

• Делопроизводство;
• Договоры.

Помимо «коробочного функционала» работы с «Входящими», «Исходящими» документами, модуль Делопроизводство был расширен уникальными для банка типами документов: «Заключение», «Паспорта продуктов», «Служебная записка на закупку», «Служебная записка на списание безнадежной задолженности», «Кредитные распоряжения», «Тариф РКО».

В общей сложности в ходе внедрения было настроено 40 регламентов, 121 вид документа и 50 категорий договоров, что позволило автоматизировать большую часть внутренних документов банка, сократить сроки согласования документов и количество их бумажных копий, за счет перевода внутренних документов в электронный вид. Удалось повысить прозрачность бизнес-процессов за счет встроенных в систему виджетов, удобных инструментов контроля исполнения поручений и преднастроенных регламентов.

Модуль «Делопроизводство»

Заключение о рисках

Ускорить и упростить процесс документооборота позволило добавление роли для регламентов внутреннего документопотока.

Пример: Если заключение, отправленное на согласование по регламенту, имеет в поле "Инициатор служебной записки" значение "Иван Иванов", то исполнитель роли "Инициатор служебной записки" будет назначен Ивану Иванову.

Служебная записка на закупку

Преимущества служебных записок на закупку:

• Сокращение времени обработки запросов на закупку: Автоматизация процесса обработки запросов позволила сократить время рассмотрения и утверждения запросов.
• Уменьшение времени простоя: Быстрая обработка запросов на закупку обеспечила своевременное приобретение необходимого оборудования, что сократило время простоя и повысило производительность.
• Улучшение контроля над расходами: Служебные записки на закупку обеспечивают централизованный контроль над расходами на закупки, что позволило оптимизировать бюджет.
• Повышение прозрачности и подотчетности: Процесс закупок стал более прозрачным и подотчетным, что повысило доверие и снизило риски.

Штамп согласующих подписей

В ходе реализации проекта, так же было принято решение визуализировать подписи в штампе на документе, что облегчает процесс согласования. Указанная функциональность изначально была реализована в рамках работы с Кредитными распоряжениями, но удобство использования привело к распространению данного функционала и в работу с другими внутренними документами. Теперь специалистам банка не нужно распечатывать или изучать отдельно Лист согласования к документу, так как все подписи уже проставлены в самом документе.

Преимущества штампа согласующих подписей:

• Повышенная безопасность: Штамп согласующих подписей помогает предотвратить несанкционированные изменения документа, поскольку он содержит электронную подпись каждого согласующего лица.
• Упрощенный процесс согласования: Система автоматизирует процесс согласования, конвертации и проставления штампа, что экономит время и усилия.
• Повышенная эффективность: Штамп согласующих подписей устраняет необходимость в физическом подписании и отправке документов, что ускоряет процесс документооборота.

Результаты

Несмотря на то, что проект завершен недавно, и банк еще анализирует точные данные, эффект от внедрения руководство уже оценило.

Существенно снизились расходы на материальные ресурсы. Это связано с уменьшением использования бумажных документов, более рациональным использованием офисных принадлежностей, сокращением расходов на печать и хранение документов, автоматизации рутинных операций.

 Благодаря внедрению системы Directum RX и успешному сотрудничеству с компанией «МайТэк», АКБ «Энергобанк» АО значительно повысил эффективность своих операций, сократил временные и финансовые затраты, улучшил процессы работы с документами и достиг положительных экономических показателей.

Было охвачено 300 пользователей. Это позволило распространить автоматизацию на широкий круг сотрудников банка, улучшить процессы работы и повысить эффективность операций

Состав команды проекта

• Куратор проекта от Исполнителя - Хадиева Юлия
• Руководитель проекта от Исполнителя - Юсупова Анастасия
• Бизнес-аналитики - Минибаев Руслан, Михайлова Альфия
• Разработчик- Джурабаев Адахам

Компания-исполнитель

ООО "МайТэк"

• 13 лет успешной работы в ИТ
• Лидер цифровизации бизнес-процессов по Республике Татарстан
• Ведущие банки регионов доверяют нам свои бизнес-процессы
• Внедрение инновационных решений
• > 150 000 часов реализованных проектов
• > 30 000 автоматизированных пользователей