Наряды-допуски на проведение газоопасных и огневых работ. Цифровизация процессов
с 3-5 дней до 20 минут
сократили среднее время согласования каждого наряда-допуска
> 5 700
пользователей работает с решением
> 300 000
оформлено нарядов-допусков
> 70 000
согласований с газоспасательной службой с обеспечением юридической значимости
Следующий проект
Автор заявки
Особенность решения в том, что для организации сквозного процесса в Directum RX удалось объединить несколько информационных систем и автоматизированных процессов различных направлений деятельности.
Цели и задачи проекта
Деятельность ПАО «Сургутнефтегаз» напрямую зависит от выполнения работ, связанных с высоким уровнем опасности и повышенным риском на производственных объектах. Проведение таких работ требует, как специальной подготовки сотрудников и мест проведения работ, так и оформление специального разрешения на их выполнение. От правильной организации и выполнения работ зависит жизнь и здоровье людей. Эта деятельность достаточно подробно регламентирована и контролируется, как на уровне государства, так и внутренними локально-нормативными актами Общества.
Предметная область и бизнес-контекст
Наряд-допуск (далее НД) — распоряжение, оформленное по определенному образцу, определяет место, время и характер выполнения работ, необходимые меры безопасности по подготовке и проведению работ, а также состав бригады и лиц, ответственных за подготовку и поведение работ. Так же в наряде-допуске указываются возможные опасные и вредные факторы, средства индивидуальной защиты и мероприятия, обеспечивающие безопасное выполнение до, во время и после окончания работ.
Основная задача этого документа зафиксировать место и объект для проведения работ, куда будут допущены работники, а также снизить уровень риска и подготовить работника к выполнению работ в особых условиях.
Ежедневно в ПАО «Сургутнефтегаз» оформляются и выдаются тысячи нарядов-допусков на выполнение работ повышенной опасности.
Факторы, которые привели к необходимости пересмотра и оптимизации процесса оформления и выдачи наряда-допуска за счет перевода документа и соответствующих процессов в цифровой вид:
- территориальная распределенность объектов Общества,
- потребность в оперативном согласовании и получении разрешения на выполнение работ,
- соблюдение качества оформления документов с учетом требований законодательства и нормативных документов Общества,
- издержки на подготовку и перевозку документов.
Цель — снижение рисков и потерь
- Простои в работе. Длительное согласование НД на бумаге. В том числе с внешними организациями. Из-за территориальной распределенности. Множество данных берется из различных источников. Требуется перекрестная проверка данных. Как следствие – простои в работе.
- Штрафы при проверках регулирующих организаций из-за ошибок и потери документов. Документы могут теряться при транспортировке. Ошибки при заполнении повышают риск возникновения несчастного случая и влекут штрафы.
- Затраты на доставку документов при согласовании.
- Затраты на хранение, поиск и уничтожение бумажных документов в архиве.
Задачи проекта
Проанализировав данные, выяснили, что оформляется свыше 5 000 таких документов в день, каждый из которых содержит в себе несколько листов. А по закону каждый наряд-допуск еще и должен быть оформлен в двух экземплярах.
Основные задачи цифровизации обработки нарядов-допусков:
- сократить время на подготовку, согласование и утверждение нарядов-допусков;
- исключить необходимость транспортировки бумажных документов и поездок ответственных лиц для согласования и утверждения наряда-допуска;
- организовать единый каталог всех нарядов-допусков Общества;
- исключить возможность несанкционированных изменений документа;
- обеспечить хранение наряда-допуска в соответствии со статьями и сроками хранения, определенными номенклатурой дел, и своевременное уничтожение.
Решение
Для решения указанных выше задач был налажен процесс оформления, согласования, утверждения и хранения нарядов-допусков в электронном виде. Автоматизация процесса работы с нарядами-допусками в электронном виде затронула газоопасные и огневые работы и была реализована на современной платформе Directum RX.
Уникальность решения
Особенность решения и процесса в том, что необходимо было объединить несколько информационных систем и несколько процессов различных направлений деятельности компании:
- Производственные процессы — собственно сама подготовка НД
- Процессы, связанные с ОРД (приказы и т.д.)
- Кадровые процессы (проверка квалификации сотрудников и т.д.)
Решение было вписано в сложный ИТ-ландшафт компании, интегрировано с шестью системами, в том числе системой архивного хранения документов.
Благодаря такой синергии организационных и инфраструктурных решений получилось реализовать успешное решение.
Концептуальная архитектура решения
Соответствие законодательству
Решение полностью соответствует требованиям федеральных норм и правил в области промышленной безопасности и локальным нормативным актам:
- «Правила безопасного ведения газоопасных, огневых и ремонтных работ», введенных приказом Ростехнадзора от 15.12.2020 №528;
- федеральный закон «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» от 21.07.1997 №116-ФЗ;
- федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
- внутренние локально-нормативными документами ПАО «Сургутнефтегаз».
Возможность оформления в электронном виде в ПАО «Сургутнефтегаз» нарядов-допусков и новая форма документа согласованы с территориальной федеральной службой по экологическому, технологическому и атомному надзору «Ростехнадзор».
Описание процессов
Оформление наряд-допуска
Оформление электронного наряда-допуска выполняется в системе Directum RX на основе заранее настроенных шаблонов. Это позволило снизить риск возникновения ошибок и привести документы к единому виду, упростить контроль.
При заполнении используются данные справочников: возможные опасные и вредные факторы, средства индивидуальной защиты, мероприятия по подготовке, проведению и окончании работ на объекте. Справочники в системе поддерживаются в актуальном состоянии ответственными за НСИ.
Оформить наряд-допуск можно не только для сотрудников структурных подразделений ПАО «Сургутнефтегаз», но и для представителей подрядных организаций. Таким образом, достигается максимальная цифровизация.
При оформлении электронного наряда-допуска в системе производятся различного рода автоматические проверки, например:
- все работы должны проводится только в дневное время;
- ответственный за проведение работ не может быть указан в одно и тоже время более чем в одном наряде-допуске;
- при выполнении работ в выходные, нерабочие и праздничные дни должно быть оформлено письменное разрешение для выполнения работ.
- состав должностных лиц и ответственных должен соответствовать требованиям законодательства и внутренним нормативным документам компании.
Проверка состава должностных лиц и ответственных при оформлении наряд-допуска
Должностные лица, которые имеют право выдавать наряды-допуски на выполнение работ повышенной опасности, а также являться ответственными за согласование, ответственными за подготовительные работы и ответственными за проведение работ, должны назначаться приказами ПАО «Сургутнефтегаз» и в обязательном порядке иметь необходимые для этого квалификации.
Информация по квалификациям сотрудников в систему Directum RX загружается из HR-системы. Перечень требуемых квалификаций дополнительно настраивается в зависимости от вида выполняемых работ и может гибко корректироваться в любой момент времени, в зависимости от требований.
При создании приказа в модуле ОРД в ответственных можно указать только тех работников, которые имеют действующую квалификацию, необходимую для выполнения работ.
Благодаря интеграции с модулем ОРД невозможно создать НД, если отсутствует приказ о назначении ответственных за организацию опасных работ, что является требованием законодательства!
По итогам, заполнения карточки наряда-допуска и оформления схемы места проведения работ в системе Directum RX автоматически формируется единый документ, который состоит из нескольких разделов.
А. Первый раздел. Заполняется на основе шаблона, согласуется и утверждается в электронном виде в системе Directum RX с ответственными службами ПАО «Сургутнефтегаз» и газоспасательной службой (далее – ГСС).
Б. Схема. В Directum RX создается карточка схемы, в которую вкладывается необходимый файл самой схемы. При этом редактирование схемы доступно прямо из системы Directum RX.
В. Второй раздел. Заполняется также на основе шаблона и согласуется в электронном виде. На месте проведения работ 2-й раздел распечатывают, и рабочие расписываются на бумаге, так как у рабочих на объектах нет автоматизированных рабочих мест или возможности работы с мобильными устройствами.
Интеграция с редактором схем
Для подготовки план-схем мест проведения работ реализовано взаимодействие Directum RX со специализированным программным средством «Редактор схем».
ПС «Редактор схем» является специализированной разработкой и позволяет прорисовывать схемы с использованием необходимых обозначений. Создание и редактирование схем происходит непосредственно в интерфейсе Directum RX. Все схемы мест проведения работ автоматически сохраняются в едином реестре. Впоследствии их можно использовать при выполнении повторных работ.
Внутренне согласование
Ранее на подписание одного документа уходило несколько часов, иногда и дней. Сегодня если смотреть по данным системы наряды-допуски согласовываются в Directum RX с использованием электронной подписи в среднем за 20 минут.
Важно отметить, что снизились именно накладные расходы. Соответственно у специалистов появилось больше времени на то, чтобы без спешки внимательно подготовить и проверить НД. Это значительно повысило качество их оформления. А также больше времени можно уделить на само производство работ, а не на оформление и согласование документов.
Сотрудник, ответственный за оформление и выдачу наряда-допуска после подготовки документа, отправляет его на согласование. При отправке документа система проверяет у всех участников процесса полномочия и наличие электронных подписей. Для оперативного согласования работникам, участвующим в процессе с нарядами-допусками, дополнительно направляются уведомления на электронную почту о необходимости рассмотрения и подписания документа.
Согласование с ГСС
Наряды допуски согласуются в электронном виде с подрядчиком Общества профессиональным аварийно-спасательным формированием – газоспасательной службой (ГСС). Между Обществом и подрядчиком действует соглашение об электронном документообороте, в котором определен порядок обмена электронными документами, подписанными электронной подписью. Для подписания электронных документов в ПАО «Сургутнефтегаз» используются усиленные неквалифицированные сертификаты электронной подписи, а у ГСС — квалифицированные.
После согласования наряда-допуска специалистом производственного контроля ПАО «Сургутнефтегаз», подписанный документ автоматически отправляется по электронной почте в ГСС для согласования и подписания квалифицированной электронной подписью.
При получении согласования от газоспасательной службы по наряду-допуску, квалифицированная электронная подпись представителя ГСС и регистрационный номер автоматически загружаются в систему Directum RX и задание поступает на утверждение главному инженеру структурного подразделения Общества. В случае, если наряд-допуск не был согласован по какой-либо причине, в системе Directum RX автоматически указывается причина отклонения документа из текста электронного письма ГСС и задание на доработку поступает ответственному за оформление и выдачу документа.
Согласование наряда-допуска с подрядчиком в электронном виде позволило:
- полностью автоматизировать процесс отправки нарядов-допусков в газоспасательную службу и повысить уровень безопасности;
- обеспечить получение, автоматическую обработку поступающих сообщений и загрузку открепленных подписей представителей газоспасательной службы с соблюдением всех требований информационной безопасности и кибер-безопасности;
- оптимизировать работу пользователей функциональности работы с нарядами-допусками при отсутствии необходимости организации работы указанных пользователей в нескольких информационных системах и необходимости самостоятельного отслеживания факта согласования документа.
Проведение работ и закрытие наряда-допуска
Утвержденные наряды-допуски поступают ответственному. Наряд-допуск распечатывается с отметками о штампах электронных подписей на первом разделе документа, со схемой мест проведения работ и вторым разделом для собственноручного заполнения на бумажном носителе.
По завершению работ и закрытию наряда-допуска, сотрудник, ответственный за проведение работ, сканирует I и II разделы наряда-допуска и размещает электронную копию документа в системе. В дальнейшем планируется задействовать службу DCS (служба обработки скан-копий документов) для автоматического занесения копии документа в Directum RX. Кроме того, сотрудник указывает фактическую дату начала, окончания работ и информацию о наличии аварий во время проведения работ. От того, были ли аварии во время выполнения работ зависит сколько должен храниться документ: 1 год, если аварий не было, или 45 лет при возникших авариях.
В случае, если работы по наряду-допуску были отменены, ответственный выполняет аннулирование наряда-допуска с указанием причины невыполнения работ.
Все закрытые наряды-допуски автоматически передаются в систему хранения электронных документов Общества на хранение и последующее уничтожение в соответствии со статьями и сроками, определенными номенклатурой дел.
Доступ и контроль оформления нарядов-допусков
Кураторы, ответственные за безопасное проведение работ на объектах повышенной опасности, и специалисты соответствующих служб структурных подразделений Общества имеют доступ к модулю «Наряды-допуски».
Это позволяет вести анализ и своевременный контроль за соблюдением всех правил оформления наряда-допуска и проведения работ, отслеживать планируемые и фактические работы на опасных производственных объектах.
В качестве альтернативы отчетным формам, в системе Directum RX разработаны виджеты – диаграммы по динамике выполнения, согласования и завершения нарядов-допусков. Для замены бумажных журналов регистрации разработаны электронные формы отчетов.
Заключение
Проект стал востребованным всеми структурными подразделениями ПАО «Сургутнефтегаз».
- с решением работает более 5 700 пользователей;
- оформлено более 300 000 нарядов-допусков;
- прошло более 70 000 согласований с газоспасательной службой, с обеспечением юридической значимости.
Бизнес-эффект
- Повысили качество подготовки и согласования НД.
- Сократили среднее время согласования каждого наряда-допуска с 3-5 дней до 20 минут.
- Полностью исключили затраты на транспортировку бумажных документов. Исключили потерю документов.
- Повысили прозрачность и контроль при работе с НД.
Варианты дальнейшего развития решения
Номинации:
Опубликовано:
29 марта в 15:02
Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum