АпК «Агротек»: с помощью цифровизации навели порядок в делах и документах

Как компания лидер агропромышленного комплекса Дальнего Востока стартовала с минимального облачного варианта, расширила охват пользователей, переехала на локалку и оптимизировала процессы. Хотя до этого был опыт неудачных внедрений.

О компании

Агропромышленный комплекс «Агротек» — динамично развивающаяся компания, которая стремится предугадывать желания потребителей, обогащая рынок новыми, зачастую уникальными продуктами и услугами. Ведущий производитель в Камчатском крае в направлении животноводства, производства кормов и пищевых продуктов. Выпускает 70% мясной продукции на Камчатке, по 20 тонн продукции в день. В компании трудится более 700 человек.

История и предпосылки проекта

Производственная деятельность компании связана с большим потоком входящей, исходящей и внутренней информации. В первую очередь, это обмен договорами и первичными бухгалтерскими документами с контрагентами, приказы, служебные записки, поручения. Все это было в бумажном виде, из-за чего компания испытывала ряд проблем:

• потеря документов;
• затянутый процесс согласования;
• неоперативный контроль по исполнению оформленных на бумаге задач и поручений;
• ошибочная приоритетность документов.

Как следствие, эффективность некоторых бизнес-процессов не достигала ожидаемых значений. Плюс компания тратила ресурсы на покупку бумаги, офисной техники, почтовые и курьерские услуги.

«Мы понимали, что бумажный документооборот сильно тормозит развитие компании, в которой трудится около 700 человек. У сотрудников уходило много времени на коммуникации, часть информации на бумаге попросту не доходила до исполнения, потому что терялась, важные документы оставались без внимания под ворохом второстепенных, нередко отсутствовал контроль исполнительской дисциплины. Если в компании проходила процедура согласования, мало кто знал на каком этапе и в каком находился документ».

Используемые решения

В компании понимали, что полностью отказаться от бумажных документов в короткие сроки не получится, но есть возможность хотя бы частично перейти на ЭДО.

Проанализировав предложения нескольких компаний на рынке СЭД/ECM, остановились на продукте российского вендора Directum RX. Основные критерии выбора:

• дружественный и интуитивно понятный интерфейс;
• гибкая настройка различных процессов согласования;
• возможность администрирования системы собственными силами, без помощи разработчика;
• наличие облачной и локальной схем реализации;
• удаленный доступ — мобильные приложения для руководителей и сотрудников.

Ход проекта

Внедрение шло в несколько этапов:

• знакомство с компанией, выяснение болей и причин перехода на ЭДО. Опрос сотрудников, выяснение пожеланий и необходимостей;
• старт внедрения в облачном решении Directum RX. Вовлечение новых сотрудников и повышение их заинтересованности в процессе обучения;
• миграция системы с облака в локальную инфраструктуру заказчика и запуск.

Первые эксперименты

Так как у компании был уже опыт неудачных проектов внедрения ЭДО, которые не дошли до успеха, то в этот раз мы хотели опробовать систему, не прибегая к большим затратам.

В итоге выбрали облачный вариант и первоначально купили один пакет на 25 пользователей с подключением к облаку.

И пробовали внедрить это традиционными путем, то есть начать с внедрения ЭДО для внешней переписки и далее охватить внутреннюю переписку. Но на этом направлении мы встретили консервативное сопротивление сотрудников и другие сложности.

В итоге решили пересмотреть подход и зайти с другой стороны, а именно с документов, сопровождающих производственные процессы: приказов, служебных записок и согласования различного рода документов. 

И этот эксперимент оказался успешным, появилась заинтересованность сотрудников.

Это рутинная и в то же время трудоемкая часть документооборота, и его цифровизация значительно упрощала задачи исполнителей. Такой подход помог повысить не только эффективность процессов, но и лояльность сотрудников к переходу на ЭДО.

Развитие проекта

Далее мы добавили в систему работу с договорами и их согласование. И сейчас видим, как дальше можно развиваться. Чем больше видов документов охватывает система и, соответственно, вовлекается больше сотрудников в цифровое взаимодействие.

Чтобы преодолеть начальное сопротивление и запустить маховик, мы проводили с помощью вендора совместные собрания. Рассылали сотрудникам документацию и инструкции, которые могли бы помочь.

Большим плюсом было то, что по мере развития тоже было легко расширить систему и платить за новые места именно тогда, когда они нам понадобились. То есть сначала расширили до пакета на 50, потом до 75 пользователей.

Переезд из облака в локалку

В течении года мы изучали систему, вводили новые документопотоки, достигли определенного прогресса в понимании коллегами удобства работы с СЭД. По итогам годовой работы с системой Directum RX в компании было принято решения о переходе на локальный вариант

Такое решение принималось, прежде всего, для формирования комплексной системы цифрового взаимодействия бизнес-процессов в группе компаний Агротек. Кроме того, планируется подключение бухгалтерии, организация ЭДО с контрагентами и реализация легитимного электронного документооборота.

Переход на локальный вариант и миграция из облака прошли достаточно безболезненно. В этом оказал услуги партнер Maxsoft. Процесс переезда с облака занял около двух дней. В течение этого времени перенесли базу и настроили систему, подключили облачную базу к локальной инфраструктуре.

Настройка и адаптация системы

В начале в облаке мы пользовались стандартными регламентами, и простой визуальной настройкой процессов с помощью блоков и назначение связей (no-code).

Но чем дальше мы, осваивали Directum, тем больше понимали, что хотим идти дальше: в том числе разработка новых типов, новых видов документов, доработка их. Была необходимость адаптации системы под наши требования, тем более что имеется такая возможность.

Факторы успеха

Факторами успеха проекта помимо быстрого старта с небольших инвестиций и постепенного расширения, можно отметить основательный подход к обучению. Наши сотрудники прошли обучение и самостоятельно администрируют, и развивают систему.

Важно, что компанией и командой проекта, совместно с Maxsoft была проделана комплексная работа по внедрению и развитию. И сейчас она продолжается.

По итогам текущего использования как преимущества системы отмечается:

• удобная в администрировании, есть наглядные инструменты;
• хороший уровень usability, визуально легко воспринимается пользователями.

Результаты

За год удалось добиться увеличения количества учетных записей, сократить время согласования документов, повысить уровень исполнительской дисциплины. Все документы находятся в хранилище, где их легко найти и просто извлечь.

Руководство и сотрудники успешно используют как стационарное рабочее место, так и удаленный доступ с помощью мобильных приложений Solo и Jazz.

Показатели

• более 100 подключенных пользователей
• 1200 документов создано за год
• в 3 раза сократилось время согласования производственных приказов
• до 89% повысился уровень исполнительской дисциплины

Планы по дальнейшему развитию

1. Полное исключение бумажного документооборота при работе с приказами и договорами.
2. Интеграция с 1С, операторами ЭДО Сбис, Диадок.
3. Настройка новых документопотоков.
4. Цифровизация управления проектами и командами.