Переход с Directum 4.8 на Directum RX в ФГАОУ ВО «Дальневосточный федеральный университет» (ДВФУ)

В ДВФУ использовали система Directum 4.8 более 10 лет. Давно встал вопрос о переходе на новое поколение. В 2023-м году перед ИТ-директором была поставлена задача в сжатые сроки выполнить переход.

Об университете

ДВФУ — один из крупнейших вузов на Дальнем Востоке России, академический форпост страны в Азиатско-Тихоокеанском регионе. Университет создан Указом Президента Российской Федерации от 21.10.2009 г. № 1172 и распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.04.2010 г. № 503-р.

Цели и задачи проекта

Цель: развитие информационных систем заказчика с возможностью расширения функционала.

Задачи:

• переход с Directum 4.8 на современную платформу на базе Directum RX, поддерживающую возможность работы на импортонезависимых технологиях, в короткие сроки;
• интеграция с AD, 1С и сервисом обмена Диадок;
• автоматизация внутреннего документооборота и процессов заключения и сопровождения договорной работы;
• обеспечение надежной защиты данных и соответствие требованиям законодательства в области информационной безопасности;
• использование актуальной версии системы с поддержкой и гарантией работоспособности от вендора.

История проекта

В ДВФУ ранее использовалась система Directum 4.8 более 10 лет. Кейс даже участвовал в Directum Awards 2012. В организации давно встал вопрос о переходе на Directum RX, так как Directum 4.8 из-за платформенных ограничений не мог удовлетворить новые потребности заказчика в расширении функциональности.

Перед директором по цифровой трансформации была поставлена задача в сжатые сроки перейти на Directum RX.

В августе 2023 году была инициирована конкурсная процедура, в которой победила компания «АрмаДок». Срок выполнения работ установлен 7 месяцев. Количество одновременно подключенных пользователей 700, всего сотрудников в ДВФУ более 5000.

Проект включал в себя следующие этапы:

1. Развертывание системы в ИТ-инфраструктуре Заказчика.
2. Настройки интеграции с AD.
3. Внедрение системы.
4. Ввод системы в эксплуатацию.
5. Настройка интеграции с Диадок.
6. Настройка интеграции с 1С:Бугалтерия государственного учреждения, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, 1С: Управление финансами организации, 1С: Университет.

Бизнес-процессы подлежащие автоматизации:

1. Обработка входящей документации.
2. Обработка исходящей документации.
3. Обработка внутренней документации (приказы, распоряжения, служебные записки, внутренние нормативные документы, положения о структурном подразделении, должностные инструкции).
4. Исполнение поручений.
5. Согласование, подписание и исполнение договорных документов (договоры, дополнительные соглашения, соглашения о расторжении, входящие счета).
6. Подготовка совещания, оформление результатов совещания и контроль работ по совещаниям.

Особенности

Развертывание системы в ИТ-инфраструктуре заказчика

В связи с отсутствием собственных серверных мощностей, Заказчик решил арендовать ресурсы в Яндекс Облаке.

В процессе развертывания оказалось, что в ЯОблаке отсутствует возможность выделять виртуальные IP-адреса, из-за чего невозможно было настроить балансировку на базе HAProxy. Вместо этого были предоставлены встроенные в ЯОблако инструменты балансировки на базе ALB. Данный балансировщик официально не поддерживается Вендором, поэтому потребовалось больше времени, чтобы развернуть архитектуру с кластером Postgre SQL и балансировкой серверов приложений на его основе. Возникли нюансы и при настройке сквозной авторизации.

Дополнительно отметим, что сперва была проведена попытка развернуться с использованием СУБД Postgre SQL, которая была предоставлена на стороне ЯОблака как сервис, но в результате выяснили, что при использовании данной СУБД отсутствуют полные права на создание и изменение таблиц, что не позволило даже нормально развернуть «коробку».

Реализация конструктора документов для Заказчика

При исследовании бизнес-процессов заказчика перед исполнителем встала задача по переносу решения «конструктор документов» в Directum RX. Данный функционал был очень важен для Заказчика, так как основной поток документов в организации шел через «конструктор». Также не мало важным было сохранить подход к настройке «конструктора», так как механизм уже был отлажен годами и удобен для администраторов системы заказчика.

«AS-IS» в Directum 4.8

«Конструктор документов» в Directum 4.8 состоял из следующих блоков:

1. Связка настроечных справочников:
   1. Справочник «Настройки согласования по видам документов»
   2. Справочника «Списки исполнителей»
   3. Справочника «ЦФО (Экономистов)»
   4. Отдельных справочников с выборками руководителей («Проректоры», «Директора школ», «Работодатели»).
2. 8 различных типовых маршрутов с разными ветками и особенностями, но со схожей структурой.

Основным инструментом являлся справочник «Настройки согласования по видам документов», одна каждая запись которого хранила настройки для одного маршрута.

Вкладка «Главное» хранит сроки по согласованию и общие настройки для каждого этапа – каким образом вычислять/указывать исполнителей по этапу.

На вкладках «Предварительный этап», «Согласование», «Подписант» для вида подмаршрута/ маршрута указываются параметры с исполнителями в этапах с возможностью ограничения дополнительных участников для выбора. Для каждого исполнителя может быть настроена подзадача – запись справочника «Списки исполнителей».

Вкладки «Подзадачи 1го этапа по параметру» и «Подзадачи подписантов» управляют набором параметров, которые запрашиваются при старте процесса и списком исполнителей подзадач, которые добавляются в процесс, если у параметра выбрано значение «Да».

Вкладка уведомления управляет набором параметров, которые запрашиваются при старте процесса и списком получателей уведомлений, если у параметра выбрано значение «Да».

Типовые маршруты разделены на несколько последовательных блоков, в каждом блоке исполнители ролей участвуют параллельно. В каждом из 8 маршрутов были свои частности, заложенные в схеме.

Последовательность блоков на схемах маршрута была приблизительно следующей:

• Уведомления о запуске.
• Предварительное согласование (возможность отправить на доработку, отказать).
• Уведомления перед этапом согласования.
• Основное согласование (возможность отправить на доработку, отказать).
• Задание для редактора.
• Подписание (возможность отправить на доработку, отказать, изменить подписанта).
• Уведомление о подписании по списку.
• Регистрация (на данном этапе есть возможность вернуть подписанту).

Перед стартом каждого из маршрутов указывается параметр Вид маршрута – данный параметр необходим для определения настроек по справочнику:

После выбора параметра «Вид Маршрута» идет запрос дополнительных параметров, которые собираются в список с каждой вкладки и с каждой таблицы записи справочника «Настройки согласования по видам документов» и запрашивается в виде диалога (Да\Нет):

На основании заполненных параметров формируются списки согласующих по этапам и подписывающих для выбора:

На выходе в поле «Комментарий» задачи размещался текст с описанием какие параметры были заполнены с результатом «Да» и ФИО исполнителей по этапам:

«TO BE» Directum RX

Для реализации «конструктора документов» в Directum RX рассматривались следующие варианты:

1. Создание нового типа задачи и создание вариантов запуска через No-Code;
2. Использование правил согласования.

После обсуждения внутри команды и взвешивания всех «за» и «против» было принято решение в пользу 2 варианта. Главными аргументами стали:

• Гибкая и быстрая настройка/перенастройка правил согласований, которую администратор системы заказчика может выполнять самостоятельно, не прибегая к услугам разработчика;
• Ограничения в инструментах No-Code на версии 4.7;
• Желание заказчика об сохранении подхода к настройке «конструктора»;
• Множество инструментов и ветвлений, уже учтенных в схеме для правил согласования.

Таким образом в Directum RX было разработано решение под новым названием Матрица согласования документов основанное на «конструкторе документов», но модифицированное с учетом возможностей системы и оптимизированное в связи с выявленными в исследования неактуальными данными, а также с добавлением новой функциональности, которая не могла быть реализована в Directum 4.8 из-за ряда ограничений.

Матрица согласования документов состоит из группы справочников, связанных между собой и настроенными правилами согласования.

Справочники размещены в специально созданном модуле «Администратор ДВФУ» и разделены на группы в соответствие с тематикой:

Справочник «Категории документов»

Заказчику было предложено изменить подход к процессу согласования на работу «от документа», так как в Directum 4.8 они отталкивались «от задачи». Это было необходимо, чтобы не использовать диалоги с пользователем, а заполнять всю нужную информацию в карточке документа. Предложение понравилось, так как оно позволяет хранить всю информацию в одном месте без возможности редактирования и удаления (например, инициатор в Directum 4.8 в задаче перед стартом мог удалить текст из поля Комментарий и вся информация по заполнению параметров терялась и не могла быть восстановлена в случае возникновения возможного инцидента).

На форму типов документов внутреннего и исходящего документопотоков было добавлено свойство «Категория документа» для дополнительной классификации документов в рамках видов документов, которое в Directum 4.8 называлось «Вид маршрута», а в некоторых местах «Вид подмаршрута».

Данное решение позволило сократить количество создаваемых видов документов в системе. Также для свойства заложена логика по автоматическому заполнению, которое сокращает время пользователя на раздумья по заполнению карточки документа и не позволят допустить ошибку.

Справочник «Настройки согласования документов»

Справочники по настройкам согласования документов в Directum RX и Directum 4.8 визуально схожи и заполнение имеет общую логику, что соответствует требованиям Заказчика. Но в Directum RX появились новые «фичи»:

• Возможность настройки выбора нескольких согласующих в предварительном этапе для категории документа (столбец с чек-боксом);
• Отображение инструкции в карточке задачи (столбец Инструкция). В Directum 4.8 после запроса параметров всплывали информационные окна с инструкцией, например, как выбирать согласующих. Окно выходило один раз и больше не появлялось, и инициатор мог не запомнить нужную ему информацию.

В Directum RX реализовано отображение инструкции в карточке задачи на постоянной основе, если в справочнике настроек заполнен столбец Инструкция для категории документа:

Справочник «Параметры задач»

Данный справочник содержит параметры, используемые для вычисления исполнителей в этапах. В Directum 4.8 параметры заполнялись в текстовом поле в справочнике «Настройки согласования по видам документов» и забивались вручную в каждой вкладке, что могло приводить к опечаткам. В Directum RX было решено выделить параметры в отдельный справочник и в случае необходимости изменения формулировки делать теперь это можно в одном месте.

Справочник «Параметры задач» является общим для документов внутреннего, исходящего и договорного документопотоков.

Заполнение параметров размещено на вкладке «Параметры согласования» в карточке документа. Вкладка отображается, если в карточке вида документа есть соответствующая настройка (чек-бокс «Отображать вкладку Параметры согласования») и заполняется от категории документа. В карточке документа есть информационное сообщение, напоминающее об заполнении вкладки, так как по умолчанию для всех параметров установлено значение «Нет» — это сделано с целью упросить работу пользователей по заполнению параметров, так как для некоторых категорий документов настроено более 40 параметров. Параметры в таблице недоступны для изменения и удаления, также изменение значений (Да/Нет) недоступно после отправки документа на согласование по регламенту.

Размещение параметров согласования в отдельной вкладке в карточке документа позволяет хранить всю информацию в одном месте.

На основании заполненных параметров фильтруются списки сотрудников в поле «Подписал» в карточке документа и в карточке задачи на согласование по регламенту в полях «Предварительные согласующие» и «Согласующие».

Доработана также вкладка «Регламент» в задаче на согласование по регламенту и вкладка «Задачи» в карточке документа в части отображения информации о подзадачах:

Справочники «Списки исполнителей» и «Ответственные экономисты»

Справочник «Списки исполнителей» используется в столбцах «Подзадачи» и «Обязательный доп. список» справочника «Настройки согласования документов». Справочник «Ответственные экономисты» используется для выбора в карточке документа в поле «ЦФО».

Большое количество новой логики по подбору участников процесса потребовало расширение параметров практически всех этапов согласования – добавилось значительное количество параметров, которыми управляет Администратор.

Так как практически вся логика управляется визуальными настройками и прикладной логикой, схема правила согласования получилась вполне лаконичной:

Другие решения

Подробное описание других технических решений проекта потребовало было существенно увеличить статью. Коротко хочу выделить следующие моменты:

Матрица согласования договоров

Очень похожа концептуально на Матрицу согласования документов (описанную выше), но имеет свои особенности. 

• Используется другая связка настроечных справочников (см. ниже);
• Другая схема процесса и набор этапов;
• Другое вычисление исполнителей в этапах;
• Часть договоров создается строго из 1С и передаются на обработку в Directum RX;
• Передача статусов в обе стороны;

Справочник «Правила вычисления ролей» - предназначен для автоматизации вычисления исполнителей согласования.

Справочник «Виды договора» - предназначен для дополнительной классификации для договора возм. Оказ. Услуг с Российским преподавателем.

Справочник «Категории договоров» - предназначен для дополнительной классификации договоров в рамках видов документов.

Справочник «Этапы задач» - предназначен для настройки этапов согласования.

Интеграция с 1С – как и было описано выше, включает взаимодействие 1С:БГУ, 1С:ЗКГУ, 1С: УФО, 1С: Университет. Передается справочная информация, документы, и параметры, которые передаются в карточку документа для обработки матрицей согласования договоров и напрямую влияют на процесс;

Решение «Управление ВНД», которое позволяет управлять процессами согласования. утверждения и публикации внутренних нормативных документов, положений о структурных подразделениях и должностных инструкций. В нем сохранилась логика близкая к Directum 4.8 (не RX), когда отдельно есть РКК и отдельно карточки документов. РКК выступает в роли каталога, который и рассылается пользователям на ознакомление.

Результаты

Безусловно, невозможно воспроизвести за 7 месяцев все доработки, которые были сделаны более чем за 10 лет в ДВФУ. Совместно с Заказчиком были выбраны наиболее важные направления и проект был успешно реализован в поставленные сроки. Этому способствовало:

• § Активное участие команды Заказчика – понимание рисков использования не поддерживаемого вендором ПО, еженедельное участие в совещаниях, а также быстрое рассмотрение организационных вопросов и принятие решений;
• § Высококвалифицированная команда на стороне 1С Заказчика;
• § Вовлечение Вендора в развертывание системы несмотря не поддерживаемые элементы архитектуры;
• § Гибкий подход к планированию и приоритезации задач на проекте;
• § Фиксация всех принятых решений;
• § Автоматизация с учетом действующих и отработанных годами бизнес-процессов и одновременно их оптимизация под функционал и инструменты Directum RX.

Показатели эффективности

1) Всего к системе подключено 5 773 пользователя, организована одновременная работа 700 пользователей.

2) 39774 документа создано в системе в ходе ОПЭ (за полтора месяца):

• 3 423 входящих документа
• 4 213 исходящих документа
• 30862 внутренних документа
• 916 договорных документов

3) 46532 задач создано в системе в ходе ОПЭ.

4) 27 правил согласования создано в системе в ходе ОПЭ.

Планы по развитию

В планах автоматизировать финансовые процессы, выполнить интеграцию с МЭДО, обновление на версию 4.9 для работы с МЧД с внедрением Контур.Доверенность.

Команда проекта

Команда проекта со стороны исполнителя:

• Руководитель проекта – Авдеев Дмитрий.
• Заместитель руководителя проекта/Аналитик – Елфимова Анна.
• Аналитики-консультанты – Жильникова Юлия, Саловатова Асель, Михеева Милана.
• Разработчики– Янин Юрий, Сайнук Станислав, Топилин Константин.

Исполнитель

ООО «АрмаДок» является генеральным партнером Directum. Группа компаний АрмаДок имеет большой опыт (более 20 лет) — в области автоматизации и системной интеграции бизнес-процессов и систем, разработки корпоративных информационных систем по индивидуальным требованиям заказчика, по внедрению и сопровождению информационных систем масштаба отрасли и предприятия.