Цифровизация всех этапов жизненного цикла нормативных правовых актов в Правительстве Астраханской области

Предпосылки

В 2021 году для оптимизации работы сотрудников исполнительных органов Астраханской области (ИО АО) и Правительства Астраханской области с нормативными правовыми и правовыми актами (НПА/ПА) в Единой системе электронного документооборота Астраханской области (ЕСЭД) был создан модуль «Правовые акты». Это позволило создавать карточки зарегистрированных и подписанных НПА/ПА в системе и отправлять на ознакомление по одному клику из заполненного списка рассылки. Более подробно об этом можно почитать на Awards 2023.

На этом решили не останавливаться, и было принято решение автоматизировать в ЕСЭД процесс согласования проектов НПА/ПА.

Цели и задачи проекта

Целью развития ЕСЭД является улучшение процессов движения НПА/ПА и исполнения поручений по НПА/ПА в ведомствах, включая структурные подразделения и подведомственные учреждения, за счет использования электронных форм взаимодействия в процессе подготовки, согласования, подписания, утверждения, ознакомления, регистрации НПА/ПА и контроля их исполнения.

• создать единое информационное пространство для организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с НПА/ПА;
• обеспечить возможность создания и хранения карточек НПА/ПА, электронных образов НПА/ПА, а также оперативного поиска и экспорта НПА/ПА по набору реквизитов;
• исключить дублирование действий по вводу информации об НПА/ПА на различных этапах работы с ними;
• обеспечить оптимизацию процессов обработки НПА/ПА, направленных на сокращение сроков согласования и рассмотрения, а также повышение ответственности за их исполнение;
• обеспечить автоматизированный контроль за движением НПА/ПА;
• своевременно информировать сотрудников и руководителей органов и организаций о принятых НПА/ПА;
• обеспечить автоматизированный упреждающий контроль за своевременным исполнением поручений и указаний руководства, оперативно получать информацию о состоянии исполнения и месте нахождения поручения по НПА/ПА;
• организовать оперативный доступ (в режиме реального времени) сотрудников к соответствующим НПА/ПА, поручениям и информации об их рассмотрении и исполнении как в web-версии ЕСЭД, так и в мобильных приложениях.

Используемые решения и подходы

Обложка модуля и карточка документа

Точкой отсчёта для работы с НПА/ПА в ЕСЭД является модуль, который позволяет создавать проекты правовых актов и правовые акты, содержит реестры и вспомогательные инструменты.

Разработана карточка проекта правового акта.

Особенности согласования

Согласно внутренним регламентам заказчика согласование проектов НПА/ПА проходит в несколько этапов:

1. последовательное согласование внутри исполнительного органа (ИО) или структурного подразделения;
2. параллельное согласование с другими ИО, состав которых меняется в зависимости от вида документа и других факторов, при этом данный этап в согласовании НПА/ПА может отсутствовать;
3. последовательное согласование в Администрации Губернатора (АГ).

Поэтому для удобства пользователей решили вынести каждый этап в отдельные блоки на новой вкладке «Согласование» в карточке документа.

Отправка на определенный этап согласования происходит по соответствующим кнопкам.

Для внутреннего и внешнего согласования с АГ используется задача на согласование по регламенту. Разграничение видимости соответствующих регламентов при выборе пользователем реализовано за счёт фильтрации: если регламент содержит этап «Подписание», он будет доступен для выбора по кнопке На внешнее согласование с АГ АО, если не содержит, то – На внутреннее согласование. В карточке проекта соответствующие табличные части автоматически заполнятся ФИО согласующих и сроками из регламента, а по ходу согласования в поле «Статус» будут записываться результаты согласования.

Для внешнего согласования используется задача на свободное согласование. Так как состав участников согласования на данном этапе всегда разный, инициатору согласования достаточно нажать кнопку Заполнить из списка и выбрать подходящий, при этом список легко скорректировать, добавив или удалив согласующих.

Для согласования с внешними организациями, работающими в ЕСЭД (способ доставки СЭД), при отправке На внешнее согласование автоматически создадутся связки в формате «Задача – Задание» для каждой подобной строки. А также в табличной части проставится плановый срок согласования согласно указанному в карточке вида документа.

Если участником согласования является организация, не работающая в ЕСЭД (способ доставки отличный от СЭД), то используется преднастроенный регламент, в этапах которого используется новая роль согласования «Ответственный за рассылку проекта правового акта». Участником данной роли является сотрудник, указанный в поле «Ответственный за рассылку». Поэтому он получит задание на отправку документа данной организации указанным способом доставки (почта, курьер и т.д.).

Занесение результатов согласования таких организаций осуществляется инициатором по кнопке Изменить статус.

Внутри согласования

Замечания

При отправке проекта правового акта на доработку инициатору, согласующий может приложить файл с замечаниями. Для этого в область вложений в заданиях на согласование добавили новую группу вложений «Замечания».

В табличной части в карточке проекта отобразится ссылка на файл замечаний.

Срочность и рабочий порядок

Сотрудник, входящий в определённую роль (в зависимости от типа запроса), в процессе согласования может отправить запрос на уменьшение сроков согласования или на проведение согласования в другом формате.

После согласования запроса ответственным сотрудником в карточке проекта появится соответствующая отметка с ФИО согласовавшего запрос.

Подчинённое согласование

В ходе согласования проекта у участников может возникнуть необходимость привлечь специалистов своего ИО/подразделения, чтобы они также могли выразить мнение по документу или подготовить файл с замечаниями. Результаты их согласования не должны попадать в итоговый лист согласования.

На основе поручений разработали функционал подчинённых согласований. При необходимости вышестоящий согласующий может не дожидаться мнения подчиненных согласующих: выполняя свое задание на согласование, задания подчиненных согласующих автоматически прекратятся.

Напоминание

Чтобы инициатор согласования на любом этапе мог напомнить согласующим о необходимости выполнить свои задания, реализован функционал напоминаний. При этом участники согласования, выполнившие свои задания, не будут доступны для выбора в задаче-напоминании.

Фишки в регламентах

Новые типы условий

Если проект правового акта имеет отметку о срочности или рабочем порядке, то должны меняться сроки или формат согласования. Чтобы пользователь не перезапускал согласование вручную, добавлены новые типы условий в регламент. В зависимости от наличия отметок согласование идёт по нужной ветке.

Запрет на согласование по замещению

Некоторые виды проектов правовых актов может согласовать только тот согласующий, который указан в регламенте, а замещающий его сотрудник не должен иметь возможность согласовать за него. Для этого в типы этапов «Согласование с руководителем» и «Согласование» добавили атрибут «Запрет на согласование по замещению».

Преобразование проекта в правовой акт

После подписания документа Губернатором по кнопке «Создать правовой акт» создаётся карточка правового акта с соответствующим видом документа.

В карточку правового акта из проекта перенесется тело документа с согласующими и утверждающими подписями (последняя версия).

Настройка штампов и рег. данных

Администратор ЕСЭД для каждого НОР и подразделения может задать первоначальные размеры и место размещения на документе, а также внешний вид штампов и рег. данных.

Предусмотрено 3 вида штампов: для векторного, растрового изображения и в формате HTML.

Работа с правовым актом

Преобразование документа для публикации

После создания правового акта сотрудник на вкладке «Настройки штампов» настраивает координаты и размеры регистрационных данных и штампов. Рег. данные и штампы могут быть размещены в нескольких местах документа, пользователю остаётся выбрать нужные и указать расположение.

Для преобразования документа в формат PDF с проставлением отметок о регистрации и штампов добавлено новое действие.

Регистрационные данные и штампы для публикации установятся в необходимых местах.

Публикация на портале pravo.gov.ru

После согласования проекта и подписания правового акта, последний должен быть опубликован на портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru/. Для этого реализована своя задача на публикацию.

Из карточки правового акта формируется и отправляется задание на публикацию на данном портале.

В зависимости от результата выполнения в карточке правового акта появится соответствующая отметка.

Юридическая значимость правовых актов

Преобразованный в PDF правовой акт является юридически значимым: согласующие и утверждающие подписи переносятся из проекта в правовой акт.

Поэтому можно выгрузить документы из ЕСЭД с SGN-файлами квалифицированных электронных подписей.

Лист согласования

Разработаны два вида листа согласования. В момент формирования отчета сотрудник может выбрать необходимый вариант.

Полный лист согласования содержит всех согласующих и подписантов, а упрощённый – только результаты согласования руководителей НОР и структурных подразделений.

Работа руководителей ИО в мобильном приложении

Предусмотрена возможность работы в Solo. Руководители ИО могут согласовывать, отправлять на доработку и подписывать проекты правовых актов, а также создавать подчиненные согласования непосредственно в мобильном приложении.

Текущие работы по развитию проекта

Проект находится на этапе опытно-промышленной эксплуатации. Плановая дата завершения проекта – 25 апреля 2024 г.

Команда проекта

Команда проекта со стороны ГБУ АО «Инфраструктурный центр электронного правительства»:

• Брыкин С.П. – директор проекта, директор ГБУ АО «ИЦЭП»;
• Джаквалиев Р.А. – руководитель проекта, заместитель директора ГБУ АО «ИЦЭП»;
• Меркулова А.И. – начальника отдела поддержки информационных систем;
• Тропин В.А. – инженер отдела поддержки информационных систем.

Команда проекта со стороны ООО «Интеллектика Консалтинг»:

• Крутиков А.С. – руководитель проекта;
• Водопьянов А.А. – аналитик-консультант;
• Никишева М.А. – аналитик-консультант;
• Ковалев А.С. – разработчик;
• Хромов А.В. – разработчик.