Новый уровень цифровизации документооборота в Астраханской области
2500+
пользователей
100+
организаций и ведомств работают в едином цифровом пространстве
1,5 раза
ускорилось взаимодействие ИОГВ
в 2 раза
ускорилось предоставления ответных писем
на 75%
снизилась трудоемкость операций
Исполнитель
История проекта
С 2008 года исполнительные органы государственной власти (ИОГВ) и Правительство Астраханской области полноценно работали в СЭД Directum 5.х. В 2012 году проект цифровизации рабочих процессов охватил структурные подразделения органов местного самоуправления в регионе.
Работа чиновников была переведена на безбумажные технологии, что значительно улучшило показатели исполнительской дисциплины сотрудников и сократило срок согласования документов. Также внедрены инструменты для анализа документов, их дальнейшего хранения и организации доступа к имеющейся архивной информации.
В 2021 году было принято решение перейти на Directum RX. Это обусловлено многими причинами, начиная от современного и удобного интерфейса Directum RX и заканчивая встроенными интеллектуальными сервисами. Но самой важной причиной была необходимость перейти на новый уровень оптимизации: упростить и ускорить работу внутреннего документооборота, усовершенствовать взаимодействие государственных органов с гражданами, а также улучшить процесс обмена корреспонденцией через МЭДО.
Проект стартовал в конце марта 2021 года с учетом технологии максимального внедрения. На этапе анализа и проектирования были проведены следующие мероприятия:
- анкетирование, с помощью которого сложилось базовое понимание о проблемах текущей системы и пожеланиях на будущее;
- выездное обследование и интервьюирование ключевых пользователей;
- выездное обучение рабочей группы.
На этапе тестовой эксплуатации:
- выездное обучение преподавателей и администраторов;
- настройка продуктивной среды, подготовка к опытно-промышленной эксплуатации.
Цели и задачи проекта
Цель модернизации системы — улучшение процессов движения документов и исполнения поручений по ним, осуществление взаимодействия с органами власти РФ, организациями и гражданами.
Задачи проекта:
- поддержка процессов создания, обработки, согласования и рассылки документов в электронном виде, а также контроль местонахождения выданных бумажных экземпляров документов;
- выдача поручений в электронным виде, контроль их исполнения, автоматическая постановка периодических заданий;
- формирование отчетов, в том числе по исполнительской дисциплине;
- формирование обращений в интернет-приемной, в том числе автоматическое заполнение карточки документа по соответствующей форме;
- регистрация и работа с обращениями от граждан и организаций (в устном или письменном виде);
- регистрация и согласование правовых и нормативно-правовых актов с автоматической выгрузкой данных на портал headdocs.astrobl.ru;
- интеграция с МЭДО и ССТУ.
Используемые решения и реализация
Ключевым моментом при работе с государственными структурами является строгое соблюдение правил и норм, установленных на законодательном уровне. Это касается Федеральных законов и ГОСТов, которые были учтены при разработке модуля по правовым актам и дальнейшей модификации документооборота в целом. Основные из них:
- Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан в Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Переход с Directum 5 на Directum RX и расширение функционала в рамках новой системы коснулись всех пользователей. Поэтому основное требование — регламенты ключевых процессов не должны сильно отличаться от прежних.
Доработки подробнее (развернуть)
Модуль «Правовые акты»
Пожелание: задание на ознакомление с нормативно-правовыми и правовыми актами должны отправляться по одному клику из заполненного списка рассылки.
Идея: «связать» список рассылки и список ознакомления для правовых актов. Заполняется только список корреспондентов и адресатов, который послужит основой для задачи на ознакомление, сформированной по кнопке «Отправка» – «На ознакомление». При этом корреспонденты могут быть как внешние, так и внутренние. Задача на ознакомление сформируется только на тех адресатов, у которых был указан способ доставки – СЭД. Сотруднику остается только проверить и дополнить при необходимости список, заполнить срок. Таким образом, объем действий значительно уменьшится, что позволит не тратить большое количество времени на стандартные задачи.
Реализация: принято решение выделить правовые акты в отдельный модуль, с которым ответственным сотрудникам будет удобно работать. Основные справочники, связанные с карточкой документа, выведены на обложку и доступны к редактированию.
Исполнитель документа самостоятельно создает, согласовывает и подписывает правовой акт любыми доступными способами, а после уже передает делопроизводителю на регистрацию, внесение в систему и рассылку по заинтересованным лицам.
Вкладка «Сведения» отражает дополнительную информацию о государственной регистрации, о внесении изменений и о признании утративших силу.
После заполнения всех необходимых полей, делопроизводитель отправляет правовой акт на ознакомление. Для данного вида документа список рассылки и список ознакомления практически единый. Достаточно заполнить перечень корреспондентов в табличной части на вкладке «Адресаты» и для внутренних корреспондентов указать способ доставки – СЭД. Задача на ознакомление с документом формируется по стандартному сценарию – кнопка «Отправка – На ознакомление». Окно задачи будет автоматически заполнено вычисляемым перечнем сотрудников (определяется связь с указанным корреспондентом), которым придет соответствующее задание. Список можно редактировать, при необходимости добавлять или удалять сотрудников.
Для дополнительного контроля к базовым ячейкам добавлен столбец с количеством отправляемых экземпляров документа, а также итоговые поля с общим количеством «Корреспондентов» и «Экземпляров» соответственно.
С учетом добавленных полей дополнительно был модифицирован отчет «Лист рассылки».
Решение «Внутренний документооборот»
Пожелание: избавиться от однотипных задач по внутреннему обмену корреспонденцией ИОГВ Правительства Астраханской области, в систему органов исполнительной власти которых входит около 40 ведомств. Модернизировать отправку исходящего и получение входящего документа для более легкого отслеживания пути письма. Автоматизировать часть работ.
Идея: из карточки исходящего письма формировать задачу на регистрацию входящего документа по кнопке «Отправка по СЭД». Таким образом, этапы ознакомления и регистрации документа объединяются. Далее делопроизводитель ИОГВ действует по регламенту для входящих документов. При этом в задаче на регистрацию уже формируется карточка входящего документа с частично заполненными полями, связью с карточкой исходящего письма и электронной версией документа с приложениями.
Реализация: адресату, указанному в списке рассылки, приходит задание на регистрацию входящего документа, в котором формируется карточка входящего письма с заполненными полями (блок «Документ на регистрацию») и все приложения к нему. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо проверить заполненные поля, при необходимости внести дополнительные данные и нажать соответствующую кнопку. Здание завершается по кнопке «Выполнено».
Связь автоматически отражается как во входящем письме, так и в исходящем. Для каждого ведомства настроен ответственный делопроизводитель ИОГВ - адресат. Если делопроизводитель ИОГВ не настроен или способ доставки СЭД указан для внешнего корреспондента, то система предупредит об ошибке при формировании листа рассылки.
Дополнительно внесены изменения в карточку входящего и исходящего документа: добавлены поля «Гриф доступа», «№ экземпляра», «Количество страниц документа», «Количество страниц приложений». Для внутреннего обмена корреспонденцией добавлены новые типы связи «Исходящие документ ИОГВ» и «Входящий документ ИОГВ».
В рамках проекта 2022 года по поддержке и развитию системы добавлено отслеживание статусов входящего письма у корреспондентов (по аналогии с функционалом МЭДО).
Решение «Периодические поручения»
Пожелание: автоматическая отправка поручений в заданный промежуток времени, чтобы исключить проверку актуальности и исполнения каждого задания.
Идея: решение «Периодические поручения» позволяет планировать задачи в соответствии с заданным периодом исполнения (день, неделя, месяц, год), автоматически генерировать их в указанный промежуток времени, контролировать ход выполнения созданных задач на исполнение поручений, а также обеспечивать своевременную подготовку указанных документов согласно регламенту ИОГВ.
Реализация: если поручение необходимо выполнять за определенный период, автор в карточке задачи на исполнение поручения указывает периодичность по соответствующей кнопке.
В открывшейся форме на вкладке «Свойства» автор поручения заполняет необходимые поля.
Настройка периодичности задания максимально гибкая: тип периода можно задать ежегодный, ежемесячный, еженедельный, ежедневный. При этом, выбрав повтор по дням, можно настроить формирование поручений по декадам, кварталам, полугодиям или по любым другим периодам.
На вкладке «Поручение» достаточно проверить правильность автоматически заполненных полей, если карточка создавалась из задачи на исполнения поручения, либо заполняет поля вручную, если — из Настройки периодических поручений.
На вкладке «Журнал» отображается информация по всем задачам, которые сформированы с момента запуска поручения до настоящего времени. Записи обновляются автоматически в результате выполнения фонового процесса.
Автоматическая генерация поручений происходит с помощью фонового процесса «Отправка периодических поручений».
Решение «Должностная роль»
Пожелание: автоматически актуализировать исполнителя поручения при смене должностного лица.
Идея: решение «Должностная роль» позволяет выставлять задачи, указывая должность исполнителя и отражать ее в отчетах без ссылки на конкретную фамилию. Главное отличие данного решения от системной роли – это минимизация действий администратора системы при смене сотрудника и полное освобождение делопроизводителя от рутинных и лишних манипуляций. Администратор вносит необходимые изменения в справочники Сотрудники и Должности. В Должностной роли автоматически отразится новый сотрудник в соответствии со связанной должностью. После чего, все периодические поручения будут приходить на исполнение к нему.
Реализация: разработан новый вид роли, который позволяет выделять сотрудников по их должностям – «Должностная роль». Ее можно использовать при заполнении полей в задачах:
- на исполнение поручений;
- на ознакомление;
- на согласование по регламенту;
- по настройке периодических поручений;
- на рассмотрение;
- на подготовку проекта резолюции.
А также в настройках периодических поручений и в блоках схем согласования.
Создание новой Должностной роли не занимает много времени у администратора. Для этого достаточно выбрать организацию, подразделение и должность (при этом система сама отфильтрует и предложит список только тех должностей, в которых чек-бокс «Должность с одним сотрудником» отмечен флагом).
Обновление данной роли при смене сотрудника происходит автоматически за счет синхронизации со справочниками «Должности» и «Сотрудники». Это сокращает трудозатраты администраторов на проверку и исправления всех справочников и задач, где был задействован предыдущий работник.
Модификации базового функционала (развернуть)
Документооборот и делопроизводство
Проект интересен не только реализацией новых решений. Проведено множество корректировок и изменений уже существующего функционала.
Проработан внешний вид штампа регистрационных данных и штамп электронной подписи.
Для модуля Делопроизводство реализован отчет о поручениях, не исполненных в установленный срок.
Взаимодействие с гражданами
Реализованы дополнительные отчеты по информации об обращениях граждан:
- поступающих из Управления Президента РФ по работе с обращениями граждан и организаций в разрезе по тематике;
- по разделам;
- переданных на рассмотрение другому органу власти.
Добавлены новые справочники для модуля обращения граждан:
- «События», отражающий мероприятия, предшествующие конкретному обращению;
- «Решение», отражающий принятые решения по конкретному обращению.
Модифицирована карточка самого обращения гражданина. Добавлены поля «Текст обращения», «Событие», «Уведомление о перенаправлении», «Решение», «Дата ответа», «Факт. дата завершения», «Дата доп. контроля».
Для обращений, поступающих через интернет-приемную Правительства Астраханской области, разработаны карточки-черновики с автоматически заполненными полями.
Регистратору ИОГВ по обращениям (дополнительный справочник) приходит уведомление о поступлении нового обращения с вложенным черновиком:
В самой карточке черновика уже проверяется корректность данных, на данном этапе можно отфильтровать спам, нецензурные выражения и черновик преобразовывается в карточку полноценного обращения уже самим сотрудником:
Права доступа к данным карточкам и поступающим заданиям разграничены в разрезе ведомств.
В рамках проекта 2022 года по поддержке и развитию системы для обращений граждан, поступивших в какое-либо ведомство не по компетенции, дополнительно реализовано перенаправление по СЭД в нужный ИОГВ (по аналогии с внутренним документооборотом) с сохранением связей и приложений:
При перенаправлении осуществляется проверка:
- Состояние. Должно быть указано «Направлено по компетенции»;
- Наличие связанного сопроводительного письма, в котором указывается корреспондент - корректное ИОГВ. По указанному ведомству проверяется настройка справочника «Регистраторы ИОГВ по обращениям». Если для ведомства, в которое перенаправляется обращение регистратор не настроен, система выдает соответствующее сообщение.
- Для каждого из видов обращений добавлен отдельный срок исполнения по нему, который вычисляется автоматически в карточке самого обращения при выборе нужного вида и для задач на исполнение поручений, которые выставляются по результатам рассмотрения руководителя.
Текущие работы по развитию проекта
В 2022 году выполнены работы по поддержке и развитию системы:
- обновление версии Directum RX с 3.6 на 4.4, с учетом текущего функционала и новых возможностей;
- подключение к мобильному решению Directum Solo всех руководителей ИОГВ;
- перевод интеграции с сайтом интернет-приемной на формат обмена данных по протоколу Odata.
- переход на импорт замещенную среду: на операционную систему Astra Linux SE 1.7 «Воронеж»;
- интеграция с платформой обратной связи (ПОС. Витрина данных).
Результаты
В результате перевода ИОГВ Астраханской области на Directum RX достигнута основная цель — облегчение работы ключевых пользователей за счет автоматизации многих бизнес-процессов.
По большей части документооборот переведен в цифровой формат. Исключены лишние трудозатраты при внутреннем обмене корреспонденцией с подведомственными учреждениями. Активно ведется обмен корреспонденцией посредством МЭДО.
Упрощена обработка обращений граждан, в том числе из интернет-приемной.
Консолидировано хранение, учет и обработка правовых актов в рамках текущего внедрения, что подразумевает дальнейшее развитие данного функционала.
Снизились трудозатраты на формирование периодических поручений. В итоге практически до нуля снизилась трудоемкость по выставлению задач
Произведены масштабные работы в части интеграции с интернет-приемной Правительства Астраханской области, МЭДО, ССТУ и интернет-сайтом «Реестр распорядительных документов».
Настроено и используется должностными лицами мобильное решение Directum Solo.
Показатели эффективности
В рамках внедрения и развития системы Directum RX достигнуты следующие показатели:
- Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту составляет более 2,5 тыс.
- Количество автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе 27 человек. В связи с разъездным характером работы используют ежедневно Directum Solo.
- 100+ организаций и ведомств работают в едином цифровом пространстве
- Работа с документами, поступившими по МЭДО и предоставления ответных писем ускорилось более чем в 2 раза.
- Внедрение внутреннего документооборота между ИОГВ – позволило оперативно обмениваться информациями/письмами между ведомствами, что снизили срок получения ответа в 1,5 раза.
В процессе внедрения
- 90+ видов документов переведено в цифру;
- 180+ разветвленных схем согласований разработано с учетом дополнительных условий.
Планы по дальнейшему развитию проекта
Запланированы поддержка и развитие системы. В процессе будут рассматриваться дополнительные пожелания и потребности сотрудников. В планы развития уже включены:
- развитие модуля «Правовые акты», дополнительные модификации карточек документов, регламентов согласований;
- внедрение модуля «Совещания»;
- внедрение интеллектуальной обработки документов Directum Ario;
- тиражирование системы в ОМСУ и подведомственные учреждения;
- внедрение технического решения «Долговременный архив»;
- внедрение технического решения «Аgile-доски».
Состав команды проекта
Команда проекта со стороны ГБУ АО «Инфраструктурный центр электронного правительства»:
- Брыкин С.П. – руководитель проекта, директор ГБУ АО «Инфраструктурный центр электронного правительства»;
- Ляпина М.В. – заместитель руководителя проекта (2021 год), начальник отдела поддержки информационных систем;
- Джаквалиев Р.А. – заместитель руководителя проекта (2022 год), заместитель директора ГБУ АО «Инфраструктурный центр электронного правительства»;
- Меркулова А.И. – заместитель начальника отдела поддержки информационных систем;
- Чехонин М.Ю. – начальник отдела проектных решений;
- Тропин В.А. – инженер отдела поддержки информационных систем;
- Шевченко В.Д. – инженер отдела поддержки информационных систем;
- Смолин М.А. – инженер отдела поддержки информационных систем;
- Чуманова Т.Ю. – инженер отдела поддержки информационных систем.
Команда проекта со стороны ООО «Интеллектика Консалтинг»:
- Придыбайло А.С. – руководитель проекта (2021 год);
- Крутиков А.С. – Заместитель руководителя проекта/ведущий аналитик (2021 год), руководитель проекта (2022 год);
- Омельченко Т.А. – аналитик;
- Мамаева Е.В. – разработчик Directum 5;
- Альховцев А.И. – ведущий разработчик Directum RX;
- Абуладзе Н.Р. – ведущий разработчик Directum RX;
- Ковалев А.С. – разработчик Directum RX;
- Денисенко М.Н. – разработчик Directum RX.
Об авторе заявки
Первый проект выполнялся в 2021 году. Изначально в проект входил как ведущий аналитик, но после этапа «Исследование и проектирования» получил полномочия руководителя проекта от Исполнителя (РПИ). В рамках проекта 2021 года я с командой перевели Администрацию Правительства АО и другие ИОГВ с Directum 5 на Diretum RX 3.6. Главная решенная сложность – это перенос заказной разработки в новую учетную систему и адаптировать под имеющийся функционал.
Второй проект наша компания выполняла в 2022 году, где я являлся РПИ. На текущий момент с Заказчиком заключаем новый проект для дальнейшего развития система, а именно реализация согласования Правовых актов и Нормативно-правовых актов в Directum RX.
Проекты такого уровня позволили мне:
- Глубже понять работу пользователей в госсекторе.
- Изучить работу импорт замещенной среды на базе Linux.
- Получить море позитива и познакомится с новыми приятными людьми.
- Проигрывает команда и выигрывает команда, одиночки не выживают.
- Вырасти профессионально и качественно.
Номинации:
Linux
Solo
Directum RX
Государство
Внедрение
госуслуги
Импортозамещение
межведомственное взаимодействие (МЭДО)
нормативно-правовые акты (НПА)
Переход на RX с Directum 5.х
Платформа обратной связи (ПОС)
3
Опубликовано:
24 января 2023 в 10:48
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (1)
Проект помог развитию всей команды как со стороны Заказчика, так и со стороны Исполнителя. Большое количество нового функционала и доработок базового значительно подняли уровень специалистов. Хочу лично от себя добавить огромное спасибо за участие в такой масштабной и интересной работе. Дальше - больше) Реализация бизнес-процесса по работе с правовыми актами, которая, думаю, будет не менее увлекательна и успешна.