Цифровой прием дистанционных сотрудников в Федеральном центре медицины катастроф

О Центре

ФГБУ «НМХЦ им. Н.И. Пирогова» Минздрава России (далее – Пироговский Центр) является ведущей медицинской организацией, специализирующейся на предоставлении высококачественных медицинских услуг, образовательной и научной деятельности.

Постановлением Правительства России от 2020 года Пироговский Центр определен органом повседневного управления Всероссийской службы медицины катастроф. Для реализации этих функций созданы филиалы Центра — федеральный центр медицины катастроф и федеральный центр медицины катастроф «Южный» (далее – ФЦМК).

ФЦМК обеспечивает координацию взаимодействия органов управления, использования сил и средств Всероссийской службы медицины катастроф.

В состав структурных подразделений ФЦМК входят центр управления в кризисных ситуациях, центр санитарной авиации и экстренной медицинской помощи, полевые многопрофильные госпитали и другие вспомогательные подразделения. Круглосуточно в ФЦМК поступает информация о происшествиях и чрезвычайных ситуациях.

Доставить пострадавших в ближайшее лечебное учреждение, скоординировать работу медицинских бригад и ведомств, подключить санавиацию — всё это повседневные задачи ФЦМК.

История проекта

Знакомство с Directum RX в Пироговском Центре состоялось в 2020 году, когда работники учреждения самоотверженно боролись с COVID-19.

Ранее использовалась система Naumen, но отсутствие гибко настраиваемого функционала под часто изменяющиеся потребности не позволяли в полную меру оптимизировать процессы учреждения. К тому же, вендор Naumen объявил о прекращении поддержки системы. Так, в том числе в рамках реализации плана перехода на использование российского программного обеспечения, специалисты Пироговского Центра провели анализ известных систем электронного документооборота российских поставщиков, и уже с 2020 года начали активную опытно-промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота Directum RX, признав ее наиболее оптимальной и перспективной по значимым для учреждения критериям. В начале 2021 года организация самостоятельно внедрила систему для целей делопроизводства.

Сегодня в Directum RX ежедневно работают не менее 400 сотрудников Пироговского Центра, при этом количество уникальных пользователей достигло 1000. Активно изучаются возможности мобильного приложения Directum Solo с учетом требований информационной безопасности.

Задачи и цели

С началом СВО перед Пироговским Центром встали новые вызовы. Его многочисленные многопрофильные полевые госпитали развернуты в новых регионах России. Здесь жителям предоставляется качественная медицинская помощь пока строятся новые поликлиники. За 2023 год специалисты ФЦМК оказали помощь более чем 80 000 пострадавшим, что почти в 7 раз больше, чем данные по среднестатистическому российскому лечебному учреждению.

Кроме того, медики Центра медицины катастроф — в числе первых в зоне стихийных бедствий. Более 40 000 человек получили помощь при землетрясениях в Турции и Сирии.

Специфика работы филиалов Пироговского Центра требует массовой отправки врачей из всех уголков страны в место бедствия. Поэтому в то время, когда геополитическая ситуация в стране диктовала новые и срочные задачи, Пироговский Центр остро нуждался в решении, которое позволило бы:

• оптимизировать кадровый электронный документооборот (перевести кадровые документы в электронный вид);
• обеспечить их юридическую значимость на всем периоде хранения;
• цифровизировать кадровые процессы, связанные с приемом работников и их командированием.

Цель внедрения нового ИТ-продукта — улучшить трансфер оказания медицинской помощи нуждающимся на новых территориях страны и зонах бедствий за счет уменьшения бюрократической нагрузки на медика, связанной с очным приемом его на работу.

Поскольку в организации уже был успешный опыт адаптации системы Directum RX под корпоративные процессы, для решения новой задачи Пироговский Центр выбрал систему Directum HR Pro — еще один продукт экосистемы Directum. Главным фактором принятия решения автоматизации кадровых процессов стало стремление улучшить систему быстрого реагирования на катастрофы в различных регионах России путем оформления легитимных трудовых отношений с медиками на местах (дистанционно).

Ход проекта

Систему HR Pro внедрили в сжатые сроки — за 2,5 месяца, проект длился с 15 декабря 2023 года по 29 февраля 2024 года.

Ключевые этапы:

• инициация;
• установка решения;
• настройка;
• методическое сопровождение внедрения;
• обучение рабочей группы Заказчика;
• опытно-промышленная эксплуатация.

Ключом успеха проекта были люди!

Функциональные заказчики, богини управления проектом и контроля:

• заместитель генерального директора по информационным технологиям Веселова Оксана;
• начальник административного управления Зотова Алена;

Рабочая группа и работы со стороны заказчика:

• разработка бизнес-процессов (в т.ч. на no-code) – Зотова Алена;
• тестирование — ведущий аналитик Прибыткова Евгения;
• развертывание внутренних контуров и вопросы информационной безопасности — системный администратор Конаков Андрей;
• адаптация заказной разработки по интеграции с «Парус бюджет 8» — разработчик партнера ООО «Парусник- Белгород».

Работы по внедрению проекта со стороны вендора:

• контроль этапов внедрения, распределение задач внутри команды — руководитель проектов внедрения Кочеткова Ксения;
• консультации Заказчика по разворачиванию контуров и по вопросам информационной безопасности, установка и разворачивание решения на контурах Заказчика, исправление возникающих на проекте ошибок – системный инженер Хуснутдинов Руслан;
• помощь в адаптации разработки – разработчик Вологжанин Павел;
• настройка рабочего стенда и заявлений – инженер поддержки Насиров Рамзиль;
• консультации по методологическим и практическим вопросам по настройке и работе в HR PRO, подготовка ЛНА, проведение демо – консультант-аналитик Сомова Елена.

Функциональный заказчик самостоятельно реализовывал разработку кадровых бизнес-процессов на ноу-коде (приложение).

Новый этап — внедрение финансового архива

В ходе внедрения решения HR PRO успешно преодолено внеплановое и трудозатратное изменение в проекте – обеспечили совместимость Directum RX и HR PRO с системой автоматизации финансово-хозяйственной деятельности «Парус бюджет 8», эксплуатирующейся в Пироговском Центре (схема интеграции представлена на рисунке 3). Изменение в проекте было обусловлено новыми требованиями Минфина России о необходимости ведения унифицированных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, в электронном виде. При этом стоит отметить, что и в этой ситуации Заказчиком было принято решение применить еще один продукт экосистемы Directum – модуль «Финансовый архив», завязав его на интеграцию с «Парус бюджет 8».

Руководствуясь проектным гибким подходом, команды обеих сторон приняли ряд мер для недопущения сдвига сроков проекта и успешно достигли поставленных задач и целей. Тестовая и опытно-промышленная эксплуатация перечисленных продуктов шли одновременно, а результат был достигнут спустя чуть более двух рабочих недель с момента запуска проекта – сотрудники Пироговского Центра начали самостоятельную отправку первых заявлений на дистанционный прием.

Рисунок 3. Схема интеграции

Результаты

Главный результат — врачи могут сосредоточиться на своей основной деятельности, а бюрократические моменты, связанные с приемом на работу, могут выполнятся без присутствия работника в месте нахождения работодателя и производятся дистанционно.

Изменения коснулись как врачей, так и кадровых специалистов: прием дистанционных сотрудников стал полностью легитимным, более прозрачным и контролируемым. Высвобожденное время позволило сотрудникам Пироговского Центра оптимизировать смежный процесс – отбор кандидатов для командировок.

Гибкость системы Directum RX и решения HR PRO также позволила оперативно достигнуть смежного результата для Пироговского Центра – автоматизация ведения первичных бухгалтерских документов в электронном виде по требованиям Минфина России.

Показатели

Процесс приема на работу ускорился на несколько суток, так как ранее командируемые из разных городов страны тратили время на очный прием на работу

250 пользователей охвачены автоматизацией;

В 2024 году планируется расширение до 1000 пользователей (при этом планируется не менее 3000 командировок);

100% топ-менеджеров: руководитель Пироговского Центра и три руководителя филиалов – 3;

100% соответствие нормативным требованиям процесса приема на работу дистанционных сотрудников;

Планы

Внедрение решения HR PRO ведет за собой логичную оценку применимости смежных функционалов экосистемы Directum, таких как «Командировки и авансовые отчеты» и «Отпуска». По итогу промышленной эксплуатации текущего функционала Пироговский Центр планирует принять окончательное решение по внедрению данных модулей не позднее 2025 года.

В рамках исполнения требований Минфина Пироговскому Центру требуется оптимизация процесса подписания таких первичных бухгалтерских документов, как решение о командировании, отчет о расходах подотчетного лица, акт приемки и других. Предварительный анализ сотрудников Пироговского Центра показывает, что такие решения, как «ЭДО с контрагентами», а также развитие интеграции «Парус бюджет 8» и Directum RX, будут крайне востребованы и откроют максимальные возможности для оптимизации трудозатрат административных подразделений учреждения при увеличении потоков командируемых на новые территории Российской Федерации и закупок стратегических запасов лекарственных средств и медицинских изделий, иных потребностей учреждения.

Пироговский Центр уже работает над реализацией единого маршрута с согласующими и подписантами (из «Парус бюджет 8» через RX и HR Pro) с выводом штампов подписей на печатной форме электронного документа.

Также в числе неожиданных эффектов проекта стали планы по внедрению корпоративного портала в Пироговском Центре - учитывая наличие в «Парус бюджет 8» модуля «Кадры и штатное расписание», а также полученный опыт по интеграции систем в рамках электронных бухгалтерских документов, проект видится логичным и крайне полезным для учреждения с точки зрения удобства, информированности, экономии времени сотрудников всех подразделений.

Команда проекта

Со стороны Заказчика:

• заместитель генерального директора по информационным технологиям Веселова Оксана, функциональный заказчик;
• начальник административного управления Зотова Алена, функциональный заказчик;
• ведущий аналитик Прибыткова Евгения;
• системный администратор Конаков Андрей;
• разработчик партнера ООО «Парусник-Белгород».

Со стороны Исполнителя:

• руководитель проекта Кочеткова Ксения;
• системный инженер Хуснутдинов Руслан;
• разработчик Вологжанин Павел;
• инженер поддержки Насиров Рамзиль;
• консультант Сомова Елена.

Приложение

Схемы бизнес-процессов в No-code-настройке

Открыть в схему 1.

Открыть схему 2.