Финансовый архив и межкорпоративный ЭДО в ДКС теперь в системе Directum RX

Непростой задачей было реализовать для крупной компании бесшовный переход процессов финансово-учетного блока с Directum 5 на Directum RX с учетом параллельной работы по другим направлениям в Directum 5.

О компании

Предпосылки, цели и задачи проекта

Разветвленная сеть региональных представительств — важная особенность, которую приходится учитывать, выстраивая взаимодействие. За несколько лет сотрудники ДКС привыкли к удобным цифровым процессам в системе Directum 5, которая долгие годы являлась лидером среди отечественных платформ электронного документооборота.

Однако на смену привычной платформе пришла система нового поколения Directum RX с современной архитектурой и удобными BPM-инструментами.

Дирекция ДКС запланировала бесшовный переход бизнес-процессов финансово-учетного документооборота с Directum 5 на Directum RX с учетом параллельной работы по основным направлениям в Directum 5.

В качестве подрядчика привлекли специалистов компании Акелон. Уже на старте работ стало понятно, что коробочное решение “Финансовый архив” нужно существенно модифицировать. Проект разделили на несколько блоков работ:

1. Автоматизация существующих бизнес-процессов:
   - согласование входящих бумажных документов;
   - работа с входящими бумажными документами филиалов;
   - согласование входящих электронных документов;
   - согласование и отправка исходящих документов через системы обмена;
   - согласование и отправка бумажного исходящего комплекта документов.
2. Интеграция с другими сервисами и системами:
   - 1С: Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), конфигурации: ПРОФ, КОРП, Общепит;
   - SAP ERP 6.0 EHP 8;
   - Диадок с Directum RX;
   - Диадок с Directum 5 (конкурентная работа).
3. Миграция справочников в новую систему:
   - Территориальное устройство: Страны, Регионы, Населенные пункты;
   - Организационная структура: Наши организации, Подразделения, Сотрудники;
   - Организации;
   - Персоны;
   - Ответственные лица МФУД;
   - Логины SAP.

О проекте

Ход проекта и его этапы

Новую систему выбрали в облачном варианте поставки, потребовалось 530 клиентских лицензий. При этом важной особенностью проекта осталась работа в Directum 5 по другим процессам. То есть нужно было грамотно построить конкурентную работу между Directum 5 и Directum RX и подготовить вариант оперативного отката в случае появления критических дефектов. С такими входными данными проект стартовал в мае 2023 года.

Анализ и проектирование

Первое, что стали изучать специалисты Акелон, — это, конечно, проектные документы с Directum 5 и пользовательские инструкции. Также была развернута копия тестовой базы для анализа существующей разработки.

С ключевыми пользователями решений на онлайн-встречах проводилось интервью, где обсуждали плюсы и минусы текущего решения на Directum 5, их пожелания по новой функциональности.

Такие беседы проводили сразу две группы специалистов (аналитик + консультант). По итогам встреч аналитик готовил описания бизнес-процессов и техническое задание, а консультант — прототипы модифицируемых объектов системы и частично первичное описание процессов.

В результате онлайн-встреч и первичного исследования было сформировано 24 протокола.

Настройка и адаптация решения

В ходе проекта выяснилось, что загрузка специалистов ДКС не позволяет максимально погрузиться в проект, поэтому развернули сразу два тестовых стенда:

• внутренний тестовый стенд на стороне исполнителя — чтобы лишний раз не привлекать ресурсы ДКС;
• тестовый стенд на стороне ДКС.

Часто возникали дополнительные требования к разработке, поэтому команду разработчиков Акелон периодически усиливали. Каждый специалист отвечал за отдельный процесс и несколько объектов. Для контроля и управления требованиями подключили систему YouTrack.

Модификация затронула:

• модуль “Финансовый архив” адаптирован под процессы ДКС;
• 7 типов документов — добавлены дополнительные признаки в карточки;
• 4 справочника — расширен перечень данных в них;
• 6 регламентов согласования — скорректирована бизнес-логика;
• 3 технических решения — массовая печать штрихкодов, обработка электронного документа службами ввода, обработка результатов сканирования RapID.

Бизнес-процесс “Исходящие бумажные документы” (открыть в полном размере)

Бизнес-процесс “Входящие электронные документы” (открыть в полном размере)

 

Тестовая эксплуатация и обучение пользователей

Тестирование велось параллельно с разработкой. Как только завершали разработку и тестирование одного бизнес-процесса, рабочей группе ДКС демонстрировали итог. Дополнительно направляли инструкции для пользователей и администраторов, а чтобы ускорить тестирование со стороны ДКС, предоставляли и тест-кейсы.

Обучение пользователей проводили в два этапа:

1. Семинар по базовой функциональности Directum RX и модулю “Финансовый архив”, рассматривали работу с входящими и исходящими бумажными документами.
2. Второй семинар включал в себя обучение по входящими и исходящими электронными документами

Промышленная эксплуатация с активной поддержкой

Традиционного этапа опытно-промышленной эксплуатации на этом проекте не было. После успешного тестирования системы специалистами ДКС, приступили к переходу в промышленную эксплуатацию. Однако для технической поддержки сформировали три линии поддержки:

1. Администратор системы в ДКС;
2. Консультанты по проекту от компании Акелон;
3. Аналитики и разработчики компании Акелон.

Без дополнительных пожеланий и выявленных дефектов не обошлось — всего было зафиксировано порядка 190 обращений.

Результаты проекта

Переход с платформы Directum 5 на Directum RX в части финансово-учетного документооборота позволил заново взглянуть на этот блок процессов:

• оптимизирована работа с входящими и исходящими бумажными и цифровыми финансовыми документами;
• частично система Directum RX взяла на себя рутинные функции — проверку полноты комплекта документов, автоматическое формирование карточек документов при сканировании, контролирует возврат оригиналов от контрагентов и пр.

Так, у специалистов ДКС появилась возможность сократить временные издержки на проверку комплектности, подписания и возвратов документов. Как и в Directum 5, “Финансовый архив” на базе Directum RX позволяет быстро выгружать необходимые комплекты документов для налоговой проверки.

Администраторам и разработчикам ДКС стало проще поддерживать решения, теперь они могут более оперативно вносить правки, благодаря возможностям no-code и low-code настройки.

Команда проекта

Команда проекта со стороны заказчика