Договорная работа с умом в облаке

Бизнес-контекст

ООО «САФ-НЕВА» является одним из крупнейших производителей дрожжей и других хлебопекарных ингредиентов для промышленного и домашнего хлебопечения.

До внедрения системы Directum RX в компании работа с договорными документами не была автоматизирована, согласование проходило вручную или по почте, документы могли теряться, не согласовывались с ключевыми сотрудниками и уходили на подпись не тому руководителю. Журнал договоров велся в Excel, а сам архив документов находился в сетевом хранилище, в котором было сложно настроить права доступа. Документооборот с контрагентами только увеличивался, активно применялся обмен с контрагентами через ЭДО «Диадок». Наличие 5 филиалов организации (производственных площадок) в разных городах страны также накладывало отпечаток на договорной процесс компании.

Ввиду всех этих вызовов возникла потребность в автоматизации всего процесса договорного процесса в компании. Для этого в мае 2023 г. была выбрана платформа Directum RX, отвечающая всем этим вызовам за счет наличия набора готовых решений. Для ускорения внедрения системы был выбран облачный вариант поставки системы.

Задачи и цели

При реализации проекта были определены следующие цели:

• соблюдение порядка согласования договорных документов, принятого и утвержденного у Заказчика, работы с потоками документов в рамках автоматизируемых бизнес-процессов за счет использования регламентов, повышение исполнительской дисциплины;
• сокращение трудоемкости создания договорных документов за счет использования шаблонов и на основе имеющихся в системе документов;
• создание единого структурированного хранилища договорных документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек и тексту документов;
• отсутствие необходимости физического размножения документов и перемещения бумажных копий лично и курьерами, возможность одновременного использования документа несколькими сотрудниками;
• повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;
• ускорение процессов межкорпоративного обмена с контрагентами за счет интеграции с ЭДО «Диадок».

В рамках проведения анализа системы были сформированы дополнительные задачи для настройки и реализации в системе, которые в рамках проекта необходимо было выполнить:

• автоматизация согласования добавления и изменения реквизитов контрагентов
• учет наличия разных групп документов контрагента, необходимых для согласования договора
• фильтрация входящего потока документов из системы ЭДО «Диадок» (по видам документов и белому списку)
• доработка регламентов под специфику согласования договоров в компании
• работа 5 филиалов в единой системе, с возможностью отправки документов в ЭДО головной компании.
• импорт архива договорных документов

Используемые решения

Автоматизация всего процесса Договорной работы от согласования контрагента, до подписания договорных документов в системе ЭДО, потребовало нестандартных решений. Опишу подробнее про те настройки и доработки, которые мы применили для решения этих задач.

Автоматизация действий при согласовании договора

Выполнена автоматизация согласования добавления и изменения реквизитов контрагентов и учет наличия разных групп документов контрагента, необходимых для согласования договора.

Для решения этой задачи были внесены доработки в тип документа «Сведения о контрагенте». На карточку было добавлено поле «Группа сведений», в котором сотрудники указывали к какой из групп документов относится документ.

На основании этой информации с помощью фонового процесса в реестре спр. Организации отображается информации о наличии документов по контрагенту.

Даная информация позволяет быстро получить информацию о наличии нужного комплекта документа у контрагента в ходе согласования договорных документов.

Для согласования создания нового контрагента в системе и изменении его реквизитов, реализован отдельный справочник дублирующий справочник Организации. В него сотрудники заносят предварительную информацию о новом или изменения по имеющемуся контрагенте и далее направляют эту запись на согласование по процессу на согласование. Процесс реализован с помощью No-code, с добавлением новых этапов для выполнения необходимой логики.

Фильтрация входящего потока документов из системы ЭДО Диадок

Данное требование возникло, так как поток первичной документации от контрагентов обрабатывается на стороне 1С.

Для реализации данной задачи мы совместно ИТ специалистами Заказчика проанализировали входящий поток договорных документов из это и смогли сформировать допустимые условия фильтрации входящих документов. Для фильтрации мы определили 2 параметра:

1. Фильтрация по типу документа в Диадок
2. Фильтрация неформализованных документов по белому списку

Для возможности настройки этих фильтров администратором системы были созданы 2 константы, в которых администратор указывает значения для фильтрации.

При обработке системой входящего потока документов из Диадок, документы проходят фильтрацию и в систему попадают только нужные документы.

Доработка регламентов под специфику согласования договоров в компании

Для реализации регламента согласования по требованиям заказчика, потребовалось разработать несколько вычисляемых ролей:

• Вышестоящие руководители – вычисляются все руководители инициатора задачи по орг. структуре, за исключением Генерального Директора и Директора филиала.
• Директор филиала – подставляется руководитель нашей организации, к которой относится инициатор задачи.

Реализованы новые условия регламентов:

• Условие по категории договора – проверяется категория договора, к которой относится договорной документ. Можно указать несколько категорий для проверки.
• Условие по подразделению инициатора – проверяется подразделение, к которому относится договорной документ. Можно указать несколько подразделений для проверки.

Схема регламента согласования договорных документов:

Благодаря этим доработкам удалось реализовать все вариации согласования договорных документов в одном регламенте.

Работа 5 филиалов в единой системе

Реализована работа филиалов в единой системе с возможностью отправки документов в ЭДО головной компании.

В рамках проработки требований связанных с работой всех филиалов в системе, продумывали как реализовать ведение филиалов в системе, было 2 варианта: в справочнике Наши организации или в справочнике Подразделений. В итоге приняли решение по ведению в справочнике Наши организации, с небольшой доработкой системы. Для согласования с клиентом этого варианта решения подготовили для клиента таблицу с плюсами и минусами вариантов в контексте имеющихся требований.

Импорт архива договорных документов

При импорте архива договоров использовалась доработанная утилита импорта данных, которая позволила Клиенту выполнить импорт собственными силами. Доработки потребовались для следующих моментов:

• Исключение дублей контрагентов, т.к. первоначально справочник Организаций был заполнен записями из Диадок и при тестировании импорта ИП дублировались.
• Проверка наличия документа по указанному пути документа. Были ситуации, что по указанному пути не было документа, тогда в системе создавалась только карточка документов.
• Возможность повторной загрузки документов без появления дублей. Если повторно загрузить список документов, то в системе создавались дубли. Настроили чтобы утилита проверяла по виду, номеру и дате документа есть ли уже запись в системе и если находилась, то обновлялись реквизиты и перезагружалась версия.
• Добавление дополнительных реквизитов карточки Договора для загрузки.

Результаты

Удалось достичь всех целей проекта. Система с декабря 2023 г. находится в промышленной эксплуатации.

• В системе подписано более 80 договоров и согласованно более 700 договорных документов.
• Более 130 пользователей охвачены автоматизацией по проекту.
• В системе работают 6 топ-менеджеров.
• Более чем в 2 раза ускорилось согласование.

Отзыв о проекте

Шевченко Дмитрий, Начальник отдела информационных технологий:

Внедрение системы Directim RX, а именно модуля "Договоры", помогло нашей компании унифицировать и централизовать бизнес-процесс работы с контактными документами. Это позволило создать единое корпоративное пространство для создания, обработки и подписания документов с последующей интеграцией с сервисами электронного обмена.

Профессиональная команда Софтлайн помогла нам по-новому взглянуть на наши бизнес-процессы, изменить их, сделать более простыми и прозрачными для сотрудников компании и менеджмента. Благодаря внедрению системы, мы исключили ошибки сотрудников при обработке документов, потерю документов и нарушения принятых бизнес-правил в компании.

Команда проекта

Рабочая группа Заказчика

• Проскурякова Анна – Начальник Юридического отдела
• Шевченко Дмитрий – Начальник отдела информационных технологий
• Чайков Роман - Системный администратор

Исполнитель Софтлайн

• Яшнова Алена – РП
• Придыбайло Анатолий – Архитектор
• Мхоян Гаяне - Аналитик
• Тваладзе Александр – Разработчик
• Осетров Дмитрий - Разработчик

Планы по развитию

• Автоматизация новых процессов компании «Заявки на Идеи»
• Увеличение числа автоматизированных пользователей