Взлетаем в цифровую Эру: цифровизация и ускорение бизнес-процессов в авиакомпании

О компании

УК «Тулпар Аэро Групп» является управляющей компанией шести авиационных предприятий, объединенных в Группу Компаний «Тулпар». ГК «Тулпар» более 26 лет оказывает комплекс услуг на рынке коммерческой и деловой авиации, охватывая сегменты от летной эксплуатации, технического обслуживания воздушных судов до изготовления пассажирских и VIP-интерьеров для самолетов и вертолетов отечественного и иностранного производства. Инфраструктура ГК «Тулпар» включает ангарные комплексы в международных аэропортах «Казань», «Бегишево», собственные производственные базы и промышленную площадку.

Цели проекта

Предпосылками ко внедрению электронного документооборота стало понимание необходимости сократить количество работы на бумажных носителях и цифровизации бизнес – процессов компании. А также возможность обмениваться документами с контрагентами в электронном виде с использованием импортонезависимого ПО.

Основными целями проекта являлось:

• ускорение процессов авиакомпании за счет автоматического подбора регламентов движения, в зависимости от вида документа, возможности устранения замечаний без прерывания процесса согласования. А также возможность мониторинга состояния документов, заданий и автоматизированных напоминаний пользователям системы;
• повышение управляемости и прозрачности процессов, уровня контроля исполнения поручений, исполнительской дисциплины за счет использования задач и заданий, наличия графических средств контроля, автоматизированных отчетов;
• организация работы руководителей компании на мобильных версиях системы. Для обеспечения непрерывности и ускорения бизнес-процессов, даже за пределами офиса;
• сокращение трудоемкости и сроков создания типовых документов за счет использования шаблонов и на основе имеющихся в системе документов.

Описание проекта

Используемые продукты 

В рамках проекта были внедрены следующие модули Directum RX:

• Делопроизводство;
• Договоры;
• Электронный обмен документами с контрагентами (СБИС, Диадок).

Ход проекта

Проект по автоматизации работы с договорными документами на воздушные перевозки был направлен на оптимизацию рабочих процессов и повышение эффективности работы компании.

В рамках проекта была выбрана система электронного документооборота, которая позволила настроить работу с различными типами документов, включая договорные. Это обеспечило более эффективное управление документооборотом и ускорило рабочие процессы.

Благодаря автоматическому подбору регламентов движения документов и возможности мониторинга состояния документов и заданий, удалось значительно ускорить согласование, подписание и исполнение договоров на воздушные перевозки.

Использование шаблонов и уже имеющихся в системе документов позволило сократить время и усилия, затрачиваемые на создание типовых документов. Графические средства контроля и автоматические отчёты повысили уровень контроля за исполнением поручений и исполнительскую дисциплину.

Помимо стандартных бизнес-процессов были разработаны спец виды документов и регламентов, связанные с отраслевой деятельностью компании.

Уникальность проекта

Проект реализован с использованием современных технологий и подходов к автоматизации документооборота. Он является примером успешного внедрения системы электронного документооборота в сфере воздушных перевозок.

За три месяца была проведена цифровизация процессов авиакомпании и управляющей компании.  Для успешной автоматизации помимо стандартных «коробочных» модулей «Делопроизводство» и «Договоры» были разработаны специальные модули, которые учитывают отраслевую специфику работы. Например, документы на выполнение воздушных перевозок с учетом маршрутов и воздушных судов. Несмотря на различия в направлениях деятельности двух компаний, с помощью стандартного функционала удалось удовлетворить все требования в едином интерфейсе, а также воплотить единообразные процессы согласования и схожие шаблоны и регламенты авиакомпании и управляющей компании.

Благодаря чему за короткий срок удалось повысить эффективность и надёжность бизнес-процессов авиакомпании, а также тиражировать процессы Управляющей компании на Авиакомпанию.

 

Особенности проекта

Часть настройки системы была выполнена администратором со стороны заказчика, который затем провёл тестирование. Были настроены до 12 видов документов, три шаблона для дополнительных соглашений и создан регламент по договорам. Кроме того, был настроен шаблон по распоряжениям.

После запуска проекта на этапе исследования было принято решение использовать другую версию системы — самую новую 4.8. Однако возникла проблема: для версии 4.8 не было решения для интеграции RX с AD. Поэтому организационная структура была внесена вручную, поскольку объём данных невелик.

Результаты

Реализовано

• Интеграция данными о маршрутах и воздушных судах. В системе учитываются маршруты и типы воздушных судов, что позволяет более точно планировать и контролировать выполнение перевозок.
• Автоматизация процессов согласования. Система автоматически направляет документы на согласование ответственным лицам, что сокращает время на обработку документов и снижает вероятность ошибок.
• Контроль исполнения. Система отслеживает сроки выполнения обязательств по договорам, что обеспечивает своевременное исполнение обязательств перед клиентами.
• Повышение эффективности работы. Автоматизация процессов позволяет сократить время на рутинные операции и сосредоточиться на более важных задачах.

Взаимодействие сотрудников в системе качественно возросло, что позволило ускорить процессы согласования

Благодаря в том числе мобильным приложениям вовлеченность менеджеров высшего и среднего звена в процессы согласования и их скорость выросли.

Показатели

• согласование приказов и прочих внутренних процессов ускорилось на 60%
• ускорение всех процессов согласования на 30%;
• скорость обмена с контрагентами возросла на 60%.

Отзывы

Состав команды проекта

• Руководитель проекта – Расторгуев Станислав
• Бизнес-аналитик – Тюрина Диана
• Разработчики – Шмелев Илья., Шайдуллин Равиль
• Системный инженер – Смирнов Сергей
• Системный инженер – Шакиров Вильдан