Цифровые командировки в АНО «Россия - страна возможностей»

Автономная некоммерческая организация «Россия – страна возможностей», созданная по инициативе Президента Российской Федерации Владимира Путина 22 мая 2018 года.

Миссия платформы – создавать будущее России, открывая равные возможности для каждого. Платформа помогает любому человеку, независимо от того, где он живет, какую профессию он выбрал и в какой семье вырос, получить возможности для своего развития. Это открытая площадка для общения талантливых и неравнодушных людей всех возрастов, обмена опытом между школьниками, студентами, профильными специалистами, предпринимателями, управленцами и волонтерами.

Платформа работает уже более 6 лет, и за это время ее участниками стали 20 миллионов человек из 89 регионов России и 150 стран мира, а партнерами — более 1500 компаний, вузов, государственных и общественных организаций.

Участие в проектах, конкурсах и олимпиадах платформы помогает найти единомышленников и завести полезные знакомства, поступить в вуз или пройти перспективную стажировку, найти работу мечты, продвинуться в карьере, выиграть грант, получить персонального наставника, который поможет отточить мастерство или развить лидерские качества.

В рамках деятельности АНО «Россия – страна возможностей» создана – Мастерская управления «Сенеж». Обучение в ней проходят участники проектов и конкурсов платформы, активная молодежь, а также управленцы и государственные служащие. Мастерская выступает центром консолидации обучения управленческого состава трех ключевых сфер: государства, бизнеса и общества. На территории Мастерской проводятся всероссийские образовательные и молодежные мероприятия, в том числе Всероссийского молодежного образовательного форума «Территория смыслов».

Задачи и цели

Основными целями проекта стали:

• перевод процессов документооборота по работе с командировками из системы 1С:ДО в систему Directum RX;
• сокращение затрат на содержание и обслуживание информационных систем;
• сокращение бумажной документации в организационно-распорядительной деятельности компании;
• ускорение процессов согласования командировок и авансовых отчетов;
• ускорение процессов принятия решений по оформлению командировок и авансовых отчетов;
• повышение прозрачности и контроля исполнения документов по командировкам;
• снижение вероятности рисков принятия решений по изменению/отмене командировок неуполномоченными лицами;
• повышение контроля возврата оправдательных документов при оформлении авансовых отчетов.

В качестве главных бизнес-заказчиков выступили такие структурные подразделения как:

• Департамент по работе с персоналом;
• Отдел административно-хозяйственного обеспечения (travel-менеджеры);
• Бухгалтерия.

Описание проекта

Сроки проекта: сентябрь 2023 г. – июль 2024 г.

Ввод в промышленную эксплуатацию состоялся в августе 2024 г.

Базовое решение HR Pro включает в себя процессы работы с командировками и авансовыми отчетами по их итогам, в связи с чем совместно с заказчиком принято решение не разрабатывать функционал с нуля, а воспользоваться коробочным функционалом в качестве основы для дальнейших модификаций в соответствии с требованиями бизнес-заказчиков. Еще одним аргументом для такого решения стали намерения по введению кадрового электронного документооборота в перспективе.

Целевые схемы процессов ("как будет")

По результатам проведенного обследования текущего состояния процессов работы с командировками, а также дополнительных требований и пожеланий было формировано целевое состояние трех процессов:

Рисунок 1. Процесс согласования и изменения командировки

Рисунок 2. Процесс отмены командировки

Рисунок 3. Процесс согласования авансового отчета

Модификации интерфейса личного кабинета

Модификации процессов выполнялись параллельно как для интерфейса Directum RX, так и для личного кабинета HR Pro:

Рисунок 4. Заявка на командировку в ЛК HR Pro

Особенности и возможности решения

Модификации:

• реализована возможность оформления командировок выделенными сотрудниками – ответственными за командировки, а не только самим командируемым;
• автоматизированы процессы изменения и отмены командировок, что позволило в любой момент времени просмотреть историю изменений;
• модифицированы лимиты расходов для учета внутренних особенностей заказчика;

Ключевые особенности решения:

• автоматическая проверка наличия задолженности по ранее выданным авансам;
• связь командировок с внутренней разработкой заказчика – проекты, бюджеты;
• учет особенностей источников финансирования – за счет организации или принимающей стороны;
• версионирование командировок после изменений;
• автоматическое создание и отправка на согласование дополнительных документов по командировкам – служебные записки (изменение и отмена командировки, привлечение к работе в выходной день), заявления на выдачу аванса;

Интеграции

• интеграция с конфигурацией 1С:ЗУП в части приказов по командировкам – направление, изменение, отмена;
• интеграция с конфигурацией 1С:УХ в части авансовых отчетов по итогам командировок для сотрудников, работающих удаленно;
• автоматическая привязка оправдательных документов к расходам по командировке.

Сложности решения

Не обошлось и без сложностей. Стартовал проект в тот период, когда актуальной версией была HR Pro 1.9, однако, уже было известно о переходе к новой no-code концепции в версии 2.0, соответственно было принято решение о необходимости запуска именно на версии 2.0, что несколько затянуло реализацию проекта.

Важным нюансом, повлекшим некоторые сложности, стало и то, что в функционирующей системе Directum RX были полностью автоматизированы процессы работы со служебными записками по изменению и отмене командировок, и была строгая необходимость данные процессы сохранить в неизменном виде.

Рациональность выбора инструментов адаптации

Анализ и проектирование решения выполнялись итерационным способом в связи с необходимостью взаимодействия и учета требований всех заинтересованных лиц со стороны заказчика, а также техническими особенностями базового решения - необходимостью поддержания преемственности для дальнейших обновлений на новые версии.

Решение внедрялось на версиях Directum RX 4.6 и HR Pro 2.0, что не позволило нам в полной мере использовать возможности no-code. Было ясно, что дальнейшее обновление, повлечет необходимость большого рефакторинга процессов в связи с новыми возможностями. Однако, сроки внедрения были в приоритете, в связи с чем возможность в полной мере перейти на варианты процессов с no-code и, при необходимости, оперативнее реагировать на запросы функциональных заказчиков, была заложена в планы дальнейшего развития решения.

Результаты

Основными результатами проекта стали:

• процесс работы с командировками в цифровом виде полностью перенесен в Directum RX из 1С:ДО;
• перенесен в цифровой вид процесс работы с авансовыми отчетам для сотрудников, работающих удаленно;
• за 6 месяцев оформлено более 700 командировок.

Отзывы

Хочу поделиться впечатлениями о быстром вводе в эксплуатацию модуля по работе с командировками в Директум. Процесс внедрения прошёл гладко, команда приложила максимум усилий для обеспечения высокой скорости работы и бесшовной интеграции.

Интерфейс модуля интуитивно понятен, что значительно упрощает обучение. За короткий срок работники смогли освоить все функции и начать эффективную работу. Оформление командировок -  сложный, сквозной процесс, требующий участия нескольких подразделений. Автоматизация данного процесса значительно упрощает работу всей организации, делает его прозрачным, экономит время и снижает вероятность ошибок.

Также, хочу отметить, что оперативная техническая поддержка помогла быстро решить возникающие вопросы. Благодарю всех за профессионализм и слаженность действий! Модуль стал настоящим помощником в нашей повседневной работе.

Анастасия Правдивая,
заместитель директора по персоналу АНО «РСВ»

По результатам сбора обратной связи от пользователей – как рядовых сотрудников, так и отдельных служб, обеспечивающих работу с командировками – реализация проекта повысила прозрачность и эффективность работы. В то же время, остается некоторый список дополнительных требований, которые формируют планы по дальнейшему развитию решения.

Любая автоматизация и изменения воспринимается через принятие нового и отмену привычного. Данный переход внёс большие изменения в работу тревел подразделения и привычный подход к оформлению командировок сотрудниками. При этом мы вышли на абсолютно новый уровень единого окна, в котором учтены многие запросы пользователя, исполнителя и контролирующих подразделений.

Предоставлена возможность чётко контролировать расходы всем держателям бюджетов на этапе согласования, взаимодействовать с сотрудниками по тревел сервисам в одном окне, прозрачно отслеживать и фиксировать документально все изменения.

Также хотелось бы отметить период адаптации, в котором были сделаны необходимые доработки, проведены обучения, разработаны и облегчены пользовательские инструкции, что сделало переход менее напряжённым.

Екатерина Помогаева,
руководитель АХО/Направление по организации деловых поездок АНО «РСВ»

Команда проекта

Со стороны заказчика АНО «Россия – страна возможностей»:

Николай Хмелевский, директор по информационным технологиям, директор проекта; Александр Мартынов, руководитель отдела сопровождения информационных систем, куратор проекта; Евгения Мухина, руководитель проектов по автоматизации документооборота, руководитель проекта заказчика; Андрей Михайлов, главный программист, разработчик заказчика; Анна Барбухаки, ведущий консультант-аналитик, аналитик; Ирина Лещенко, инженер по качеству, тестировщик; Василий Волченко, главный разработчик, разработчик 1С.

Со стороны исполнителя ООО «Центр внедрения документооборота»:

Елена Вохменцева, руководитель проекта исполнителя; Дмитрий Черных, ведущий системный аналитик; Александр Петров, системный аналитик; Алексей Манжула, тим-лид; Дмитрий Великоцкий, тестировщик; Надежда Кузянина, разработчик; Олег Саевский, разработчик; Анастасия Мадалиева, разработчик.