Оцифрованный процесс работы с задачами и поручениями в ООО "РКС Девелопмент"

Цель: эффективное управление задачами и поручениями в группе компаний.

Задачи проекта

В строительной компании постоянно есть потребность выполнять задачи в рамках проектной деятельности.

При этом необходимо, чтобы коммуникации внутри группы компаний были максимально эффективными.

Пришло понимание, что нам необходимо:

• Оперативное отслеживание выполнения поручений; 
• Структурное хранение информации о выполнении поручений;

Ранее мы уже внедрили Directum RX для внутренних процессов и участвовали с заявкой От маркетинга до технадзора: как сделать СЭД помощником каждого сотрудника 

Главным фактором принятия решения о реализации нового проекта на базе Directum для нас стало:

• возможность создать единую цифровую среду;
• удобный доступ в единое хранилище к задачам для всех сотрудников, территориально распределенных в разных местах.

В итоге бизнес-инициатива была направлена на изменение организации работы по графикам реализации проектов.

Описание проекта

Используемые решения и подходы

Для реализации использовали Directum Pojects в составе:

• База знаний - для организации удобного доступа в единое хранилище всех сотрудников, ознакомления с правилами компании, в том числе правил работы с задачами и поручениями. 
• Agile-доски - как эффективное средство коммуникация внутри компании по выполнению задач.
• Модуль "Проекты" - для ведения графика реализации проекта, управления проектом в целом. 

История проекта

Дата старта проекта: апрель 2024.

Этапы внедрения проекта: 

1. Развертывание модулей в тестовой среде Directum RX - 2 недели;

2. Тестирование различных сценариев ведения графиков и задач - 1 месяц;

3. Развертывание модулей в продуктивной среде Directum RX - 2 недели;

4. Разработка инструкций, правил работы, шаблонов - публикация статей в Базе знаний Directum RX - 1 месяц

4. Обучение сотрудников - 1 неделя. Далее - по необходимости. 

Как изменились процессы ("Как стало")

Реализовали единую цифровую среду для всех сотрудников

Базу знаний со всей информацией

Теперь планы-графики работ ведем в модуле "Проекты"

Для оперативны задач используем Agile-доски

Результаты

Создали единую цифровую среду коммуникации сотрудников по проектной деятельности и оперативным рабочим процессам. Это позволяет точнее отслеживать проекты и способствует развитию бизнеса. Цель реализовать эффективное управление задачами и поручениями в группе компаний - достигнута.

150 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
5 автоматизированных топ-менеджеров
на 30% ускорились процессы работы с поручениями
на 20% сократились трудозатраты на работу с планами проектов

Планы по дальнейшему развитию проекта

Планируем внедрить интеграцию с 1С и кадровый электронный оборот. 

Состав команды проекта

Отдел цифровизации и трансформации, Отдел информационных технологий. РКС Девелопмент. 

Об авторе заявки

Филиппова Ольга - руководитель проектов цифровизации и трансформации.