Миграция на Directum RX и оптимизация процессов в Ютекс

О компании

Компания JUTEKS была основана в Словении в 1939 году. Через 50 лет она стала одной из самых крупных компаний по производству ПВХ покрытий.

В России компания была представлена в 2008 году и с 2010 года активными темпами развивалось производство. Заводы Ютекс работают во многих странах мира, в том числе в России — г. Камешково Владимирской области. Сегодня Ютекс производит около 30 миллионов кв. м. линолеума в год.

История проекта

Система Directum используется в компании "Ютекс РУ" с 2019 года.

 Общая схема процессов в Directum.

Развитие процессов Компании требовало большей интеграции между учетными системами и сокращения трудозатрат сотрудников на обработку документов. Решающими причинами перехода на Directum RX стали возможность интеграции системы с сервисами обмена Диадок, а также функционал согласования по электронной почте.

Подрядчиком на проекте выступила компания Avis Expert, сертифицированный партнер Directum.

Особенности проекта

Удалённый видео-формат взаимодействия команд внедрения

Команды внедрения заказчика и подрядчика находились в разных городах, что накладывало определенные ограничения на взаимодействие – общение осуществлялось посредством видеоконференций, мессенджеров и электронной почты.

Сложные маршруты согласования договорных документов

У заказчика сложная и обширная матрица согласования договорных документов, зависящая от категории и вида документа, структурной подчиненности подразделения инициатора, статуса контрагента и общей суммы комплекта документов.

Кроме того, стартовая организация работы с контрагентами предполагала отдельные справочники для каждой организации с ограничением видимости.

Необходимость обеспечить согласование без входа в систему

Так как заказчик имеет большое количество сотрудников, которые работают через электронную почту, то одним из условий, для ускорения работы, было выполнение заданий в Directum RX без входа в систему.

Необходимость обеспечить плавный переход между системами

Непрерывный процесс работы требовал оперативного переноса договорных документов между системами и не позволял осуществить остановку работы на проведение работ.

Отказ от написания уточненных технических заданий

Многолетнее сотрудничество, погруженность в бизнес-процессы заказчика, детальное понимание конфигурации текущей системы и доверие со стороны клиента позволило пропускать этапы формального согласования решений и сразу реализовывать функционал, демонстрируя его рабочей группе. Это позволило снизить нагрузку на специалистов Ютекса и равномерно распределить ресурсы консультантов и разработчиков Avis Expert.

Ход проекта

Внедрение системы проходило в течение 10 месяцев спринтами с промежуточной демонстрацией результатов.

В процессе проектирования модуля «Договоры» было принято решение об обновлении системы с версии 4.9 на версию 4.10 для возможности использования инструментов No-code.

 График проекта внедрения

Ключевые автоматизированные процессы

В рамках проекта внедрения были автоматизированы следующие процессы:

• Полный цикл договорной работы - подготовка проекта договора и договорных документов, проверка состояния контрагента, согласование документов с учетом вычисляемых рецензентов, исполнения обязательств по договору, взаимодействие с контрагентом с использованием сервисов обмена.
• Делопроизводство – регистрация и согласование внутренних документов (Приказов и Распоряжений); регистрация и рассмотрение входящих писем; создание и согласование исходящих писем.

 Общая схема процессов в Directum RX.

Настройки согласования договорных документов

Основными акцентами проекта стали возможности унификации бизнес-процессов Заказчика и максимально возможное удобство перенастройки и поддержания системы для дальнейшего масштабирования.

В Directum 5 было настроено 3 разных типовых маршрута согласования договорных документов с использованием двух разных справочников настроек согласования. При разработке было принято решение проектировать унифицированный процесс согласования с возможностью донастройки с помощью No-code.

 Унификация схемы согласования договорных документов

Справочник настроек

Исполнителями этапов договорной работы также были разными для разных видов договоров. Инструменты No-code позволили использовать для этой цели вычисляемые роли. Однако, для удобства настройки и масштабирования, а также для возможности установления требований по комплектности документации, был реализован справочник Настроек согласования договорных документов, использующий в качестве указания ответственных вычисляемые роли. Такая комбинация предоставила неограниченный функционал для настройки гибкой матрицы согласования по любому параметру документа.

 Справочник Настройки согласования – Исполнители.

  Справочник Настройки согласования – Обязательные документы.

Таким образом были созданы 108 настроек согласования и 80 вычисляемых ролей, полностью покрывающие потребности Заказчика.

Вычисления ответственных

Для обеспечения визуальной привязки и упрощения поддержания актуальности данных, использовали модификацию карточек Наших организаций, Организаций и Подразделений: была добавлена вкладка с указанием ответственных за определенный функционал и ответственные за контрагента от организации.

 Добавление ответственных за функционал на уровне организации, структурного подразделения и контрагента

Такое решение позволило разделить поток входящих документов от контрагентов, в том числе через сервисы электронного обмена.

Задача на согласование

Стандартные инструменты системы при создании задания на согласование договорного документа добавляли Приложения к документу и/или существующий ведущий договор.

В рамках внедрения потребовалось расширить функционал автозаполнения задачи для сокращения трудозатрат сотрудника по формированию требуемого комплекта документов.

 Автозаполнение задачи на согласование

Некорректно заполненная задача с отсутствием документа или ошибочно приложенными документами нагружает согласующих и увеличивает длительность согласования на этапы доработки и перегруппировки документов.

Для исключения ошибок на старте задачи реализовали комплексную проверку.

  Проверки возможности старта задачи

Таким образом удалось значительно уменьшить количество отправок на доработку из-за неполного или некорректного комплекта документов.

Контроль выполнения заданий

На отдельных этапах работы с документами требуется проводить дополнительные работы, в том числе с использованием внешних ресурсов. Большой поток документов может привести к ошибочному закрытию задания без его фактического выполнения. Для таких заданий реализованы программные проверки наличия отсканированной копии или приложенных документов определенного вида, указанного в настройках.

Для удобства дальнейшей настройки, «включение» проверки осуществляется установкой соответствующего флажка на блоке схемы.

Дополнительные свойства блока для включения проверок

Такое решение позволило уменьшить количество ошибок исполнителей и повышает универсальность блоков, упрощая настройку.

Согласование через электронную почту

Не все сотрудники могут постоянно находиться в системе из-за активного рабочего процесса. В этой связи было принято решение использовать электронную почту для согласования.

Система отслеживает невыполненные задания и отправляет исполнителю письмо с документом на согласование в приложении. Получивший документ рецензирует его и принимает решение, нажимая на интерактивные кнопки в письме. В зависимости от выбора кнопки, система получает информацию о согласовании или отказе, сопровождаемую замечаниями.

Реализованное решение сократило количество переключений сотрудников между рабочими приложениями, позволило им более эффективно соблюдать срок работы с документами, а также позволяет адаптировать сотрудников к дальнейшей оперативной работе.

Использование Directum Jazz

Переход на RX «спровоцировал» внедрение еще одного нововведения - подключение мобильного приложения Directum Jazz. Теперь сотрудники могут удаленно работать со своими документами и задачами.

Электронный обмен договорными документами с контрагентами

В рамках перехода было внедрено решение электронного обмена с контрагентами через Диадок, позволяющая обмениваться документами с контрагентами прямо из Directum RX. Теперь RX является единым окном для работы и внутренними и с внешними юридически значимыми документами.

В соответствии с потоками документации Заказчика, была установлена фильтрация на входящий документопоток – в систему направляются только неформализованные документы (Договора, Дополнительные соглашения).

Реализовано обращение машиночитаемых доверенностей в системе – импорт МЧД в Directum RX позволяет подтвердить легитимность подписи при отправке через сервис обмена.

Интеграции с внешними системами

В рамках проекта реализованы интеграции с внешними системами:

• Интеграция оргструктуры с 1С HRM.
• Интеграция справочников (контрагенты, статьи бюджета, ответственные) с 1С ERP.

1С является первичной системой для данных справочников (Мастер-системой). Интеграция с 1С реализована через промежуточные таблицы на PostgreSQL.

Миграция исторических документов

Для успешного запуска реализуемых в системе Directum RX бизнес-процессов было необходимо наличие исторических данных, накопленных за время работы в системе Directum.

Эта задача решена миграцией данных. Для миграции данных использованы промежуточные таблицы на PostgreSQL для метаданных и файловая система для передачи тел документов. Средствами Directum RX загружались данные из таблиц на PostgreSQL, с фиксированием результата загрузки в разрезе каждого объекта.

Обеспечение плавного перехода

Для возможности непрерывной работы компании, переход между системами осуществлялся последовательно по каждому юр. лицу с проведением подготовительных работ.

Была подготовлена подробная документация для пользователей, а ключевая информация по новому функционалу добавлена в контекстную справку.

Результаты проекта

• В запланированные планом сроки реализован весь требуемый функционал, проведена миграция документов (свыше 15 тысяч договоров и документов контрагентов);
• Реализовано перепроектирование процесса работы с договорными документами: унифицирована схема процесса, справочник настроек согласования и вычисление ответственных лиц;
• Создано 108 настроек согласования, 80 вычисляемых ролей для обеспечения гибкости унифицированного процесса согласования.
• Реализована интеграция с учетными системами и интеграция с сервисами электронного обмена (Диадок);
• Реализован полный цикл работы Делопроизводства (управление входящими и исходящими письмами, организационно-распорядительными документами);
• С момента запуска работы в системе создано свыше 350 договорных документов, в том числе свыше 150 с применением ЭДО;
• Обеспечена работа 98 авторизованных сотрудников и участие в работе с документами любого из нескольких тысяч сотрудников с использованием выполнения задания через почту.

Отзывы

Удобный интерфейс и дополнительные функциональные возможности Directum RX, комфортный график проекта, предложенный коллегами из Avis Expert, а также их рекомендации по унификации процессов обеспечили комфортный переход на новую систему и позитивные отклики от многих сотрудников. Уже сейчас есть планы по дальнейшему развитию системы.

Ширина Инна, руководитель проекта «Ютекс Ру»

Актуальность перехода на новую платформу была очевидна. Современная архитектура Directum RX полностью соответствует и вписывается в инфраструктуру нашей компании. Отдельное спасибо специалистам Avis Expert, которые в ходе проекта максимально использовали концепцию No-Code, что в дальнейшем позволит нам снизить трудозатраты на сопровождение системы.

Зарайский Андрей, руководитель ИТ-отдела «Ютекс Ру»

Команда проекта

Основные участники проекта

От заказчика:

• Ширина Инна – руководитель проекта
• Митюшин Всеволод – директор по финансам
• Терех Ирина – главный бухгалтер
• Горбунов Дмитрий – директор по ИТ
• Зарайский Андрей – руководитель ИТ отдела

От исполнителя:

• Латута Вячеслав – куратор команды
• Рвачева Наталия – архитектор
• Илюшина Екатерина – ведущий аналитик
• Пичкова Ольга – аналитик
• Заполина Анастасия – тимлид разработки
• Федоров Дмитрий – инженер-разработчик
• Самсонов Сергей – инженер-разработчик
• Белокопытов Кирилл – ведущий разработчик