Внедрение Directum RX в образовательный процесс
220
студентов обучено с использованием Directum RX
Следующий проект
Автор заявки
СибГУТИ Является базовым образовательным комплексом Минцифры в регионе, крупным научным центром по изучению проблем связи и развитию телекоммуникационных технологий. Университет находится в Новосибирске. Основан в 1953 году.
Цели и задачи проекта
Внедрение системы электронного документооборота Directum RX в процесс обучения нашего вуза направлено на создание эффективной образовательной среды, способствующей первичному изучению концепций и технологий СЭД. Мы определили несколько ключевых целей, которые будут способствовать формированию необходимых компетенций у студентов:
- Формирование практических навыков работы с СЭД. Одной из главных целей стало развитие у студентов навыков работы с современными информационными системами. Изучение Directum RX позволит студентам получить практический опыт, который они смогут применить в своей будущей профессиональной деятельности.
- Углубление знаний об архитектуре и функционале СЭД. Мы стремились обеспечить студентов подробными знаниями о различных компонентах и сервисах Directum RX, таких как инструменты управляемого документооборота, система обработки задач и заданий, а также сервисы отчетов и индексирования.
- Подготовка к трудоустройству. Внедрение СЭД в учебный процесс направлено на подготовку студентов к требованиям современного рынка труда. Компетенции в области работы с электронными документами и информационными системами становятся все более актуальными и востребованными.
- Интеграция знаний о СЭД в другие предметные области. Мы видим возможность междисциплинарного подхода, где знания о СЭД могут быть использованы в различных областях — от управления до информационных технологий. Это расширяет горизонты обучения и позволяет студентам видеть связь между теорией и практикой.
Что изменилось с внедрением практики на Directum RX
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) Directum RX в образовательный процесс имеет значительные преимущества, значительно обогащая учебный процесс. Студенты имеют возможность не только изучать теоретические аспекты работы с документами, но и одновременно применять свои знания на практике, работая в реальной системе. Это создало более высокую степень вовлеченности и интереса к учебным материалам, делая учебу более динамичной и интерактивной.
Изменения в процессе обучения студентов проявились в большей ориентации на практические занятия и проектную работу. Система Directum RX предоставляет студентам возможность не только изучать теорию, но и участвовать в реальных проектах, что способствует их профессиональному развитию и готовности к будущей работе в сфере управления информацией и документооборотом.
Практическое применение знаний, полученных в процессе изучения СЭД Directum RX
Изучение систем электронного документооборота, таких как Directum RX, даёт значительные практические преимущества, особенно для будущих специалистов в области управления бизнес-процессами.
Во-первых, навыки работы с Directum RX помогают разобраться в ключевых аспектах автоматизации документооборота, что является важным шагом на пути к повышению эффективности работы в любой компании. В процессе обучения студенты освоили настройку маршрутов согласования, что позволяет оптимизировать процесс утверждения документов и экономить время сотрудников.
Во-вторых, знания, полученные в ходе работы с Directum RX, могут быть применены для интеграции этой системы с другими корпоративными программами, такими как ERP-системы, что делает документооборот более связанным и унифицированным. Этот навык может быть востребован в IT-отделах или на должностях аналитиков бизнес-процессов.
Студенты также оценили важность управления правами доступа в системе. Это умение критически важно для обеспечения информационной безопасности, особенно при работе с конфиденциальными данными. Практика настройки ролевой модели доступа научила меня, как минимизировать риски утечки информации.
Полученные знания в области автоматического архивирования документов позволяют решать проблему их хранения, особенно в крупных организациях, где объем данных постоянно увеличивается. Кроме того, студенты освоили использование инструментов аналитики и отчетности в Directum RX, что помогает принимать обоснованные управленческие решения на основе данных.
Знания о том, как адаптировать систему под нужды конкретной компании, дают мне преимущество как специалисту, способному предложить гибкие решения для повышения производительности труда. Например, студенты научились создавать индивидуальные шаблоны и рабочие пространства для разных отделов компании.
Применение этих знаний на практике уже сейчас позволяет понять, как эффективно внедрять и сопровождать подобные системы в реальных рабочих условиях. В заключение можно сказать, что обучение Directum RX не только развивает технические компетенции, но и расширяет понимание управления информационными потоками, что делает студентов более подготовленным к современным требованиям рынка труда.
Программа обучения и практики по проектной деятельности
Система Directum Rx открывает перед студентами широкие возможности для управления проектами, делая процесс работы удобным, структурированным и прозрачным. Она помогает эффективно организовать учебные и исследовательские проекты, решая основные проблемы на всех этапах их реализации. Мы реализовали практику и ниже описан порядок работы студентов с модулем.
Описание программы (развернуть)
Благодаря использованию готовых шаблонов (рис. 1) и автоматизации процессов, студенты могут быстро подготавливать проектную документацию, что особенно важно при ограниченных сроках выполнения заданий.
Фиксация сроков и четкое распределение обязанностей между участниками способствует формированию ответственности и дисциплины, а установленные регламенты взаимодействия предотвращают потерю задач и договоренностей. Централизованное хранение данных и прозрачные механизмы контроля позволяют студентам сосредоточиться на выполнении ключевых задач, обеспечивая их полное понимание хода выполнения работ и взаимодействие с руководителями (преподавателями).
Создание устава проекта на основе шаблона, Directum RX
Рисунок 1. – Шаблоны для создания документации по проекту
Directum Rx полностью охватывает жизненный цикл проекта, предоставляя студентам удобные инструменты для организации работы. На этапе инициации руководители (преподаватели) могут создать карточку проекта (рис. 2), где фиксируются ключевые данные, включая цели, сроки и состав команды (рис. 3). Также формируется структура папок (рис. 4), которая обеспечивает хранение всей документации в одном месте. Это позволяет студентам сосредоточиться на содержательной части работы, минимизируя затраты времени на поиск информации и управление файлами, а преподавателям иметь полное понимание хода выполнения работ [1].
Основная информация о проекте, Directum RX
Рисунок 2. – Карточка проекта
Рисунок 3. – Участники и их роли в проекте
Рисунок 4. – Структура папок проекта
На этапе планирования студенты могут сформировать детализированный план проекта, используя удобные инструменты системы Directum Rx. Это позволяет не только структурировать задачи и установить четкие сроки, но и легко согласовать и утвердить план с участниками и руководителем (преподавателям) (рис. 5). Такой подход развивает навыки работы в команде и обучения проектному управлению в условиях реальной цифровой среды.
Рисунок 5. – Основная информация о проекте
На этапе выполнения задач студенты получают возможность работать с проектной документацией в удобной цифровой среде, где управление файлами автоматизировано. Directum Rx обеспечивает четкое распределение ролей, предоставляя доступ к документам в соответствии с обязанностями каждого участника (рис. 6). Это помогает студентам эффективно взаимодействовать, соблюдать регламенты и развивать навыки работы в командах, что важно для их профессионального роста [2].
Рисунок 6. – Распределение ролей участников
Мониторинг в Directum Rx предоставляет студентам удобные инструменты для анализа прогресса выполнения проекта, включая промежуточные отчеты и наглядные реестры (рис. 7). Это помогает выявлять отклонения от плана и своевременно вносить корректировки.
Рисунок 7. – Состояние и прогресс проектов в реестре
Этап закрытия проекта дает возможность на практике освоить формирование итогового отчета и организованное архивирование документации (рис. 8), что формирует у студентов навыки структурированного завершения работы над проектами.
Рисунок 8. – Папки закрытых проектов в архиве
Расширенные функции Directum Rx, включая визуализацию прогресса с помощью диаграммы Ганта (рис. 9), помогают студентам эффективно отслеживать выполнение задач и адаптировать планы к изменениям. Возможность управления портфелями проектов позволяет осваивать навыки оптимизации ресурсов и координации нескольких инициатив одновременно, что особенно ценно для подготовки к профессиональной деятельности.
Рисунок 9. – Диаграмма Ганта в Directum RX
Kanban-доска в системе Directum Rx (рис. 10) представляет собой удобный инструмент для визуального управления задачами, который позволяет студентам эффективно организовать выполнение работ по проекту. Она наглядно отображает текущее состояние задач, распределяя их по этапам выполнения. Это помогает студентам контролировать прогресс, правильно расставлять приоритеты и своевременно реагировать на изменения. Преподаватели, используя Kanban-доску, могут быстро оценивать статус выполнения учебных проектов и вносить корректировки в процесс. Такой подход развивает у студентов навыки управления потоками задач и повышает их готовность к работе в профессиональной среде, где Kanban-метод широко используется.
Рисунок 10. – Kanban-доска в Directum RX
Directum RX предоставляет студентам уникальные возможности для освоения проектного управления в современной цифровой среде. Она помогает эффективно разрабатывать документацию, соблюдать сроки и четко распределять роли, что способствует формированию ответственности и дисциплины. Преподаватели получают мощный инструмент для мониторинга и корректировки учебных проектов, позволяя адаптировать его к современным требованиям. В результате студенты не только успешно справляются с учебными задачами, но и приобретают ключевые навыки работы с передовыми технологиями управления, что делает их более конкурентоспособными и востребованными на рынке труда.
Анализ значимости навыков и компетенаций по электронному документообороту (ЭДО)
Анализ по данным портала HH.ru (развернуть)
Данные, собранные с HH.Ru, показывают, что ЭДО является высоко востребованной сферой с многочисленными вакансиями в различных отраслях промышленности и для кандидатов с различным опытом и образованием [3].
Заработная плата в сфере ЭДО находится на высоком уровне, при этом специалисты с опытом и квалификацией могут рассчитывать на годовой доход более 250 000 рублей. Это свидетельствует о том, что спрос на специалистов в области ЭДО превышает предложение, и квалифицированные кандидаты ценятся на рынке труда.
Рисунок 11 – Заработная плата специалистов в сфере ЭДО
Большинство вакансий в сфере ЭДО сосредоточено в крупных городах, таких как Москва, Санкт-Петербург и Екатеринбург. Это отражает повышенный спрос на специалистов по ЭДО в крупных деловых центрах, где сосредоточено большое количество компаний, использующих электронный документооборот.
Среди востребованных специализаций в сфере ЭДО выделяются:
- Бухгалтеры
- Делопроизводители и архивариусы
- Секретари и помощники руководителей
- Менеджеры по продажам и работе с клиентами [4]
Рисунок 12 – Распределение необходимости знания ЭДО в различных отраслях
Кроме того, существуют и другие специализации, связанные с ЭДО, такие как специалисты по внедрению систем ЭДО и аналитики данных.
ЭДО широко применяется в различных отраслях экономики, включая:
- Информационные технологии
- Строительство
- Розничная торговля
- Бизнес-услуги
- Продукты питания
Опытные специалисты в сфере ЭДО высоко ценятся. Большинство вакансий требуют от одного года до трех лет опыта работы. Однако есть и вакансии, не требующие опыта, что открывает двери для начинающих специалистов.
Рисунок 13 – Соотношение количества вакансий и опыта работы с ЭДО
Данные с HH.Ru ясно показывают, что ЭДО является жизненно важной технологией в современном мире, которая повышает эффективность, экономит время и снижает затраты для предприятий всех размеров. Высокий спрос на специалистов по ЭДО с привлекательными зарплатами и возможностями карьерного роста говорит о том, что эта сфера будет продолжать развиваться в будущем. ЭДО становится неотъемлемой частью деловых операций, и предприятия, которые не внедрят эту технологию, могут оказаться в невыгодном положении по сравнению с конкурентами, использующими цифровые возможности.
Наши выводы
Интеграция Directum RX в учебную программу - какие могут быть проблемы и варианты решения.
Интеграция системы электронного документооборота Directum RX в учебную программу может сопровождаться рядом вызовов, которые необходимо учитывать заранее.
Одной из возможных проблем станет необходимость адаптации текущих учебных программ, которые могут не включать материалы, соответствующие функционалу системы. Это потребует создания новых методических пособий и лабораторных заданий, что может занять значительное время. Решением может стать сотрудничество с разработчиками Directum RX, которые смогут предоставить специализированные материалы и провести тренинги для преподавателей.
Ещё одним вызовом может стать недостаточная техническая подготовка преподавательского состава. Не все преподаватели обладают опытом работы с подобными системами, что может замедлить процесс внедрения. Для преодоления этой проблемы потребуется организация обучающих семинаров и курсов повышения квалификации. Также можно выделить группу экспертов внутри университета, которые будут оказывать консультационную поддержку своим коллегам.
Технические ограничения инфраструктуры университета также могут стать препятствием. Система Directum RX может предъявлять повышенные требования к серверным мощностям, оборудованию и IT-поддержке. Предварительный аудит существующей инфраструктуры позволит выявить слабые места и спланировать необходимые обновления. Увеличение штата IT-специалистов и модернизация оборудования станут важными шагами для обеспечения стабильной работы системы.
Студенты, не имеющие опыта работы с подобными системами, могут столкнуться с трудностями на начальном этапе. Это может снизить их вовлечённость в процесс обучения. Чтобы избежать этого, необходимо подготовить пошаговые инструкции, видеоматериалы и организовать практические занятия. Поддержка со стороны преподавателей и возможность оперативно получить ответы на вопросы помогут студентам быстрее адаптироваться.
Нельзя исключать и возможные технические сбои на этапе внедрения. Ошибки настройки или несовместимость с существующими системами могут негативно повлиять на общую эффективность процесса. Проведение пилотного проекта на базе одной кафедры позволит выявить такие проблемы и устранить их до начала массовой интеграции.
Финансовый и кадровый аспект также может стать серьёзным вызовом. Внедрение системы потребует привлечения преподавательского состава. Для решения этой проблемы можно рассмотреть возможность участия в грантовых программах, а также наладить партнёрство с компаниями, заинтересованными в подготовке специалистов с навыками работы с Directum RX.
Планируя использование Directum RX, важно не только предусмотреть возможные проблемы, но и заранее разработать стратегии их решения.
Наши результаты
В СибГути проведено успешное внедрение системы электронного документооборота Directum RX в образовательный процесс.
Обучено 220 студентов.
Вуз смог добиться существенного прогресса за счет применения системы в образовательном процессе за счет:
- развития практических навыков у студентов, углубление их знаний об архитектуре и функциях СЭД,
- подготовки к требованиям современного рынка труда
- практического использования системы для практики по проектной деятельности.
Обучение с использованием Directum RX способствует интеграции теории и практики, формированию цифровых компетенций и междисциплинарных подходов. Значимость навыков работы с СЭД в современных условиях весьма высока для профессионалов разных специальностей.
Команда проекта
Ведяев А.В., Нестеров П.П., Соболев П.В.,
Научный руководитель – Моргунов А.В.
Список литературы
- Управление проектами [Электронный источник] URL – https://www.directum.ru/solution/rx_project_management (дата обращения 03.01.2025)
- Гибкая настройка системы [Электронный источник] URL – https://www.directum.ru/products/directum/architecture/nocode (дата обращения 03.01.2025)
- HH.ru. Блог [Электронный источник] URL – https://hh.ru/articles (дата обращения 03.01.2025)
- Вакансии со знаниями ЭДО [Электронный источник] URL – https://hh.ru/search/vacancy?text=%D0%AD%D0%94%D0%9E&area=1&hhtmFrom=main&hhtmFromLabel=vacancy_search_line (дата обращения 03.01.2025)
Номинация:
Растим цифровое поколение
Планирование проектов
Обучение
Управление проектами
Directum RX
вуз
диаграмма Ганта
Agile-доски
Directum Projects
1
Опубликовано:
26 февраля в 17:11
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (2)
Спасибо за структурированное изложение вашего опыта внедрения системы в образовательный процесс! Очень интересный кейс!
Ого, какая большая команда проекта. У вас так много преподавателей ведут занятия по Directum RX или вы подключили к проекту студентов? В любом случае, это здорово!