Переход Правительства Удмуртской Республики на интеллектуальную цифровую сторону

Правительство Удмуртской Республики за 14 месяцев перешло на Directum RX — перевело документооборот и все необходимые бизнес-процессы.  Электронно работают Администрация Главы и Правительства республики, министерства и администрации муниципалитетов.

Предпосылки

Ранее в региональных ведомствах использовалась Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее — СЭД ГО УР) на программной платформе Directum 5, реализованной на базе программного обеспечения корпорации Microsoft. Система создавалась с 2010 года, постепенно расширяла охват пользователей и задач. 

Масштаб проекта на базе Directum 5:

• 12 000 пользователей в единой системе электронного документооборота;
• 100 учреждений участвуют в цифровом взаимодействии;
• >200 групп услуг выведено на портал государственных услуг.

До 1 января 2025 года по Указу Президента России № 166 органы государственной власти обязали заменить иностранное программное обеспечение на принадлежащих им значимых объектах критической информационной инфраструктуры.

Значимыми причинами также стали:

• прекращение поддержки текущей платформы Directum 5 разработчиком;
• неэффективность доработки существующей системы.

Задачи

Основная задача — перевести СЭД ГО УР на систему Directum RX, реализованную на базе импортонезависимого ПО. Для этого требовалось перенести на новую платформу документооборот 27 государственных ведомств и следующие процессы:

• регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;
• исполнение поручений;
• обработку обращений граждан;
• подготовку проектов нормативно-правовых актов.

Также было необходимо настроить интеграцию с федеральной системой Межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Основные сложности

Реализация масштабного проекта в ограниченные сроки: проект охватил большое количество органов власти и самих сотрудников.

Необходимо было сделать переход на новое поколение системы максимально бесшовным и комфортным,  учесть работу в новой системе высшего руководства Удмуртской Республики.

Определенное время сотрудники должны были одновременно работать в двух системах, так как окончание исполнения документов должно было пройти в системе электронного документооборота на платформе Directum 5.

Требовалось учесть и период адаптации пользователей к работе в Directum RX:

• другой интерфейс;
• новый облачный офисный пакет Р7-Офис;
• иное получение отчетов и отсутствие в новой системе отчетов, реализованных в СЭД на платформе Directum 5.

Ход проекта

Проект стартовал в августе 2023 года и завершился в сентябре 2024 года. В команду вошли представители Министерства цифрового развития, Администрации Главы и Правительства, Министерства социальной политики и труда, Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, а также представители НПО «Компьютер».

Специальным распоряжением проект поддержало высшее руководство республики, где были утверждены положение и состав рабочей группы. В нее в том числе вошли заместитель Председателя Правительства УР Тимур Меджитов и министр цифрового развития УР Михаил Фоминов.

На всех этапах проекта команда работала в тесном взаимодействии «заказчик-исполнитель»:

• обсуждала и утверждала предлагаемые проектные решения;
• проводила еженедельные совещания по текущим вопросам и проблемам;
• обеспечивала своевременную реализацию;
• обучала сотрудников непосредственно на рабочих местах и в формате вебинаров;
• детально подходила к запросам и потребностям высшего руководства республики. 

Результаты

Администрация Главы и Правительства региона и все 26 исполнительных органов Удмуртской Республики (около 2 000 сотрудников) перешли на работу в СЭД на платформе Directum RX. Все 30 администраций городов и районов республики подключены к новой системе, создано не менее одного рабочего места.

Переведены все основные процессы документооборота (входящие, исходящие и внутренние документы, работа с обращениями граждан, контроль исполнения документов, подготовка и согласование проектов нормативных правовых актов, регистрация НПА).

Настроена интеграция с Единым порталом Главы Удмуртской Республики и исполнительных органов Удмуртской Республики (интернет-приемные, публикация нормативных правовых актов на сайте), Федеральной информационной адресной системой, ССТУ (выгрузка информации по обращениям граждан), МЭДО.

Использование нового программного обеспечения привело к более комфортной и быстрой обработке документов пользователями: сотрудники начали работать в веб-браузере вместо работы в приложении. Изменился интерфейс системы и офисный пакет, что также помогло ускорить рабочий процесс.

Дополнительно

Информация о проекте была представлена в докладе министра цифрового развития Удмуртской Республики Михаила Фоминова рамках ежегодной практической конференции «Открытые дни Directum 2024».

Планы

1. Перевод на единую программную платформу Directum RX Администраций всех городов и районов, государственных и муниципальных учреждений Удмуртской Республики.

2. Доработка и развитие СЭД Удмуртской Республики на платформе Directum RX по замечаниям и предложениям пользователей.

3. Развитие системы архивного хранения электронных документов Удмуртской Республики.

4. Пилотный проект по внедрению элементов кадрового электронного документооборота на платформе Directum RX.

5. Обеспечение полноценной работы с ДСП-документами.