Автоматизация выпуска, продления и аннулирования УКЭП на сотрудников

Цели и задачи проекта

В ГК АО «Эталон» на второй квартал 2025 года запланировано внедрение электронного документооборота с контрагентами в системе Directum RX. Для подписания таких документов в системе Directum RX сотрудники должны будут использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (далее УКЭП). Для такого вида подписи в систему необходимо подгрузить цифровой сертификат и настроить рабочее место сотрудника. Также была необходимо отслеживать весь реестр выпущенных УКЭП на сотрудников.

В связи с планированием внедрения БП по ЭДО возникла потребность регламентировать бизнес-процесс по согласованию и выдаче УКЭП, а также частично автоматизировать в системе Directum RX.

Наше решение помогает упросить создание заявки, согласование и сбор информации для выдачи УКЭП сотрудникам организации, контроль выдачи УКЭП сотрудникам.

Автоматизированные процессы

1. Создание заявок на выдачу, продление или аннулирование УКЭП
2. Контроль согласования и выдачи УКЭП
3. Настройки УКЭП в системе

Новый модуль "Электронные подписи"

Для работы с УКЭП в Directum RX был реализован отдельный модуль, доступ к модулю имеют все пользователи: каждый сотрудник может инициировать выпуск УКЭП для себя, руководитель для себя и для своих подчиненных сотрудников.

Функционал модуля позволяет:

1. Создавать новые заявки на выдачу, продление или аннулирование УКЭП.
2. Посмотреть существующие заявки:

• Для обычного пользователя – просмотр только своих заявок, с возможностью фильтрации по категории заявки и периоду:

• Для ответственного за выдачу УКЭП – просмотр всех заявок, с возможностью фильтрации по сотруднику, категории заявки и периоду:

3. Ознакомиться с внутренними инструкциями (по ссылке открывается предпросмотр документа из Directum RX) и внешними инструкциями (например, инструкция по отзыву сертификата электронной подписи на сайте Госуслуг, если планируется самостоятельное аннулирование).

Модификация новых типов документов

При создании новой карточки «Заявки УКЭП на носителе» пользователь указывает категорию: первичный выпуск, продление или аннулирование. В поле Сотрудник автоматически подставляется текущий пользователь, но можно запросить УКЭП и на другого сотрудника (например, руководитель создает заявку для своего подчиненного).

Для категории заявки «Продление» пользователь может ознакомиться с инструкцией. Ссылка ведет на тот же предпросмотр документа, что и на обложке.

Для категории «Аннулирование» необходимо указать цель заявки: нарушение конфиденциальности ключа, утрата, блокировка, техническая неисправность или иная причина (с пояснением в дополнительном поле).

Если категория заявки «Аннулирование» и пользователь выставляет чек-бокс «Планируется самостоятельное аннулирование ключа», из информационного сообщения также можно перейти к инструкции на Госуслугах. В этом случае сотруднику не обязательно отправлять заявку, а достаточно перейти по ссылке для самостоятельного аннулирования. В этом случае снижается нагрузка на ответственных по УКЭП сотрудников.

После создания карточки Заявки сотрудник должен загрузить документы для выдачи УКЭП: согласие на обработку персональных данных и скан паспорта. При попытке отправить Заявку на согласование без них система выдаст ошибку: «Перед отправкой на согласование загрузите документы для УКЭП»

При нажатии на кнопку «Загрузка документов для УКЭП» создается новая карточка вида «Согласие на обработку Персональных данных». Поле Персона заполняется соответствующим значением из карточки сотрудника, на которого планируется выпуск УКЭП. При наличии значений СНИЛС и ИНН они подтянутся из Персоны.

Далее из шаблона создается версия и в Загрузки на ПК пользователя скачивается архив с файлом согласия на обработку персональных данных – его нужно распечатать, подписать вручную, отсканировать и добавить файл в диалоговое окно вместе со сканом паспорта сотрудника.

Согласие на обработку персональных данных подписывается только на бумажном носителе, по требованию ответственных по выдаче УКЭП.

После добавления файлов и нажатия кнопки «ОК» для паспорта создается новая карточка, аналогичная согласию (с видом документа «Паспорт РФ»). Выбранные сканы подгружаются в новые версии, карточки документов для УКЭП связываются с заявкой.

Согласование заявки

Исполнение заявки на выпуск и выдачу УКЭП на носителе проходит в несколько этапов.

Для первичного выпуска или продления:

1. Согласование руководителем получателя УКЭП и самим получателем.
2. Формирование и подписание заявления для сотрудника.
3. Выдача и получение УКЭП.
4. Удаление содержимого документов сотрудника (согласие на обработку и скан паспорта) и содержимого заявки. В системе Directum RX не хранятся сканы этих документов, история переписки очищается только на одном этапе, когда ответственный за выдачу УКЭП может написать конфиденциальный комментарий для сотрудника, получающего УКЭП на носителе.
5. Если стоит чек-бокс «Использование в Directum RX» формируется задание на загрузку цифрового сертификата.
6. Обновление статуса заявки на «Исполнена».
7. Уведомление об исполнении заявки.

Для аннулирования:

1. Соответствующее задание ответственному за выдачу, продление и аннулирование УКЭП.
2. Если УКЭП использовалась в Directum RX, то задание на закрытие записи цифрового сертификата.
3. Обновление статуса заявки на «Аннулирована».
4. Уведомление об исполнении заявки.

Дополнительно для регламента созданы:

• вычисляемая роль «Получатель УКЭП» - значение из поля Сотрудник карточки Заявки (для заявок, инициатором которых является не получатель УКЭП);
• условия согласования: используется ли УКЭП в Directum RX, категория заявки и регион сотрудника;
• сценарий для удаления версий заявки и документов УКЭП.

Перспективы развития решения

На момент проектирования решения в системе заказчика использовались регламенты и новые типы задач.

Регламент для обработки Заявок УКЭП на носителе не претерпел значительных изменений, что позволяет в будущем с минимальными трудозатратами перевести его на вариант процесса.

Вычисляемая роль в регламенте использует значение поля из согласуемого документа заменится на роль no-code:

Условия на чек-бокс и перечисления из карточки заявки будут заданы через логическое выражение:

Останется перенести уже готовый сценарий для удаления версий документов УКЭП.

Показатели

Запуск функционала - 15.01.2025.

В системе на текущий момент (05.03.2025):

• 4000+ пользователей охвачены автоматизацией по проекту;
• на 60% сокращены трудозатраты на звонки и переписки в электронной почте;
• создано 70 заявок на первичный выпуск УКЭП;
• создано 26 заявок на продление УКЭП.

Преимущества решения и отзывы

Чем полезно решение для пользователей

• Единое пространство для работы с УКЭП.
• Автоматизирован весь процесс по согласованию и выпуску УКЭП, настройке УКЭП в системе.
• Сокращены трудозатраты на звонки и переписки в электронной почте.

Команда проекта

• Дейнеко Юлия - аналитик
• Заполина Анастасия - тимлид разработки