«Пойди туда, не знаю куда». Сложные переходы в регламентах согласования.

В процессе автоматизации процессов согласования документов в крупных холдинговых организациях команда внедрения регулярно сталкивается с ограничениями стандартного функционала системы. Сложная организационная структура холдингов, включающая множество компаний и подразделений с уникальными требованиями к согласованию, требует нестандартных решений.

Бизнес-контекст

В холдингах существует сложная иерархия, где решения принимаются на разных уровнях управления. Крупные организации могут объединять множество компаний и подразделений, каждое из которых имеет свои специфические потребности и требования к согласованию документов. Это усложняет процесс согласования, обязывая учитывать множество факторов.

Например, часто Заказчику требуется добавление нестандартных действий в этапах регламента, выполнение которых влечет за собой переход на определенный этап, а не выполнение стандартной логики (переход в начало регламент при выполнении с результатом «на доработку» или переход к следующему блоку при выполнении с альтернативными результатами).

Задача

Основная цель проекта: создание гибкой, эффективной и универсальной системы согласования документов, которая позволит оптимизировать рабочие процессы.

Перед командой проекта были поставлены следующие задачи:

• Разделить участников согласования, согласующих документу с использованием ПЭП и УКЭП/УНЭП.
• Обеспечить возможность возврата с доработки после определенных этапов согласования без повторного прохождения всех этапов. Т.е. только тому согласующему, который отправил документ на доработку.
• Реализовать возможность динамического добавления участников согласования с разграничением требования от участников ПЭП или УКЭП/УНЭП.

Схемы процессов

Рассмотрим примеры, с которыми наша команда столкнулась при внедрении модуля «Делопроизводство» в крупной холдинговой компании.

Пример 1. Дополнительный этап проверки перед подписанием документа

После согласования необходимо добавить этап проверки перед подписанием документа, с которого Ответственный за проверку документа перед подписанием может отправить документ на устранение замечаний, Инициатор должен отработать эти замечания, а после исправления документ должен заново вернуться Ответственному за проверку документа перед подписанием на этап проверки, а не проходить все этапы согласования заново, как в случае с выполнение задания с результатом На доработку:

Рисунок 1 Схема процесса согласования с проверкой и устранением замечаний.

Пример 2. Дополнительный согласующий

Согласующий при согласовании документа, понимает, что до принятия решения о согласовании/отправке на доработку документа ему необходимо привлечь к согласованию дополнительных участников.

Поэтому Согласующий должен иметь возможность добавить Дополнительного согласующего, при этом задание на согласование самого Согласующего должно завершиться, но не иметь окончательного результата выполнения «Согласовано» или «На доработку», а после согласования документа Дополнительным согласующим, Согласующий должен снова получить задание на согласование:

Рисунок 2 Схема процесса согласования с добавлением дополнительного согласующего.

Описание и возможности решения

На версии Directum RX 4.9, где нет вариантов процессов для типа задачи на согласование по регламенту, настройка регламента с такими особенностями требует либо разработки нового типа задачи, что требует существенных трудозатрат, либо необычного решения по доработке настройки правил согласования.

Ввиду того, что весь функционал, реализованный в регламентах согласования по работе с документами в части выдачи прав, работы с вложениями, переадресацию, добавление согласующих, формирование листа согласования и т.д., необходимо было сохранить для дальнейшего использования Заказчиком, было принято решение осуществления доработок типа задачи на согласование по регламенту инструментами low-code, а не разработки нового типа задачи.

В рамках реализации решения были сделаны доработки описанные ниже.

1. Разработаны роли согласования, разграничивающие дополнительных участников согласования:

• дополнительные согласующие (согласуют документы с использованием ПЭП, определяются инициатором при старте задачи);
• дополнительные визирующие (согласуют документы с использованием УКЭП/УНЭП, определяются инициатором при старте задачи);
• добавленные дополнительные визирующие (согласуют документы с использованием УКЭП/УНЭП, могут быть привлечены к участию в согласовании на любом этапе регламента, принимают решение о согласовании документа, прерываю задание участника согласования, который привлек нового участника к процессу).

2. Доработана карточка задачи на согласование по регламенту с учетом требования Заказчика.
3. Доработаны карточки заданий с типами Задание, Согласование и Согласование с руководителем в части добавления новых действий с учетом требований Заказчика.
4. Разработаны новые типы условий.
5. Доработаны возможные значения состояния согласования документа в соответствии с новыми результатами выполнения заданий.
6. Доработан справочник Правила согласования, в котором доработана вкладка Переходы, позволяющая гибко настраивать с какого на какой этап должен переходить регламент согласования в соответствии с выбранным результатом выполнения задания. При этом к выбору доступны результаты выполнения, которые настроены именно для этого этапа через справочник Представление форм:

Рисунок 3 Мокап карточки справочника Правила согласования (вкладка Переходы)
 

Интересные решения

В процессе реализации интересным и ключевым моментом при выборе варианта решения было использование первоначально реализованного скрытого функционала вкладки Переходы справочника Правила согласования.

Самым сложным моментом в реализации стала задача по использованию в настройках переходов только тех результатов выполнения, которые настроены именно для этого этапа регламента через справочник Представления форм возможностями no-code.

Правила согласования документов, присущие крупным холдинговым структурам, настраиваемые на проекте, требовали соблюдения строгих ограничений по наличию возможных результатов выполнения для участников разных этапов согласования. В рамках одного регламента настраивалось до 12 представлений форм заданий для разных этапов и при невыполнении данной реализации, администраторы системы со стороны Заказчика при сопровождении системы могли столкнуться с ошибками выбора неиспользуемых в этапах результатов выполнений. Задача была успешно решена разработчика команды проекта.

Рациональность выбора инструментов

Данный кейс демонстрирует, как нестандартный подход к использованию существующих инструментов и тщательная проработка технических деталей позволяет создать надежное решение для сложных бизнес-требований. Особенно важно отметить успешное применение совокупности no-code и low-code инструментов для достижения поставленной задачи.

Результаты

Проект реализован успешно, достигнуто:

• снижение трудозатрат на административное сопровождение процессов на 60%
• уменьшение времени на возврат и доработку документов на 60%
• сокращение времени прохождения документа через систему согласования на 40%

Реализация проекта позволила создать гибкую и эффективную систему согласования документов, соответствующую сложным требованиям организации и обеспечивающую удобство работы всех участников процесса:

• Внедрена гибкая система разграничения прав согласующих по типам электронной подписи (ПЭП и УКЭП/УНЭП)
• Реализована возможность целевого возврата с доработки без повторного прохождения всех этапов согласования
• Добавлена функция динамического привлечения дополнительных участников согласования
• Сохранен привычный и интуитивно понятный функционал системы
• Минимизированы трудозатраты на внедрение изменений
• Обеспечена масштабируемость решения

Потенциал использования

Решение релевантно для любых компаний и отраслей, которые сталкиваются с аналогичными задачами на версиях системы Directum RX до 4.10.

Разработанное решение является универсальным для любых процессов компании и может быть применено для работы с документами любых модулей.

Решение отделено от базового функционала Directum RX и при обновлении системы не конфликтует с базовыми возможностями настройки правил согласования.

Состав команды

TANAiS IT Group

• Руководитель проекта – Окунева Ольга
• Разработчик – Прямилов Виктор
• Разработчик – Гатауллин Алмаз
• Аналитик – Мезенцева Юлия
• Аналитик – Рубцова Екатерина

Об авторе заявки

Меня вдохновляет возможность видеть, как разработанные нашей командой решения приводят к реальным улучшениям в работе Заказчика и повышению эффективности его бизнес-процессов.

Каждый успешно реализованный проект — это не просто выполненная задача, а результат тщательного анализа, творческого подхода и преданности делу. Я искренне заинтересована в том, чтобы каждый внедренный процесс работал как часы, а пользователи чувствовали себя уверенно и комфортно в новой системе.

Для меня и моей команды важно не только реализовать все поставленные на проекте задачи, но и использовать рациональный подход в разработке. Таким образом, разрабатываемые решения являются самостоятельными, легко отключаются от базового функционала системы и тем самым не влекут экономических рисков при сопровождении и обновлении системы.