Внедрение Directum RX в ГК "Стройкрафт". Путь к эффективному управлению процессами через систему

О компании

ГК «СтройКрафт» — российская строительная компания, осуществляющая свою деятельность более 8 лет и реализующая проекты по всей России. На данный момент работы ведутся в таких городах, как: Санкт-Петербург и Ленинградская область, Екатеринбург, Нижний Новгород, Южно-Сахалинск, Благовещенск, Улан-Удэ. Преимущественно специализируется на строительстве жилой недвижимости, а также объектах социального значения. 

На данный момент в компании работает более 3000 сотрудников.

ГК СтройКрафт является генеральным подрядчиком ГК ПИК, а также других крупных застройщиков России.

Предыстория проекта

Успех работы любой строительной компании во многом зависит от того, насколько слаженно, как шестеренки одного механизма, функционируют отделы. В связи с тем, что в компании не было внутренней системы электронного документооборота, все документы и все процессы приходилось согласовывать в почте, в мессенджере, ходить с бумажными документами по кабинетам других подразделений для согласования. Так же страдало взаимодействие с сотрудниками, которые находились на строительной площадке. Возникла необходимость более эффективного взаимодействия между отделами, а также с теми, кто находится на стройплощадках. Необходимо было отладить процессы по обработке документов, установить регламенты и порядок обработки, определить ответственных и автоматизировать процесс ценообразования большого отдела.

Требовалось единое пространство управления взаимодействия между отделами, управления документами и ценообразованием. Из многих систем выбор пал на систему Directum RX, система максимально подходила под потребности заказчика.

Особенности проекта

• Сжатые сроки. Необходимо было быстро внедрить большое количество процессов и максимально использовать коробочный функционал.

• Не все процессы выстроены внутри компании. В ходе проекта требовалось методически помогать заказчику выстраивать и налаживать процессы взаимодействия и этапы обработки документов. Ответственные лица определялись во время реализации проекта.

Ход проекта

Внедрить систему требовалось по графику за 101 день.

Все взаимодействие с заказчиком осуществлялось в удаленном формате, очень сложно было собирать сотрудников заказчика на встречи в виду большой загруженности в отчетный период декабрь-январь. Встречи часто переносились.

На семинарах, проведении демо не все сотрудники могли подключаться голосом и не могли показывать свой экран из-за политик доступа. Все оставшиеся вопросы переводили в режим переписки и оперативно решали.

Однако несмотря на все трудности взаимодействия, сроки проекта были соблюдены.

Ключевые автоматизированные процессы

1. Модуль Делопроизводство:

• Регистрация и рассмотрение входящих писем и вынесение резолюций
• Согласование и регистрация исходящей корреспонденции
• Согласование, регистрация, контроль исполнения приказов и распоряжений
• Работа со служебными записками
• Работа с доверенностями

2. Модуль Договоры – создание (из шаблона), согласование и исполнение договорных документов.

3. Модуль Совещания – работа с совещаниями и заседаниями (от создания повестки до согласования и исполнения протокола совещания).

4. Модуль Финансовый архив – организация финансового архива документов.

5. Электронный документооборот с контрагентами (Диадок).

6. Модуль Сметы - автоматизация ценообразования, заданий на составление ТКП, формирование карточки объектов строительства и реестр всех ТКП с фильтрацией по статусам.

7. Использование Directim Jazz

8. Использование Directum Solo

Модуль "Сметы"

Предпосылки автоматизации ТКП (Технико-экономическое предложение)

Стояла задача автоматизировать задания на составление ТКП. В компании вели учет в нескольких таблицах Эксель, в одной ячейке постоянно менялись исполнители и ставились им сроки, прошлые исполнители были затёрты новыми данными. Невозможно было отследить всю историю выполнения заданий. В таблицах множество формул, статусы, выделение цветом, суммирование. Нет взаимосвязи с договорами, только их номера. Большое количество таблиц, строк и много формул в таблицах затрудняет вести учет и формировать карточку Объекта корректно, когда меняется исполнитель ведения учета, ошибка в таблице и все подсчеты будут с ошибками.

Функционал модуля позволяет:

1. Создавать задание на составление ТКП
2. Формировать карточку объекта – все задания на составления ТКП с суммами и статусами.
3. Открывать список всех заданий на составление ТКП
4. Работать с объектами строительства
5. Смотреть реестр договоров, итоговых актов и других документов по объектам

Задание на составление ТКП

Разработана новая карточка документа, по итогам будет формироваться согласованный с заказчиком документ, скан которого будет вложен в карточку.

В карточке документа были предусмотрены поля для исполнителей, которым отправлялись задачи на исполнение. Работа ведётся только с одной карточкой. Из карточки Задания на составление ТКП формируются задачи, в зависимости от этапа обработки ТКП, меняются статусы.

Категории Задания на составление ТКП

Статус ТКП

В зависимости от статусов, чек-боксов в группе полей ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ формируются суммы в карточке объекта и меняется стиль списка карточек Задание на составление ТКП.

Реестр Заданий на составление ТКП по объекту

Реестр План согласования ТКП

Карточка Объекта строительства

Все суммы в карточке автоматически суммируются из Заданий на составление ТКП в зависимости от их статусов и чек-боксов из группы полей ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ. При любых изменениях в определенных полях на карточке Задание на составление ТКП при сохранении карточки запускается Асинхронный обработчик, пересчитывает и обновляет суммы на карточке объекта строительства. Так как с карточкой объекта строительства постоянно ведутся работы, то в момент открытой карточки объекта суммы не могут обновится, а сотруднику необходимо знать последние изменения сумм. Для этого сделана кнопка «Показать актуальные суммы».

Результаты

В сжатые запланированные сроки был внедрен весь требуемый функционал. Автоматизировано много процессов. Все потребности максимально закрыты коробочным функционалом.

Реализован полный цикл:

• Делопроизводство
• Договоры
• Совещания и заседания
• Финансовые документы
• Обмен с контрагентами (Диадок)
• Мобильные приложения
• Работа с ТКП, объектами строительства
• Выполнена загрузка исторических данных в систему (орг. структура, контрагенты, договоры)

Состав команды проекта

Участники проекта от Заказчика:

• Гусева Мария – руководитель проекта
• Целмс Дмитрий – руководитель ИТ отдела
• Лаврова Алёна – руководитель СДО
• Платонова Анжелика - менеджер по связям с общественностью

Участники проекта от Исполнителя:

• Рвачева Наталия – куратор команды
• Дейнеко Юлия – ведущий аналитик
• Тимошина Виктория – консультант
• Пичкова Ольга – консультант
• Асанович Федор – преподаватель
• Заполина Анастасия – тимлид разработки
• Федоров Дмитрий – разработчик