Как «Досье сотрудника» помогает в бизнес-процессах HR-отдела и руководящего состава

Заказчик и исполнитель

Более 15 лет компания «Акелон» активно поддерживает российский бизнес в его стремлении к росту и развитию. Мы предлагаем ИТ-решения, направленные на цифровую трансформацию. Цель «Акелон» — помочь предприятиям эффективно адаптироваться к быстро меняющимся условиям рынка, внедряя современные ИТ-системы.

Среди наших клиентов — как крупные корпорации, так и средний бизнес. Однако «Акелон» использует платформу Directum не только в работе с заказчиками, но и постоянно улучшает собственные бизнес-процессы, внедряя современные ИТ-решения. Это позволяет оптимизировать внутренние процессы и повысить эффективность рабочего процесса.

Бизнес-контекст

С учетом роста численности сотрудников и расширения компании, а также увеличения значимости сохранения кадрового ресурса, организация сталкивается с рядом актуальных вызовов.

Первой приоритетной задачей является удержание и развитие персонала. В условиях кадрового дефицита необходимо максимально понимать возможности сотрудника, планировать его развитие, сохранять проектный опыт и прорабатывать карьерные треки внутри компании. Это связано с тем, что высокая текучесть не только приводит к дополнительным затратам на поиск и обучение новых сотрудников (а это около 300 тыс.руб.), но и негативно сказывается на корпоративной культуре и командном духе.

Вторым важным аспектом является необходимость формирования стабильного внутреннего кадрового резерва. Это позволит эффективно использовать внутренние ресурсы и обеспечить своевременное закрытие ключевых позиций без значительных затрат времени на поиск внешних кандидатов.

Описание заявки

Мы разработали решение «Досье сотрудника» в рамках платформы Directum RX для централизованной системы хранения информации о своих сотрудниках. Такой подход позволил принимать более обоснованные управленческие решения и обеспечил непрерывность бизнес-процессов.

Хранение всей необходимой информации в одном месте также способствует более эффективному управлению талантами, мониторингу развития сотрудников и планированию их карьерного роста. В результате выполнения этих задач компания сможет не только стабилизировать свой кадровый состав, но и создать прочную основу для дальнейшего развития и достижения стратегических целей.

Цели и задачи проекта

Заказчиком данного решения стала группа оценки и развития персонала. Рост компании привел к необходимости переосмысления существующих HR-процессов и внедрения более эффективных ИТ-решений для управления персоналом.

Ключевые цели и задачи проекта

• Снижение текучести кадров. Высокий уровень текучести кадров среди перспективных сотрудников негативно сказывается на стратегическом развитии компании.
• Формирование и управление кадровым резервом. Включает в себя четкую идентификацию потенциальных кандидатов, разработку индивидуальных планов развития, проведение целевых обучающих программ и регулярную оценку прогресса.

Используемые решения и подходы

Система хранения данных о сотрудниках была фрагментирована и неэффективна. Информация о должностях и планах обучения хранилась в Directum 5, данные об отпусках и больничных — в Directum RX. Информация об активности вне рабочих задач существовала лишь в памяти сотрудников, а дополнительные сведения (наблюдения руководителей, отзывы коллег) — в несистематизированном виде: почтовой переписке, Telegram-чатах и файлах Excel.

Это создавало следующие сложности, значительно замедляющие работу и снижающие эффективность управления:

Хранение информации в различных источниках. Информация о сотрудниках, проектах, результатах и процессах находилась в различных источниках. Это приводило к существенным временным затратам на сбор необходимых данных для принятия даже простых решений. Поиск нужной информации занимал время, что существенно снижало оперативность реагирования на изменения и препятствовало проактивному управлению. Кроме того, отсутствие единой базы данных затрудняло анализ эффективности работы, который проводился фрагментарно (на основе неполных и часто противоречивых данных), что приводило к неэффективным управленческим решениям.

Потеря данных при смене руководства. Отсутствие системы управления данными приводило к неприятным последствиям при смене руководителя. Значительная часть информации, накопленная предшественником, просто терялась или становилась недоступной. Это означало, что новое руководство начинало работу с «чистого листа»: вынуждено было заново собирать информацию, потратив ресурсы на то, что уже было сделано ранее. В результате эффективность работы снижалась, а накопленный опыт и знания терялись безвозвратно.

Отсутствие четкой экспертизы. Отсутствие установленных стандартов поведения и методов работы с персоналом приводило к непредсказуемым результатам. Специалисты часто действовали интуитивно — без опоры на проверенные методики, что приводило к ошибкам в оценке персонала и принятии решений.

История проекта

Проект стартовал в июле 2024 года. В начале этапа разработки решения «Досье сотрудника» мы применили подход к поиску оптимального варианта, основанного на глубоком анализе потребностей рынка. Для этого сотрудники компании провели десять глубинных интервью с HR-специалистами из различных отраслей, сосредоточившись на выявлении наиболее актуальных проблем. В результате анализа полученных данных были сформулированы пять продуктовых гипотез. Одна из них (создание модуля «Досье сотрудника») – не только эффективно решала выявленные проблемы рынка, но и полностью соответствовала нуждам и целям компании. Поэтому данная гипотеза была выбрана для дальнейшей внутренней разработки.

В основе решения лег существующий модуль «Обучение», разработанный ранее направлением GxP. Благодаря доработке и расширению функциональности мы создали инструмент, отвечающий всем необходимым требованиям. Так, решение «Досье сотрудника» представляет собой усовершенствованную и адаптированную версию модуля «Обучение», которая позволяет решать задачи управления персоналом в рамках единой платформы.

Функциональность в модуле «Обучение»

Функциональность самого модуля «Обучение» была разработана другой командой. Но, чтобы погрузить в контекст, ниже коротко описаны основные блоки работы решения. Чтобы детально ознакомиться с данным решением, читайте наши другие статьи на Awards.

Организация первичного обучения сотрудника: автоматическое заполнение программы обучения;

• запуск задачи на изучение программы;
• фиксация результатов и уведомление руководителя;
• запуск аттестации.

Периодическое/непрерывное обучение:

• запуск задачи на формирование план-графика обучения;
• автоматический запуск задач на обучение в соответствии с графиком;
• прохождения тестирования в системе и автоматическое подтягивание данных;
• фиксация результатов в графике.

Организация внешних обучений:

• сбор потребностей на обучение;
• согласование мероприятий;
• фиксация результатов по итогу обучений;
• организация передачи знаний внутри компании.

Функциональность в модуле «Досье сотрудника»

Решение «Досье сотрудника» направлено в первую очередь на то, чтобы собрать в себе все данные по конкретному сотруднику. Ниже описаны основные блоки данных, которые использует компания.

Фиксация данных о карьерном пути сотрудника:

• текущие данные (должность, категория, стаж);
• история перемещений сотрудника в компании;
• плановая стратегия на будущий период по аттестациям и карьерному росту.

Фиксация результатов встреч 1-на-1 и заметок по сотруднику:

• фиксация итогов;
• возможность использования чек-листа для проведения встреч;
• указание в заметках данных по сотруднику, которые необходимо как-либо обработать
• (например, размещение сотрудником резюме на job-сайте).

Формирование полного портфолио:

• сохранение данных о любых заслугах сотрудника включая релевантный опыт на
• другом месте работы;
• возможность выгрузки портфолио в формате документа excel и word для
• предоставления заказчикам и участии в тендерах.

Указание любых данных по обучению сотрудников:

• внешние дипломы, сертификаты;
• организация внутренних обучений.

Фиксация показателей по сотруднику:

• категория на основе оценки 360;
• фиксация параметров риска увольнения сотрудников.

Расчет риска увольнения сотрудника

Подробней расскажем про решение расчета риска увольнений.

На отдельную вкладку, которая доступна только руководителю, ресурсному менеджеру, наставнику и ответственному HR, была добавлена табличная часть:

Оценка риска складывается из параметров:

• Заработная плата – насколько ЗП сотрудника в вилке рынка (заполняется HR-специалистом).
• Активность на HH – замечена ли активность сотрудника на job-сайтах (заполняется HR-специалистом).
• Аттестация – была ли проведена аттестация в плановые сроки (заполняется автоматически фоновым процессом через сравнение с плановыми карьерными изменениями, зафиксированными на вкладке Свойства табличной части Карьера).
• Спрос на навыки – востребованность навыков на рынке труда (заполняется HR-специалистом).
• Лояльность – субъективная оценка лояльности сотрудника к компании (может быть заполнено Наставником/Ресурсным менеджером/Руководителем/HR при фиксации изменений показателя).
• Встречи – отсутствие встреч 1-на-1 более месяца. Сравниваются записи о встречах с вкладки Встречи 1-на-1 с текущей датой.
• Настроение – субъективная оценка настроения сотрудника на рабочем месте (может быть заполнено в табличной части Наставником/Ресурсным менеджером/Руководителем/HR при фиксации изменений показателя или подтянуться из заметки по сотруднику).
• Перегруз – оценка загрузки задачами сотрудника (может быть заполнено Наставником/ Ресурсным менеджером/Руководителем/HR при фиксации изменений показателя. Важно фиксировать как избыточную нагрузку, так и недостаточную.
• Качество работы – субъективная оценка качества работы сотрудника (может быть заполнено в табличной части Наставником/Ресурсным менеджером/Руководителем/HR при фиксации изменений показателя или подтянуться из заметки по сотруднику).

У каждого параметра имеется две возможные оценки:

• 1 – показатель в норме, в случае, если оценка не указана, система приравнивает ее к 1;
• 5 – показатель не в норме, нужно обратить на него внимание и предпринять какие-либо действия.

Из суммы всех показателей фиксируется оценка риска увольнения.

Руководящий состав может отслеживать риск увольнений при помощи виджета:

Трудности и успехи

На текущий момент мы внедрили новое решение и успешно завершили два спринта разработки. В ходе процесса были реализованы основные функциональные возможности, а также проведены этапы тестирования. Сейчас сотрудники компании активно используют решение в своей работе. Ведется разработка для усовершенствования продукта и улучшения пользовательского интерфейса.

Результаты

За три месяца использования модуля «Досье сотрудника» было зафиксировано пять случаев предотвращения увольнений сотрудников. Своевременное оповещение руководства, обеспеченное системой, позволило оперативно реагировать и удержать ценных специалистов. Это свидетельствует о высокой эффективности системы в минимизации текучести кадров.

Более того, 70% сотрудников активно вовлечены в работу с системой, используя модуль для управления своими рабочими процессами.

Результаты по стратегии устойчивого развития

Решение «Досье сотрудника» хоть и не охватывает пока всех сотрудников компании, но уверенно расширяет свое присутствие, интегрируясь во все большее число бизнес-процессов.

На начальном этапе внедрения мы столкнулись с сопротивлением со стороны некоторых руководителей и сотрудников, привыкших к традиционным методам работы и скептически относившихся к переходу из привычных блокнотов в новый модуль. Но, с каждым новым успешным кейсом использования, сопротивление постепенно снижается, уступая место осознанию реальной ценности предлагаемого решения.

Использование модуля позволяет:

• Исключить пропуск критических моментов. Автоматизированные уведомления, напоминания и отчеты гарантируют, что ни один важный этап работы, дедлайн или изменение статуса не останутся незамеченными.
• Обеспечить полный контроль и прозрачность. В любой момент времени сотрудники имеют оперативный доступ к информации о деятельности каждой группы работников. Поиск информации занимает считанные секунды, а не часы.
• Внедрить и стандартизировать лучшие практики управления. Модуль позволяет настроить и контролировать соблюдение утвержденных методик и стандартов работы, что способствует повышению эффективности и единообразию действий внутри всех команд.
• Создать прозрачную картину по каждому сотруднику. Профиль каждого сотрудника содержит всю необходимую информацию: достижения, результаты работы, текущие задачи, историю взаимодействия, оценки и т.д. Это позволяет объективно оценивать вклад каждого человека в общее дело и принимать взвешенные кадровые решения.
• Оценить эффективность работы руководителей. Система предоставляет инструменты для объективной оценки эффективности работы руководителей, основываясь на результатах их команд, соблюдении сроков, успешном выполнении проектов и других ключевых показателях.

Постепенное внедрение системы демонстрирует свою эффективность, повышая прозрачность, контролируемость и результативность работы всего персонала. Продолжение процесса интеграции и обучение сотрудников новым методам работы, без сомнения, приведут к еще более ощутимому росту производительности и эффективности всего предприятия.

Планы по развитию

В планах у «Акелон» — расширение функциональности модуля «Досье сотрудника».

Следующими шагами к этой цели будут:

• Полный переезд обучения сотрудников в систему Directum RX (сейчас функциональность
•   используется не в полном объеме);
• Возможность проведения performance review;
• Тестирование сотрудников в различных разрезах: якоря Шейна, мотивация, типология и т.д.

Показатели эффективности

Показатели эффективности модуля «Досье сотрудника» демонстрируют значительный прогресс в оптимизации работы с персоналом и повышении эффективности управления кадрами. За 3 месяца использования решения были достигнуты следующие показатели эффективности:

• Централизованный доступ к актуальной информации о каждом работнике. 117 сотрудников успешно переведены в работу в «Досье сотрудника». Это позволило исключить разрозненные источники данных и повысить оперативность обработки запросов.
• Централизация процессов оценки и развития персонала. Все процессы группы оценки и развития персонала полностью переведены в модуль «Досье сотрудника».
• Активное внедрение среди руководителей. 10 руководителей успешно освоили и начали использовать «Досье сотрудника» в своей работе.
• Снижение текучести кадров. Благодаря своевременному выявлению проблемных ситуаций и применению профилактических мер удалось предотвратить 5 увольнений. Это указывает на эффективность использования модуля для мониторинга удовлетворенности сотрудников и проактивного реагирования на потенциальные риски.

Показатели эффективности модуля «Досье сотрудника» свидетельствуют о его высокой ценности для компании.

Блиц-интервью

Валерия Галиулина, руководитель проектов внедрения, заместитель генерального директора по внутреннему развитию в «Акелон», поделилась ответами на несколько важных вопросов:

— Валерия, что было самым трудным в работе над проектом?

— Могу выделить несколько связанных между собой моментов. Во-первых, было необходимо постараться учесть практики всех руководителей. А во-вторых, убедить сотрудников начать пользоваться новым решением.

Конечно, у каждого есть своя наработанная годами схема, поэтому принять в использование другую довольно сложно. Мы пробовали находить баланс между тем, чтобы не делать огромное количество доработок для каждого, но и чтобы решение закрывало основные потребности.

— Как считаете, удалось ли добиться всех поставленных целей?

— Реализованное решение — это, по сути, MVP. Основной целью было начать идти в сторону унификации процессов, и данную цель мы достигли. При этом мы понимаем, что можно улучшить данный продукт и расширить его работу. Далее мы будем заниматься этой задачей.

— Как считаете, в чем уникальность модуля «Досье сотрудника»?

— В заявке мы делали упор на руководящую сторону, но хочу сказать от себя, как от сотрудника. Мне удобно что я могу в этой системе построить прозрачный план по своему карьерному росту и фиксировать все свои успехи в работе, включая дополнительные инициативы.