Решение хозяйственных задач с помощью No-code компании "Интеллектика"

В современном мире, где скорость и эффективность становятся ключевыми факторами успеха, компании стремятся максимально автоматизировать не только внешние процессы, которые приносят доход, но и внутренние. Мы также не остались в стороне от этих тенденций. Используя гибкие возможности No-code и щепотку разработки, мы смогли значительно улучшить внутренние процессы и повысить их прозрачность. В рамках этой заявки мы хотим поделиться нашим опытом использования No-code для автоматизации одного из наших процессов, а именно - заявки на ремонт.

Описание проблемы

Ранее весь процесс подачи и обработки заявок на ремонт осуществлялся вручную: сотрудники звонили по телефону в хоз. отдел, сообщали ответственному лицу, в чём проблема, тот оформлял заявку на бумаге, после чего можно было долго ждать реакции. Это вызывало значительные задержки, особенно если заявка терялась или про неё забывали. Отсутствие единого места хранения и прозрачного статуса заявок усложняло контроль над процессом и увеличивало риск невыполнения ремонтных работ вовремя.

Выстраивание процесса

Было решено перенести всю устно-бумажную деятельность в Directum RX.

Начали с разработки нового типа документа «Заявка на ремонт». В заявке пользователь указывает место поломки и описание проблемы:

Рисунок 1. Карточка заявки на ремонт

На этом участие разработчика прекратилось, далее решено было пользоваться возможностями No-code и закрыть процесс коробочными инструментами. Итоговая схема выглядит следующим образом:

Рисунок 2. Схема процесса заявки на ремонт

Особенности процесса

• После запуска процесса параллельно стартуют задание исполнителю и блок «Мониторинг с условием»;
• Мониторинг отслеживает выполнение задания исполнителем в течение недели. Если неделя с момента старта задачи прошла, отправляется уведомление руководителю исполнителя, что работы не выполнены. После чего снова запускается мониторинг с такими же параметрами;
• Процесс идёт дальше после выполнения задания исполнителем. Так как на схеме добавлен конечный оператор «И», возник вопрос, как после выполнения задания прекращать выполнение мониторинга;
• Для решения возникшей загвоздки был добавлен параметр процесса, который отслеживает, выполнено ли задание. Данный параметр указан как условие завершение мониторинга. Если задание выполнено, то его значение передаётся в блок мониторинга, после чего происходит выход из блока по ветке «Успешно»;
• Если на этапе приёмки работ инициатор отправляет задание на доработку, то после отправки уведомления руководителю исполнителя процесс попадает в начальный оператор «И», который позволяет повторно запустить параллельно задание и мониторинг.

Результаты 

На 50% сократилось время обработки заявок  благодаря автоматизации и устранению ручных операций.

Прозрачность процесса: появилась возможность наглядно видеть, на каком этапе находится ремонт.

Удовлетворенность сотрудников повысилась благодаря быстрому реагированию на запросы и снижению бюрократии.

Исполнительская дисциплина сотрудников выросла на 35% в сравнении с бумажным процессом

Заключение

Наш кейс демонстрирует, что с помощью No-code возможно выстраивать процессы не только для заказчиков, но и для внутреннего использования в вашей компании, позволяя эффективно решать хозяйственные задачи и повышать общую производительность. Помимо данного процесса мы реализовали такие заявки как:

• на курьерскую отправку;
• на эксплуатацию служебного автомобиля;
• на корпоративные подарки.