Компания ДКС перевела процессы коммерческого блока в Directum RX

Компания-заказчик

АО “ДКС” (Диэлектрические кабельные системы) — крупный российский бренд электротехнического оборудования, чья продукция поставляется в страны Европы и СНГ. Компания представлена на рынке с 1998 года, и на сегодняшний день является одним из крупнейших игроков рынка кабеленесущих систем, комплексных решений для автоматизации, IT и распределения электроэнергии. Ассортимент ДКС насчитывает более 40 000 наименований.

Компания-исполнитель

ООО “Акелон” — генеральный партнер компании Directum и крупный российский IT-интегратор. Уже более 15 лет компания Акелон помогает оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы заказчиков из разных отраслей экономики.
 

О проекте

Комплексная автоматизация процессов в АО “ДКС” началась еще в 2012 году, тогда в качестве основного решения была выбрана платформа Directum 5. Однако на смену этой платформе пришло решение нового поколения — Directum RX. Постепенно цифровое пространство и бизнес-процессы АО “ДКС” перемещаются в новую систему.

В начале 2024 года завершился масштабный этап по организации финансового архива и межкорпоративного ЭДО на базе Directum RX. Новый этап охватил договорную деятельность. В процессах, связанных с заключением и сопровождением сделок, участвует большое количество подразделений: департамент продаж, юридический отдел, бухгалтерия, казначейство, секретариат и т.д.

В рамках нового этапа предстояло:
         ●  провести миграцию накопленных данных в новую систему
         ●  адаптировать текущие процессы под возможности Directum RX
         ●  организовать цифровое взаимодействие в Directum RX
         ●  обеспечить интеграцию с сервисом обмена Контур.Диадок для быстрой отправки подписанных
             документов контрагенту
         ●  обучить ключевых пользователей работе в систем

Стартовал проект в конце мая 2024 года.

Анализ и проектирование решений

Проектирование системы системы стартовало в июле 2024 года. Зачастую последнюю актуальную информацию о бизнес-процессах собирали из инструкций пользователей, тестовых баз Directum 5. Несмотря на трудности, благодаря поддержке и включенности руководителя проекта со стороны ДКС, этот этап занял около 2 месяцев.

Проведено 8 встреч с участниками рабочей группы. На каждой встрече обсуждались разные блоки процессов. Отдельно были организованы встречи по миграции исторических данных.

Настройка и адаптация системы

В рамках проекта было автоматизировано 26 различных договорных процессов, которые можно сгруппировать по типам документов:
         ●  работа с Договорными документами (договоры, дополнительные соглашения, спецификации,
         ●  приложения к договору, протоколы к договору, протоколы разногласий, соглашения о расторжении);
         ●  работа с Простыми документами (проекты типового договора);
         ●  работа с Приложениями к документу (акты сверки взаиморасчетов, уведомления о выплате премий
            дистрибьюторам).

Для настройки и адаптации системы под процессы ДКС только на начальном этапе потребовалось провести более 40 модификаций. Количество модификаций было бы в разы больше, если бы не решение “Матрица настроек задач”. С его помощью удалось быстро адаптировать процессы без лишних модификаций системы. При разработке механизма миграции исторических документов из системы DIRECTUM 5.8 предусмотрели возможность выполнения домиграции.

Тестовая эксплуатация

Тестовая эксплуатация системы на этом проекте сильно отличалась от стандартного сценария. В тестировании принимали участие 4 рабочие группы из числа сотрудников ДКС, порядка 25 человек. Перед началом тестового использования системы было проведено 6 демо-презентаций с возможностями решений, сгруппированных по направлениям.

На каждую рабочую группу приходилась определенная группа процессов. В течение 1 месяца в ходе совместного тестирования всех 26 процессов договорной деятельности фиксировали пожелания и доработки.

Финальное тестирование, по итогам всех доработок, заняло около 2 недель.

Обучение пользователей

Обучение ключевых пользователей проводилось в формате вебинаров. За 3 дня обучение прошли 3 группы пользователей, в каждой из которых было от 20 до 30 сотрудников. Для остальных сотрудников сохранены записи обучений — в любое время можно ознакомиться с возможностями системы.

В ходе обучения особое внимание заострили на функциональных и интерфейсных различиях Directum RX и Directum 5. Затронули также все основные объекты системы, с которыми предстоит работать, а также разобрали сценарии работы для всех групп пользователей.

Опытно-промышленная или просто промышленная эксплуатация с тех.поддержкой

В привычном понимании этапа опытно-промышленной эксплуатации не случилось — фактически команда проекта вышла на промышленную эксплуатацию с поддержкой команды внедрения в течение 2 недель и последующей передачей в поддержку командой сопровождения.

Перед стартом промышленной эксплуатации была проведена миграция договорных документов. Было промигрировано более 61 500 договорных документов, и только порядка 4% из них потребовали ручной обработки ошибок.

Обложка модуля Центра управления сообщениями

Промышленная эксплуатация с поддержкой командой внедрения началась 10.02.2025 и продлилась до 21.02.2025.

Результаты проекта

Сегодня к работе с модулем Договоры в Directum RX подключено более 200 сотрудников АО “ДКС”, при этом охвачены разные структурные подразделения — всего 7 юридических лиц. Основное юридическое лицо — АО "ДКС" — расположено в г. Тверь, но имеет структурные подразделения во многих городах России. Еще 4 дочерних общества тоже расположены в Твери. Но также имеется дочерние общества, расположенные в Приморском крае России и в Казахстане.

В рамках проекта настроен обмен договорными документами через сервис обмена Диадок.

Пока не все возможности, к которым привыкли пользователи Directum 5, реализованы в Dirrectum RX, поэтому некоторые сценарии работы и взаимодействия частично изменились.