Полностью оцифрованный процесс работы по поставкам на внутренний рынок и экспортным реализациям

О компании-заказчике

ТОО «Kazakhstan Petrochemical Industries Inc.» («Казахстан Петрокемикал Индастриз Инк.») — одна из ведущих компаний нефтехимической отрасли Казахстана. Компания реализует масштабные проекты по производству и экспорту полипропилена, активно внедряя передовые цифровые технологии в управление бизнес-процессами.

Компания-исполнитель

ТОО «ARMADOC.KZ» - компания с более чем 20-летним опытом в области автоматизации и системной интеграции бизнес-процессов. Мы специализируемся на создании эффективных решений для электронного взаимодействия, учитывая индивидуальные потребности каждого клиента. Наш портфель включает десятки успешных проектов в различных отраслях — от нефтеперерабатывающих заводов до высших учебных заведений, а наши решения находят применение как в промышленности, так и в государственном управлении.

Бизнес-контекст

До реализации проекта процессы подготовки, согласования и подписания соглашений на поставку осуществлялись вручную, что приводило к значительным трудозатратам, увеличению вероятности ошибок и задержкам на этапах согласования. Отсутствие единой системы усложняло контроль версий документов и замедляло процесс их актуализации. Кроме того, интеграция с системой SAP отсутствовала, что исключало возможность автоматического получения данных, необходимых для формирования документов, и повышало риск неточностей при ручном вводе информации.

Ключевыми бизнес-заказчиками проекта стали:

• Отдел клиентского сервиса
• Финансовый департамент
• Юридический департамент
• Отдел снабжения и логистики

Необходимость внедрения проекта была обусловлена следующими факторами:

• Высокие трудозатраты: Каждый этап — от создания документа до его согласования и подписания — требовал значительных временных ресурсов.
• Риск ошибок: Ручной ввод данных повышал вероятность допущения неточностей, что приводило к необходимости повторных согласований.
• Недостаточная прозрачность: Отсутствие автоматизированного контроля за статусом документов затрудняло мониторинг текущих этапов работы.
• Продолжительные сроки подписания: Бумажный документооборот и ручной процесс согласования замедляли взаимодействие с контрагентами.
• Отсутствие интеграции с SAP: Необходимость автоматического переноса данных из SAP в шаблоны документов требовала доработки системы.

Бизнес-инициатива

Целью проекта стала полная цифровизация процесса подготовки, согласования и подписания соглашений на поставку. Основные задачи:

• Перенос бумажного документооборота в электронную среду
• Исключение человеческого фактора за счет автоматического формирования документов
• Сокращение сроков подписания соглашений
• Полная интеграция с учетной системой SAP
• Ускорение взаимодействия с контрагентами за счет мгновенной отправки документов
• Повышение прозрачности и управляемости процесса за счет встроенной системы контроля версий

Используемые технологии

• Интеграция SAP-Directum-IDocs, обеспечивающая единый цифровой процесс
• Автоматическое формирование договоров после ввода данных в SAP
• Использование ЭЦП для подписания и моментальная отправка через Directum-IDocs
• Уменьшение бумажного документооборота и снижение нагрузки на архив
• Встроенные механизмы контроля за согласованием документов с автоматизированным оповещением ответственных лиц
• Модуль управления договорами, включающий централизованное хранение, автоматические напоминания и маршрутизацию процессов

Этапы реализации

Проект стартовал 1 января 2024 года и завершился 12 июня 2024 года. Общая продолжительность работ составила 6 месяцев, в течение которых была проведена комплексная цифровизация процессов, связанных с созданием и согласованием документов «Соглашение на поставку» и «Дополнительное соглашение к Соглашению на поставку» для внутреннего рынка и экспортных операций.

Проект включал в себя последовательную реализацию следующих этапов:

1. Анализ текущих процессов и проектирование решения для выявления узких мест и формирования требований.
2. Доработка интеграции между SAP и Directum для обеспечения сквозной передачи данных.
3. Создание новых справочников, шаблонов и полей документов для стандартизации данных.
4. Автоматизация маршрутизации документов и внедрение системы контроля версий для минимизации ошибок.
5. Оптимизация взаимодействия между внутренними департаментами.
6. Проведение тестирования, пилотного запуска и обучение сотрудников для обеспечения плавной адаптации системы.

Сложности проекта и их решение

В процессе реализации проекта были выявлены следующие сложности:

• Недостаточность данных в СЭД: значительный объём информации, необходимой для формирования документов, отсутствовал в системе электронного документооборота. Для решения данной задачи были доработаны справочники и реализована логика автоматического заполнения недостающих полей.
• Нестандартный формат номера документа: потребовалось внедрить дополнительные механизмы для обработки номеров, не соответствующих стандартным форматам.
• Информационные пробелы в выходной форме: определённые данные, требуемые для формирования итогового документа, не поступали из SAP и не хранились в СЭД. Для устранения данного пробела был реализован механизм автоматического заполнения шаблона с учётом специфики выходных форм.

Проектные решения («как стало»)

Система Directum RX автоматически определяет вид поступающего документа из SAP, анализирует переданные данные и заполняет реквизиты в карточке документа, для которого был создан новый вид. Это позволило полностью отказаться от ручного ввода данных, минимизировать ошибки и ускорить процесс обработки документов.

Оптимизация модуля договоров

Автоматическое создание договоров на поставку по единым шаблонам

Карточка нового вида документа

Гибкие сценарии согласования, адаптированные под разные виды контрактов

Полный цикл управления договорами: от инициирования до архивного хранения

Результаты проекта

• Время подготовки соглашения сокращено с 50 минут до 10 минут.
• Полностью исключен ручной ввод данных в карточках документов.
• Сокращение ошибок до нуля за счет автоматического заполнения полей.
• Задержки в подписании устранены – моментальная передача контрагенту.
• Оптимизирован процесс обработки финансовых документов.
• Полная прозрачность процессов согласования и их контроль в режиме реального времени.
• Снижение затрат на бумажный документооборот и нагрузку на архив
• Интеграция с IDocs
• Сокращение времени подписания договоров.

Показатели

• 7 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
• 3 топ-менеджера работают в системе
• на 30 % снизились временные расходы на подготовку соглашений
• на 20% сократилось использование бумаги для отправки по почте.
• 40% экономия бюджета за год

Будущее развитие

• Интеграция с МЭДО между РФ и РК через СЭД Directum, что обеспечит юридически значимое цифровое подписание трансграничных соглашений
• Глубокая аналитика на основе данных системы: выявление узких мест, предсказание задержек в подписании документов
• Использование Directum Ario для заполнения реквизитов в карточке новых видов договоров

Отзывы

Об авторе заявки

Бегинбаев Аскар Сабыржанович, ведущий инженер Службы IT.

Ответственный за запуск в эксплуатации автоматизированной информационной системы «PLATONUS» (автоматизация учебных процессов 2013 г, Атырауский институт нефти и газа). Внедрение и контроль системы EDMS, контроль процессов ведения проектной, исполнительно-технической документации в EDMS (Строительство интегрированного газохимического комплекса в Атырауской области (Первая фаза) 2020 г.). Участие в проектах сопровождения и развития   системы электронного документооборота (далее СЭД), тестирование новых модулей, интеграционных, функциональных тестов SAP и СЭД системы.

Убежден, что цифровизация – ключ к повышению эффективности бизнеса, и готов предложить новые решения для оптимизации процессов. Участие в конкурсе для меня – это возможность внести вклад в развитие инноваций и изучить опыт и практику других компаний.

Прикреплен файл: Awards финальная версия.docx